Управление информационными потоками

Логистическая система может функционировать только в том случае, если в ней циркулирует информация. Любой процесс управления — это, прежде всего, информационный процесс, который предполагает выполнение функций по сбору, передаче, обработке, анализу информации и принятию соответствующих управленческих решений.

Под информацией понимается совокупность сведений об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т. д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденных от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т. д.).

Возникновение и передача информации характеризуется объектом информации и источником информации.

Объектом информации являются звенья логистической системы, их подразделения, сотрудники, ресурсы, транспортные средства, складские помещения, т. е. элементы, сведения о которых передаются в данную систему.

Источником информации является такой элемент, который может формировать или вырабатывать входное сообщение в логистическую систему.

Основными понятиями информационной логистики являются:

• • информационный поток;
• • информационная система;
• • информационная технология.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

• • номенклатурой передаваемых сообщений, типами данных, документами, массивами;
• • интенсивностью и скоростью передачи данных;
• • специальными характеристиками — пропускной способностью информационных каналов, защитой от несанкционированного доступа, помехозащищенностью и др.

В информационном обществе, все системы которого образуют сетевые структуры, управление в определенной сфере общественной жизни должно быть как системным (учитывающим влияние среды данной сферы), так и ситуационным. Исходя из этого, организация управления информационными потоками на уровне отдельного предприятия должна соответствовать общепринятой организации этого процесса как в отрасли, так и в обществе в целом, чтобы легко вписываться в его иерархию. Для осуществления такого управления вводится логистический контур, в котором используются основные принципы кибернетики:

• • обратной связи;
• • внешнего дополнения;
• • необходимого разнообразия (рис. 4.23).

На рис. 4.23 представлены:

• 1) объект управления (звено логистической системы или система в целом);
• 2) логистический центр, включающий:
  • • субъект управления;
  • • аналитический центр обработки информации;
  • • базу данных (систему хранения данных, обеспечивающую оперативный доступ к хранимой информации);
  • • фильтр (механизм выявления приоритетов поступления информации к субъекту управления).

Управленческое воздействие субъекта управления на объект управления может быть:

• • проактивным (в этом случае внешние входные потоки 1'1' поступают в аналитический центр и далее к субъекту управления, который обеспечивает адаптацию объекта управления к факторам внешней среды);
• • реактивным (информационные потоки 1″ 1″, минуя субъект управления, непосредственно воздействуют на объект управления и, соответственно, на результаты его деятельности, что требует от субъекта управления оперативности принятия управленческих решений).

Рис. 4.23. Структура контура информационных потоков:

ab — внутренние входные потоки; cd — внутренние выходные потоки; 11 — внешние входные потоки; 22 — внешние выходные потоки; 0000 — логистический центр; abed — контур логистического управления внутренней средой организации; bekl — подконтур аналитической обработки информации Логистический центр 0000 образует с объектом управления контур обратной связи abed, по которому циркулируют входные ab и выходные cd внутренние информационные потоки. Аналитическая обработка информации осуществляется в подконтуре bekl.

При изучении информационных потоков уделяется особое внимание вопросам дублирования информации звеньями логистической системы, их звеньями, а также эффективности применения различных технических средств. Устанавливается коэффициент использования информации и степень ее соответствия целям и задачам управления предприятием. Для изучения структуры информационных потоков выделяют единицу потока, в качестве которой используют различные единицы измерения — реквизиты, показатели и документы.

Реквизитом называется информационная совокупность, которая не поддается дальнейшему расчленению (декомпозиции) на единицы информации и характеризует отдельное свойство сущности.

Каждый реквизит представляет собой совокупность символов (буквенных и цифровых). При этом элементарным символом является бит (двоичный символ: 0 или 1). При представлении в ЭВМ в качестве минимальной единицы информации используется байт, который состоит из восьми бит, достаточных для представления одной буквы или двух цифр. Четыре байта составляют машинное слово, т. е. тот объем информации, который можно записать в одну ячейку оперативной памяти ЭВМ.

