Задание 8. Экспорт и импорт данных

Экспорт данных в Excel

• 1. В БД Туризм выделите таблицу Сотрудники.
• 2. Экспортируйте эту таблицу в файл типа Excel, сохранив его в рабочей папке. Для этого в аргументах команд вкладка Внешние данные — Экспорт — Excel в поле Формат файла выберите подходящий формат из предлагаемого списка. Сохраните шаги экспорта.
• 3. Откройте полученный файл. При необходимости поменяйте шрифт и ширину колонок. Измените подпись рабочего листа на «Адреса» .

Импорт данных Access

• 1. Создайте в Excel на основе таблицы адреса новую таблицу Картотека адресов, исключив из таблицы поля Код сотрудника, Размер оклада, Дата найма. Сохраните ее в файле с именем Acldrcss.xlsx.
• 2. Импортируйте ее (создайте на ее основе новую таблицу) в БД Туризм;
• • откройте БД Туризм•,
• • Внешние данные — Импорт — Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных;
• • если бы в файле Excel, который используется для импорта, находилось несколько листов с таблицами, то необходимо было бы указать, какую взять за основу для построения таблицы БД (у нас же — всего один рабочий лист);
• • мастер импорта попросит уточнить, считать ли первую импортированную строку заголовками таблицы (на этом можно остановиться, нажав Готово);
• • разрешите мастеру импорта автоматически установить первичный ключ для импортируемой таблицы, посмотрите, какие еще есть варианты;
• • присвойте новой таблице имя Адреса;
• • сохраните шаги импорта.
• 3. Проверьте появление повой таблицы на вкладке Таблицы. Откройте и просмотрите ее.
• 4. Просмотрите сохраненные операции импорта и экспорта.
• 5. Удалите таблицу Адреса и с помощью команды Сохраненные операции импорта создайте ее еще раз.
• 6. Закройте БД.

База данных как источник при слиянии документов в MS Word

• 1. Для всех корпоративных клиентов нужно подготовить и разослать письмо с сообщением о новом открывающемся туре в экзотическую страну.
• 2. Откройте Word. Создайте в окне следующее письмо:

• 3. Выделенные и заключенные в кавычки поля должны соответствовать полям таблицы Клиенты.
• 4. Отправьте каждому корпоративному клиенту созданное письмо, осуществив слияние документов — текста письма и атрибутов адресата, взятых из БД. Для этого в Word выполните:
  • • Рассылки — Начать слияние — команда Пошаговый мастер слияния (или выполнить по очереди команды этой группы Начать слияние /

Письма — Выбрать получателей; а затем группы Составление документа и вставка полей);

• • далее нужно следовать указаниям мастера слияния в нижней части окна (рис. 11.47);
• • Источник данных — Получить данные — Выбор получателей — выберите БД Туризм — в нем таблицу Клиенты;
• • для выбора из таблицы только корпоративных клиентов установите фильтр по Признаку группы;
• • посредством кнопки Другие Элементы внесите в письмо на место названий,

Рис. 11.47. Мастер слияния.

заключенных в кавычки, соответствующие поля из таблицы Клиенты;

• • осуществите слияние данных, используя кнопку Просмотр писем панели инструментов Слияние.
• 5. Просмотрите полученные результаты.
• 6. Сохраните работу. Сдайте преподавателю.