Краткий словарь терминов деловой переписки

Адресат — получатель.

Адресант — отправитель.

Аннотация — краткое изложение первоисточника.

Бланк — белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный бланк).

Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.

Гриф — пометка, указывающая па особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

Дата — число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем цифрами.

Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приеме на работу и т. д.).

Извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.

Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Исходящий документ — документ, отправленный из учреждения.

Контракт — договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Машиночитаемый текст — документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Номенклатура — перечень наименований.

Номер входящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Нормативные документы — документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Официальные документы — документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Подпись на документе — подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.

Предложение — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях. Претензионное письмо — письмо, направленное виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

Реквизиты — обязательные элементы служебного документа. Реквизит документа — обязательный информационный элемент (автор, дата и т. п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Состав удостоверения — подпись и печать Текстовой документ — документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Факсимиле — 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых, но факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

Физическое лицо — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т. п.).

Циркулярное письмо — письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Экспедиция — специальный аппарат учреждения по приему документов.

Юридическое лицо — учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.