По своему возникновению и роли в процессе обработки информации реквизиты подразделяется на основания и признаки. Основания характеризуют количественные свойства сущностей, полученные в результате вычислений или измерений. Признаки характеризуют качественные свойства сущностей (время и место событий, обстоятельства, при которых были получены числа-основания). При помощи признаков достигается индивидуализация сообщений, не допускается смешивания или искажения информации.

Совокупность логически связанных признаков и оснований, имеющая определенный экономический смысл, образует показатель.

В конкретной системе показателей отражается вся деятельность предприятия или цепи поставок.

Элементы показателя, как и показатель в целом, можно рассматривать с двух точек зрения: по форме и по содержанию.

Под формой понимается наименование граф и строк, а под содержанием — записанные в этих графах и строках конкретные числа и другие данные. Формы показателей в основном стабильны, а значения меняются.

На основе показателей строятся документы.

Документ — информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленной форме.

Система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа называется документооборотом.

Значительное количество используемых коммерческих документов и привлекаемых для их обработки специалистов приводит к необходимости уменьшения бумажного документооборота за счет электронной обработки данных, упрощения технологических схем документооборота, внедрения международных стандартов электронной передачи и обработки информационных логистических потоков, например, на основе стандарта ООН EDIFACT.

Разнообразные информационные потоки, циркулирующие внутри и между звеньями логистической системы, между логистической системой и внешней средой, образуют своеобразную логистическую информационную систему, которая имеет интерактивную структуру и включает персонал, оборудование и процедуры (технологии), которые объединены информационными потоками, а также используемыми уровнями управления для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы.

Логистическая информационная система является системой информационного обслуживания работников управления и выполняет функции по накоплению, хранению и обработке информации. Различают информационные системы, ориентированные при решении задач управления на ручную или машинную технологию обработки информации.

Ручная технология обработки информации достаточно традиционна, ориентирована на использование различного вида калькуляторов и полностью регламентируется действующими инструкциями по решению управленческих задач в рамках сложившихся методологии и законодательства.

Машинная технология обработки информации рассчитана на применение самого широкого спектра технических средств и, прежде всего, электронных вычислительных машин и средств связи для создания вычислительных систем и сетей различных конфигураций с целью не только наполнения, хранения, переработки информации, но и максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или руководителя, принимающих решения. Современная информационная технология реализуется в условиях спроектированных компьютерных информационных систем, где в процессе их создания увязываются наиболее рациональные методы решения управленческих задач и человеко-машинная технология обработки информации. Компьютерная информационная система представляет собой упорядоченную совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических и программных средств, организованных на базе новой информационной технологии, решения коммерческих задач и информационного обслуживания специалистов служб управления логистической системы.

Компьютерные информационные системы являются неотъемлемой частью логистических систем. Она имеет следующие признаки.

• 1. Сложность организационной структуры. Даже относительно небольшие звенья логистической системы являются сложными подсистемами с разветвленной организационной структурой и многочисленными взаимосвязями между составляющими ее элементами.
• 2. Сложность видов обеспечения данных систем, к которым можно отнести функциональное, математическое, информационное, техническое, технологическое, программное, лингвистическое, организационное и правовое виды обеспечения.

Функциональное обеспечение отражает предметную, содержательную направленность деятельности звеньев логистической системы, например, для транспортных организаций — это доставка потребителю необходимого количества ресурсов и др.

Математическое обеспечение представляет собой совокупность алгоритмов, экономико-математических методов и моделей, обеспечивающих преобразование информации при помощи компьютеров.

Информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное. Внемашинное обеспечение включает разработку систем классификаций и кодирования, применение унифицированных форм первичной документации, системы показателей. Внутримашинное информационное обеспечение предусматривает организацию информации в виде соответствующей базы данных на машинных носителях и в памяти ЭВМ, необходимой для решения задач, выдачи справок и обмена информацией между различными звеньями логистической системы.

Техническое обеспечение предполагает обоснование выбора технических средств для создания информационной системы, обеспечивающих ввод, хранение и накопление информации на машинных носителях, передачу ее пользователям, вычислительную и логическую обработку данных, их отображение на дисплее и печатающих устройствах, создания архива на магнитных носителях.

