Деловая риторика. 
Деловые и межкультурные коммуникации

Все устные и письменные речевые формы делового дискурса относят к деловой риторике. Это деловая переписка, телефонный разговор, все жанры устных выступлений (презентации, лекции, деловые беседы и др.), ведение переговоров, проведение совещаний и т. п. Дальше виды деловой риторики будут рассмотрены подробнее.

Существуют некие общие правила делового дискурса, призванные минимизировать непонимание и неправильную интерпретацию. Согласно этим правилам, деловую информацию необходимо доносить до адресанта:

• • грамотно;
• • доступно;
• • четко;
• • убедительно;
• • логично;
• • аргументированно.

Специфика структуры и подачи контента в деловой риторике обусловлена следующими параметрами:

• • составом и уровнем аудитории;
• • содержанием выступления;
• • адекватной оценкой собственных возможностей.

В деловой риторике принято выделять следующие жанры:

• • презентация;
• • деловая беседа (собеседование при трудоустройстве);
• • совещание;
• • переговоры;
• • деловая переписка;
• • телефонный разговор.

Основная специфика проведения презентации

Не секрет, что эффективность презентации зависит от множества факторов:

• • от четкой формулировки целей;
• • знания аудитории;
• • эффективного начала; структурированной основной части;
• • плавных переходов, подкрепленных яркими примерами;
• • хорошо резюмированного заключения;
• • хорошего наглядного материала;
• • внешнего вида презентующего (его вербальных и невербальных характеристик) и т. д.

В любой презентации есть три ключевых компонента, вокруг которых, собственно, и происходит действие: сам презентующий, контент и аудитория.

К числу самых распространенных причин презентационных неудач относят: недостаток подготовки, незнание аудитории и собственно неумение управлять ходом презентации. Совершенно очевидно, что всеми этими навыками редко кто владеет с рождения: в основном они обретаются с опытом.

Подготовка презентации включает в себя продумывание логистической стороны процесса: количество участников и уровень их образования (целевой портрет аудитории), степень их компетентности в вопросе; время, необходимое для изложения материала; место (каким образом рассадить участников для получения максимального эффекта); оборудование, необходимое для изложения материала данного формата (компьютер, проектор, флипчарт, доска и т. д.). Также очень важно отвести время для самоподготовки: репетиции доклада, снятию волнения и стресса.

Особое внимание при подготовке и проведении презентации следует уделять планированию изложения контента, а также способам управления вниманием аудитории. Для этого, как правило, многие презентующие заранее оговаривают формат общения («сначала мой доклад, а затем вопросы»), продумывают примеры, использование наглядных материалов, способы переключения внимания. Очевидно, что позитивное впечатление от презентации, кроме всего вышеперечисленного, оставят также:

• • окончание на высокой позитивной ноте;
• • яркие примеры;
• • вербальный и невербальный контакт с аудиторией;
• • компетентные ответы на вопросы;
• • внимательные и уважительные ответы на вопросы аудитории;
• • благодарность аудитории за внимание.

Впечатление от презентации складывается из совокупности факторов. В первую очередь это сам презентующий: его голос (темп, тембр, интонация), внешний вид, осанка и психологическое состояние при контакте с аудиторией. Особенно важен «контакт глаз» со слушателями. Для удержания внимания рекомендуется менять время от времени интонацию и темп речи, выделять наиболее важные моменты логическим ударением. Жесты, в идеале, должны сочетаться со словами и усиливать их воздействие. Есть жесты, которые портят общее впечатление при официальном общении, например:

• • руки в карманах;
• • руки в замок за спиной;
• • поправление прически;
• • «заламывание рук» .

В деловом этикете считаются недопустимыми следующие элементы внешнего вида презентующего: неопрятная, стоптанная обувь, немытые волосы, белые носки, короткие штаны (для мужчин). Слишком яркая косметика и распущенные волосы (для женщин).

Саму презентацию можно построить в разных форматах:

• • эмпирическом («кто», «что», «где», «когда», «как», «почему», «что в итоге»);
• • теоретическом (анализ проблемы, цель, задачи, предложения по ее решению, результаты, выводы);
• • диалектическом (тезис — антитезис — синтез);
• • нарративном (многочисленные примеры, основная идея).

Наглядные средства должны соответствовать следующим критериям: читаемость, эргономичность, адекватность и простота. Оптимальное количество информации, которая воспринимается, это шесть строчек по шесть слов.

Важным компонентом презентации являются вопросы. Вопросы может задавать лектор с целью выявления уровня понимания материала. Вопросы также обычно задают слушатели после окончания презентации.

Лучше планировать вопросы заранее, оставляя для них некоторое время в конце. Рекомендуется распределять вопросы равномерно по аудитории.

Отвечая на вопросы аудитории, необходимо учесть, что при ответе надо обращаться ко всей аудитории, всегда стараться связывать ответ на вопрос с главной идеей презентации. Не рекомендуется отвечать па вопрос слишком долго. Максимальное время ответа — одна минута.

Таким образом, эффективность презентации зависит от того:

• • как были рассажены слушатели в аудитории;
• • насколько адекватно и четко сформулированы цели;
• • насколько разнообразна репрезентативная техника;
• • налажен ли зрительный контакт;
• • насколько адекватно используются вербальные и невербальные коммуникативные параметры;
• • поддерживается ли контакт с аудиторией;
• • насколько хорошо презентующий ответил на вопросы.

Дж. Гитомер в книге «Найти свой путь», говоря об эффективной работе с аудиторией, дает следующие рекомендации:

• 1) помните, что в первую очередь аудитория «покупает» вас;
• 2) выступление — своего рода шоу; необходимо создавать радостный настрой;
• 3) аудиторией нужно управлять с помощью самообладания и открытости;
• 4) сначала установите контакт с аудиторией, а лишь затем начинайте говорить;
• 5) заставьте аудиторию смеяться, но постарайтесь обойтись без глупых шуток;
• 6) хороший внешний вид — плюс пять очков в вашу пользу;
• 7) не возбраняется использовать раздаточный материал;
• 8) желательно иметь в своем арсенале парочку наглядных историй, иллюстрирующих материал;
• 9) имейте, как минимум, три новые идеи, которые непосредственно касаются слушателей;
• 10) нс мотивируйте аудиторию, а вдохновляйте.

Можно:

• • использовать свои записи;
• • использовать слайды;
• • быть взволнованным.

Нельзя:

• • быть неподготовленным;
• • льстить аудитории;
• • «разглагольствовать» о самом себе;
• • рассказывать истории, не относящиеся к теме выступления.