Организация бухгалтерского учета и контроля на предприятии

Организация бухгалтерского учета — это научно обоснованная система выполнения условий и элементов построения учетного процесса в целях получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля за рациональным использованием трудовых, производственных и финансовых ресурсов.

Организация учета на предприятии является важнейшей частью ее учетной политики, организационной основой которой выступает комплекс мер и мероприятий по построению всей структуры бухгалтерской службы и определению ее места в системе управления предприятием.

Бухгалтерский учет своей хозяйственной деятельности должны вести все юридические лица (организации, предприятия, учреждения) независимо от организационно-правовой формы. Физические лица, занимающиеся индивидуальной предпринимательской деятельностью, ведут учет своих доходов и расходов в соответствии с действующим налоговым законодательством.

Основными предпосылками рациональной организации ведения бухгалтерского учета являются:

• — изучение федеральных и отраслевых стандартов, положений, рекомендаций, инструкций и других документов, регламентирующих ведение учета, отчетность, а также организационные и производственные особенности предприятия;
• — определение объема и характера учетной работы;
• — установление структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями (структурными подразделениями) предприятия.

В соответствии с законодательством ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта (ч. 1 ст. 7 Закона № 402). Руководитель обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми структурными подразделениями и службами, работниками организации, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера по вопросам оформления и представления для учета документов и сведений.

Руководитель в зависимости от объема учетной работы и организационно-правового статуса экономического субъекта вправе (ч. 2, 3 ст. 7 Закона № 402):

• 1) вести учет лично (на объектах малого и среднего бизнеса);
• 2) возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо;
• 3) заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета с другой организацией или бухгалтеромспециалистом.
• 1. Личное ведение учетной работы руководителем возможно при наличии у него соответствующих учетно-экономических знаний и исключительно на объектах малого и среднего бизнеса. В соответствии с Федеральным законом «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» (п. «а», «б» ч. 2 ст. 4) к объектам малого бизнеса относятся предприятия с общей численностью работников за календарный год до 100 чел., на объектах среднего бизнеса — от 101 до 250 чел.

В данной ситуации руководитель экономического субъекта может занимать должность главного бухгалтера и лично организовывать ведение учета и хранение документов, а также нести иные обязанности, установленные Законом № 402.

Для субъектов малого и среднего бизнеса установлено еще одно ограничение. Суммарная доля участия Российской Федерации, субъектов РФ, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, иностранных граждан, общественных и религиозных организаций, благотворительных и иных фондов в уставном капитале юридического лица не должна превышать 25% (за исключением активов акционерных инвестиционных фондов и закрытых инвестиционных фондов)^[1].

2. Руководитель экономического субъекта (за исключением кредитных организаций), не являющегося субъектом малого и среднего предпринимательства, возлагает ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо.

Главный бухгалтер или иное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета (в организациях, предусмотренных ч. 4 ст. 7 Закона № 402), должен отвечать следующим требованиям:

• 1) иметь высшее профессиональное образование (диплом бакалавра, специалиста, магистра, выданного учреждением, имеющим аккредитацию в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 273-?3 «Об образовании в Российской Федерации»);
• 2) иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего профессионального образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита — не менее пяти лет из последних семи календарных лет;
• 3) не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики (данные преступления предусмотрены в гл. 21−23 УК РФ).

Квалификационные требования к главному бухгалтеру кредитной организации устанавливаются нормативными правовыми актами ЦБ РФ^[2].

При большом объеме учетной работе на предприятии, в учреждении или организации создается бухгалтерия, которую возглавляет главный (старший) бухгалтер, имеющий в подчинении бухгалтерских и счетных работников, которые могут специализироваться на отдельных направлениях учетной работы.

Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением экономического субъекта. Ее штатная численность зависит от размеров предприятия, объемов выпускаемой продукции, объемов учетно-отчетных работ и их сложности, численности работающих и уровня автоматизации учета.

Наиболее простая структура бухгалтерии в небольших организациях. Здесь работа распределяется между исполнителями, как правило, без учета специализации по конкретным участкам деятельности.

На крупных и средних предприятиях возникает необходимость деления бухгалтерии на определенные части (отделы, секторы, группы):

• 1) расчетный отдел (группа), в котором на основании первичных документов выполняются все расчеты по заработной плате, осуществляется контроль за использованием фонда оплаты труда и фонда потребления, ведется учет расчетов по отчислениям на социальное страхование и обеспечение, в Пенсионный фонд РФ, фонд занятости и др.;
• 2) материальный отдел (группа), который ведет учет поступления материальных ценностей, расчетов с поставщиками материалов, поступления и расходования материалов по местам их хранения и использования и т. д.; учет основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и готовой продукции;
• 3) производственный отдел (группа), работники которого ведут учет затрат на все виды производств, калькулируют фактическую себестоимость выпускаемой продукции, определяют состав затрат на незавершенное производство;
• 4) общий отдел (группа), работники которого осуществляют учет остальных операций, ведут Главную книгу и составляют бухгалтерскую отчетность.

Кроме того, в бухгалтерии могут, в зависимости от специфики производства, выделяться дополнительные подразделения. Например, если организация осуществляет капитальные вложения, вводится подразделение, занимающееся учетом затрат на строительство и приобретение основных средств и составлением отчетности по капитальным вложениям. На крупных предприятиях и в производственных объединениях в центральной бухгалтерии выделяются самостоятельные структурные подразделения по отдельным производствам, выполняющие полный цикл учетных работ на правах самостоятельной бухгалтерии. При такой комбинированной организации структуры бухгалтерии нрава главного бухгалтера передаются руководителям подразделений бухгалтерий, которые самостоятельно организуют и осуществляют бухгалтерский учет в пределах установленной компетентности.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета. В настоящее время сложились четыре основных типа организации структуры бухгалтерий: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная), функциональная и комбинированная.