Технологическое обеспечение — совокупность проектных решений, определяющих технологию обработки информации в соответствующей сфере деятельности.

Программное обеспечение — комплекс программ, охватывающий все регламентные и запросные задачи.

Лингвистическое обеспечение — языковые средства компьютерной системы: метаязыки, информационнопоисковые языки, языки общения с пользователем, языки запросов, программирования и др.

Экономическое обеспечение — методы и средства, создающие оптимальные условия для использования компьютерной системы специалистами.

Организационное обеспечение — комплекс документов, регламентирующих создание системы; средства и методы ее разработки, включая проектную документацию.

Правовое обеспечение — система нормативно-правовых документов, определяющих права и обязанности специалистов в условиях функционирования компьютерной системы.

3. Комплексная автоматизация процессов преобразования информации и функций управления; изменение содержания решаемых задач и расширение методов их обработки; широкие возможности накопления, хранения, поиска и обработки информации, позволяющие осуществить интеграцию задач различных пользователей компьютерной системы.

Помимо обеспечивающей части информационных систем выделяют также функциональную часть, которая фактически является моделью системы управления объектом. В ходе декомпозиции системы функциональная часть разбивается на подсистемы, конкретный состав которых определяется признаком декомпозиции. Но поскольку сложная система всегда многофункциональна, информационная система может быть структурирована по разным признакам. Применительно к системам управления потоками ресурсов признаком структуризации информационной системы могут служить функции управления объектом, в соответствии с которыми информационная система состоит из функциональных подсистем. Кроме того, разработаны и другие системы управления, используемые, как правило, в комбинации с функциональным признаком. К ним относятся:

• • уровень управления (высший, средний, оперативный);
• • вид управляемого ресурса (материальные, финансовые, трудовые, информационные);
• • сфера применения (транспорт, складское хозяйство, коммерческие операции и др.);
• • функции управления и период управления.

Выбор признаков декомпозиции информационных систем зависит от специфики объекта управления и целей ее создания.

Рассмотрим организационную структуру логистической информационной системы, представленную на рис. 4.24.

Как видно на рис. 4.24, организационная структура логистической информационной системы состоит из четырех основных подсистем:

• • управления процедурами заказов;
• • научных исследований и связи;
• • поддержки логистических решений;
• • планирования выходных форм и отчетов.

Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций управления логистической системой и связь с субъектами внешней среды.

Рис. 4.24. Организационная структура логистической информационной системы.

Общая процедура управления заказами ресурсов представлена на рис. 4.25. Отдельные процедуры, как показано на этом рисунке, обычно объединяют в две функции:

• • обработка заказов;
• • их выполнение.

Рис. 4.25. Процедура управления заказами ресурсов.

Заказы на продукцию поступают из различных источников, включая пункты розничной торговли, электронные телекоммуникационные сети и системы, заказы на основе телемаркетинга и др. Каждый заказ имеет ряд продуктовых и сервисных атрибутов, которые необходимо учитывать при его выполнении. На основе конфигурирования заказов эти атрибуты идентифицируются, даже если они не совсем четко оговорены в документации. Для передачи заказов от одного звена логистической системы к другому используются имеющиеся в наличии средства связи и передачи информации с агрегированием данных в современных телекоммуникационных каналах. Основываясь на установленных данных о заказах, определяются конкретные источники их выполнения с учетом всех продуктовых и сервисных атрибутов, разрабатываются планы выполнения заказов по укрупненным и специфицированным группам товаров с расчетом времени циклов выполнения и доставки ресурсов к местам переработки или реализации. Процедуры выполнения заказов и доставки продукции сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов и качества поставок с помощью эффективной системы мониторинга.

Большое значение при управлении процедурами заказов имеет использование концепции «электронного обмена данными» и основанных на ней стандартов EDI.

Деятельность подсистемы научных исследований и связи направлена на решение следующих основных задач:

• • проектирование и оптимизацию логистической системы и ее звеньев;
• • выявление угроз и возможностей, оказывающих влияние на результаты деятельности логистической системы;
• • обеспечение координации деятельности различных звеньев логистической системы;
• • снижение затрат на выполнение логистических функций и операций;
• • оценка эффективности деятельности логистической системы;
• • поиск и использование резервов улучшения результатов деятельности логистической системы и др.

