Подготовка руководителя. 
Организация, управление и администрирование в социальной работе

Задача руководителя в первую очередь заключается в том, чтобы своевременно оповестить сотрудников о проведении беседы. Сотрудник должен быть информирован о проведении индивидуальной развивающей беседы за 8−10 дней до ее проведения. Это необходимо для того, чтобы и сотрудник, и руководитель могли подготовиться.

Также руководитель должен проследить, чтобы сотрудник подготовил все необходимые материалы — документы, графики, диаграммы.

Руководитель должен проводить беседу там, где оба участника диалога чувствуют себя комфортно. Вовсе не обязательно проводить беседу в офисе. Место может быть любым, — важно лишь, чтобы оно было комфортно для обоих, а главное, чтобы участники диалога ни на что не отвлекались. В день проведения развивающей беседы руководителю не следует планировать никаких других встреч, потому что это не только может нарушить ход беседы, но и создать у сотрудника впечатление, что начальник не воспринимает его всерьез.

Процесс подготовки к беседе очень важен. Готовясь, руководитель должен вспомнить сотрудника, с которым он запланировал встречу, а также просмотрел свои записи о том, как прошла прошлогодняя развивающая беседа с этим человеком, какие результаты работы демонстрирует сотрудник сегодня и каким потенциалом профессионального развития он обладает.

Проведение беседы

Поскольку развивающая беседа — это не обыденный разговор, а собеседование для сотрудников организации, руководитель и сотрудник играют в процессе беседы разные роли. Хотя успех беседы одинаково зависит от обоих участников. Продолжительность беседы, как правило, 1−2 часа.

Роль сотрудника

Сотрудник высказывает свои мнения и пожелания. Именно от сотрудника зависят темп и продолжительность беседы. Сотрудник должен активно вести диалог, вынося на обсуждение интересные ему профессиональные темы. Если в процессе беседы сотрудник испытывает затруднения, лучший вариант — прямо сказать об этом руководителю. В этом случае станет возможно совместными усилиями перевести беседу в другую плоскость, что сделает атмосферу более комфортной.

Перед завершением беседы сотрудник и руководитель должны сформулировать основные выводы, которые станут ориентиром для будущих изменений в организации работы каждого из них.

Роль руководителя

Руководитель должен задавать вопросы, а затем внимательно слушать и анализировать ответы сотрудника. Вопросы должны охватывать все основные аспекты трудовой деятельности сотрудника. Обязательно следует фиксировать ход беседы в письменной форме. Беседа должна быть непосредственно связана с деятельностью и особенностями управления конкретной организацией.

Если руководитель видит, что сотрудник чувствует себя некомфортно, лучший вариант — на время прервать беседу и обсудить возникшие трудности.

Перед завершением беседы руководителю следует сделать заключение о работе данного сотрудника и сформулировать дальнейшую политику руководства по отношению к нему. Все это доводится до сведения сотрудника.

Повторные беседы

Завершая беседу, следует наметить и согласовать время проведения следующей беседы. По правилам, беседы принято проводить один раз в год. Однако при необходимости их можно проводить и чаще (к примеру, раз в полгода).

Ответственность за соблюдение графика проведения бесед несут оба: и сотрудник, и руководитель.

Когда должна проводиться беседа?

Основные аспекты развивающей беседы — основные ценности организации, повседневная деятельность и план работы. Именно поэтому развивающую беседу следует проводить после общего собрания, посвященного обсуждению повседневной трудовой деятельности и плану работы.

Ниже мы приводим рабочие материалы, которые помогут и руководителю, и сотруднику лучше подготовиться к проведению развивающей беседы.

Основная идея процедуры заключается в том, что в течение беседы обсуждаются все семь тем (на каждую из тем приведены содержательные вопросы, для того чтобы стимулировать и направлять вашу беседу).

В приложении 6 вы найдете обобщающую таблицу, которая заполняется по итогам беседы. Может получиться, что вам понадобится заполнять не все графы.