При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Применение такой структуры оправдано в небольших организациях с численностью аппарата до 5−9 человек.

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (группы, отделы, секторы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Данная структура бухгалтерии применяется в средних и некоторых крупных организациях.

Функциональная организация структуры бухгалтерии предусматривает распределение труда между работниками и выполнение каждым из них однородных операций. При подобной организации один работник может выполнять работу с первичными документами, второй ведет учетные регистры на основании обработанных документов и т. д. Это способствует сокращению затрат и рабочего времени, а также усилению контроля за деятельностью бухгалтерского аппарата.

Комбинированная организация структуры бухгалтерии применяется на крупных предприятиях и в производственных объединениях. В данных хозяйственных структурах, но отдельным производствам, циклам и цехам могут выделяться самостоятельные бухгалтерии. При такой организации учета правами главного бухгалтера наделяются руководители подразделений бухгалтерий, которые сами осуществляют бухгалтерский учет в пределах установленной компетенции.

На крупных предприятиях может иметься должность бухгалтера-ревизора. В соответствии со своими должностными обязанностями он осуществляет на основании действующего законодательства, инструкций и положений плановые, а по специальным заданиям документальные ревизии хозяйственно-финансовой деятельности предприятий, а также подразделений, находящихся на самостоятельном балансе, своевременно оформляет результаты ревизии и представляет их в соответствующие инстанции для принятия мер.

В состав бухгалтерии входит кассир, который в соответствии с должностными обязанностями: осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность; получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов; ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком, составляет кассовую отчетность.

В части учета материальных ценностей в тесном контакте с бухгалтерией работают заведующие складами. Несмотря на то что складское хозяйство предприятия не входит в структуру бухгалтерии, склады подчиняются отделу снабжения или отделу сбыта. Заведующий складом обязан выполнять все требования бухгалтерии, касающиеся ведения учета складских операций, соблюдения правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, составления установленной отчетности.

С кассирами, кладовщиками и иными материально ответственными лицами администрация организации в целях обеспечения сохранности вверенных материальных ценностей заключает договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В договоре прямо записано, что в случае необеспечения по вине работника сохранности вверенных ему материальных ценностей определение размера ущерба, причиненного предприятию, и его возмещение производятся в соответствии с действующим законодательством.

Бухгалтерия (на крупных предприятиях — финансовый отдел) организует экономическую деятельность предприятия, направленную на обеспечение финансовыми ресурсами, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств, своевременности платежей в федеральный и местные бюджеты, поставщикам и учреждениям банков. Отдел также разрабатывает проекты перспективных и годовых финансовых и кассовых планов, кредитных заявок, участвует в подготовке проектов планов реализации продукции, плановых заданий по прибыли и налогу с оборота, повышению рентабельности производства.

Особое значение в организации контроля на предприятии отводится внутреннему контролю, который обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. Среди многочисленных субъектов внутреннего контроля (административно-управленческий персонал, ревизионные комиссии, службы экономической безопасности, внутренние аудиторы и др.) особая роль отводится главным бухгалтерам.

В случае возникновений разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем и главным бухгалтером законодательством предусматривается особый порядок принятия первичных документов и отражений объектов бухгалтерского учета. В соответствии с ч. 8 ст. 7 Закона № 402 данные действия осуществляются по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию и за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату (финансовые результаты и движение денежных средств за отчетный период).

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан контролировать:

• а) соблюдение установленных правил оформления приемки и отпуска товарно-материальных ценностей;
• б) правильность расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов, строгое соблюдение штатной, финансовой и кассовой дисциплины;
• в) соблюдение установленных правил проведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств;
• г) взыскание в установленные сроки дебиторской и погашение кредиторской задолженностей, соблюдение платежной дисциплины;
• д) законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

При наличии в составе объединения, предприятия, организации, учреждения самостоятельной финансовой службы на главного бухгалтера возлагаются обязанности по учету финансовых, расчетных и кредитных операций и контролю законности, своевременности и правильности оформления этих операций.

В случае обнаружения незаконных действий должностных лиц (приписки, использование средств не по назначению и другие нарушения и злоупотребления) главный бухгалтер докладывает об этом руководителю объединения, предприятия, организации, учреждения для принятия мер (п. 13 Положения).

3. При незначительном объеме документов бухгалтерской (финансовой) отчетности возможно возложение ведения бухгалтерского учета на бухгалтера-специалиста, который оказывает бухгалтерские услуги. При этом заключается гражданско-правовой договор.

В соответствии с договором возмездного оказания услуг исполнитель обязан по заданию руководителя (заказчика) оказывать услуги (определенные действия, деятельность), за которую заказчик обязуется оплачивать все услуги в сроки и в порядке, предусмотренные в договоре (п. 1 ст. 779, п. 1 ст. 781 ГК РФ). В договоре может быть прописана ответственность за возможные ошибки в бухгалтерской отчетности по вине исполнителя.

• [1] См.: Авалян Р. М. Комментарий к новому Федеральному закону «О бухгалтерском учете». М., 2012. С. 44.
• [2] См.: ст. 60 Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»; приложение 1 к инструкции Банка России от 2 апреля 2010 г. № 135-И «О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитной организации и выдаче лицензий на осуществление банковских операций» .