Третьим компонентом логистической информационной системы является подсистема поддержки логистических решений, которая представляет собой интерактивную компьютерную информационную систему, включающую базу данных и аналитические модели, реализующие, как правило, оптимизационные задачи, возникающие в процессе управления логистической системой. К таким задачам относятся:

• • оптимальная диспетчеризация в производстве, транспортировке, консолидации, разукрупнении и др.;
• • рациональное размещение объектов в производственном и коммерческом процессах;
• • определение оптимальных маршрутов движения транспортных средств;
• • прогнозирование потребительского спроса на продукцию и услуги;
• • выбор модели управления запасами;
• • определение условий оптимальной длительности составляющих логистических циклов и др.

Результатами деятельности подсистемы генерирования выходных форм и отчетов являются:

• • отчеты о деятельности отдельных звеньев логистической системы и системы в целом;
• • результаты анализа деятельности логистической системы;
• • отчеты об исключительных ситуациях (сбоях) в работе логистической системы;
• • машинои видеограммы для принятия управленческих решений;
• • документация, но элементарным и комплексным логистическим функциям (справки, отчеты, формы);
• • сводные отчеты по различным аспектам деятельности логистической системы и др.

Информационные технологии являются одним из основных источников повышения эффективности принимаемых управленческих решений, производительности и конкурентоспособности логистической системы.

Информационная технология — совокупность методов, процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости процессов использования информации, повышение ее надежности и оперативности.

Роль информационных технологий непрерывно возрастает. Это объясняется рядом их свойств:

• информационные технологии позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, что значительно экономит другие виды ресурсов и сырья, энергию, полезные ископаемые, материалы, людские ресурсы, время.

Под информационными ресурсами понимается совокупность данных, представляющих ценность для организации (предприятия) и выступающих в качестве материальных ресурсов. К ним относятся файлы данных, документы, тексты, графики, знания, аудиои видеоинформация, позволяющие изобразить на экране персонального компьютера объекты реального мира;

• • информационные технологии реализуют наиболее важные интеллектуальные функции социальных процессов;
• • информационные технологии позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы;
• • информационные технологии обеспечивают информационное взаимодействие людей, что способствует распространению массовой информации;
• • информационные технологии занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества, в развитии системы образования, культуры новых (экранных) форм искусства, в популяризации шедевров мировой культуры, истории развития человечества;
• • информационные технологии играют ключевую роль в процессах получения, накопления и распространения новых знаний.

Первое направление — информационное моделирование — позволяет проводить «вычислительный эксперимент» даже в тех условиях, которые невозможны в натуральном эксперименте из-за опасности, сложности, дороговизны.

Второе направление, основанное на методах искусственного интеллекта, позволяет находить решения плохо формализуемых задач, задач с неполной информацией, с нечеткими исходными данными.

Третье направление основано на методах когнитивной графики — совокупности приемов и методов образного представления условий задачи, которые позволяют сразу увидеть решение, либо получить подсказку для его нахождения;

• информационные технологии позволяют реализовать методы информационного моделирования глобальных процессов, что обеспечивает возможность прогнозирования многих природных ситуаций в регионах повышенной социальной и политической напряженности, экологических катастроф, крупных технологических аварий.

В результате применения информационных технологий создается некая новая информация или информация в новой форме. Это продукция информационной системы и информационной технологии, которая называется информационными продуктами и услугами.

Информационная услуга — получение и предоставление в распоряжение пользователя информационного продукта. Информационный продукт выступает в виде специфической услуги, когда некоторое содержание предоставляется потребителю.

К информационным продуктам и услугам относят:

• • связь;
• • информацию;
• • развлечения.

Современное состояние информационных технологий можно охарактеризовать следующими тенденциями:

• • наличием большого количества функционирующих баз данных большого объема, содержащих информацию практически по всем видам деятельности общества;
• • созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ массового пользователя к информации. Технической основой данной тенденции явились государственные и частные системы связи и передачи данных общего назначения и специализированные, объединенные в национальные, региональные и глобальные информационновычислительные сети;
• • расширением функциональных возможностей информационных систем, обеспечивающих параллельную одновременную обработку баз данных с разнообразной структурой данных, мультиобъектных документов, гиперсред, в том числе реализующих технологии создания и ведения гипертекстовых баз данных; созданием локальных, многофункциональных, проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения на основе быстродействующих персональных компьютеров и локальных вычислительных сетей;
• • включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя с системами, экспертных систем, систем машинного перевода, автоиндексирования и других технологических средств.

Выделяют пять основных тенденций в развитии информационных технологий:

• • усложнение информационных продуктов. Информационный продукт в виде программных средств, баз данных и служб экспертного обеспечения приобретает стратегическое значение. Информационный продукт в виде различного вида информации (речь, данные, изображение) для слуха, зрения и осязания генерируется по запросу пользователя, и существуют средства доставки продукта в удобное для потребителя время и в удобной для него форме;
• • способность к взаимодействию. С ростом значимости информационного продукта возможность провести идеальный обмен этим продуктом между компьютером и человеком или между информационными системами приобретает значение ведущей технологической проблемы. Среди прочих можно отметить проблему совместимости технических и программных средств;
• • ликвидация промежуточных звеньев. Развитие способности к взаимодействию ведет к совершенствованию процесса обмена информационными продуктами, и, следовательно, при взаимоотношении поставщиков и потребителей в этой области ликвидируются промежуточные звенья;
• • глобализация. С помощью информационных технологий предприятия могут вести дела где угодно, получая исчерпывающую информацию;
• • конвергенция. Исчезают различия между изделиями и услугами, информационным продуктом и средствами, использованием в быту и для деловых целей, информацией и развлечением, а также среди различных режимов работы, таких как передача звуковых, цифровых и видеосигналов.

Применительно к деятельности цепей поставок эти тенденции приводят к следующему:

• • осуществление распределенных персональных вычислений, когда на каждом рабочем месте достаточно ресурсов для обработки информации в местах ее возникновения;
• • создание развитых систем коммуникаций, когда рабочие места соединены для пересылки сообщений;
• • гибкие глобальные коммуникации, когда отдельное предприятие включается во всемирную информационную систему;
• • создание и развитие систем электронной торговли;
• • устранение промежуточных звеньев в системе «предприятие — внешняя среда» .

Сложность, большая размерность и наличие значительного количества документов, используемых при управлении материальными потоками в логистической системе, вызвали появление за рубежом концепции «Electronik Data Interchange — EDI» («электронного обмена данными»), В наиболее общей трактовке KOI представляет собой компьютерный информационный обмен между пользователями с применением стандартного формата данных и обслуживающий современные телекоммуникационные технологии. Для EDI существенными являются коммуникационные и информационные стандарты. Коммуникационные стандарты определяют технические характеристики системы таким образом, чтобы компьютеры могли корректно интерпретировать обмен информацией. Коммуникационные стандарты определяют характеристики приема, преобразования и скорость передачи данных. Информационные стандарты регламентируют структуру и вид документов, которые должны быть переданы.

Основным глобальным стандартом в системе EDI является UN/EDIFACT, утвержденный ЕЭК ООН и ISO. Стандарт UN/EDIFACT базируется на международном стандарте синтаксических правил (ISO 9735) и международном стандарте Справочника элементов торговых данных (ISO 7372). Он представляет собой набор принципов обмена информацией между промышленными предприятиями, экспортерами, закупочными организациями, оптовиками и розничными торговцами, брокерами, агентами, экспедиторами, перевозчиками, банками, страховыми компаниями, административными и правительственными организациями и институтами. Стандарт формирует однообразно построенные сообщения, которые базируются на международных стандартах, заменяет традиционные бумажные документы на электронные каталоги (файлы). Преимуществами использования стандарта UN/EDIFACT является ускорение движения информационных потоков, адаптация к различным архитектурам ЭВМ и телекоммуникационным сетям и повышение на этой основе конкурентоспособности предприятий.

Класс компьютерных технологий, применяемых в логистическом менеджменте, чрезвычайно широк и охватывает практически все логистические процессы и функции.