Элементы метода бухгалтерского учета: первичные учетные документы и учетные регистры, инвентаризация имущества и обязательств, оценка имущества и обязательств, отражение операций на счетах

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы. Статья 9 Закона о бухгалтерском учете предусматривает, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты.

Учреждение при разработке первичного документа должно руководствоваться Законом о бухгалтерском учете и для придания документу юридической силы предусмотреть в нем следующие реквизиты:

• — наименование документа;
• — дату составления документа;
• — наименование экономического субъекта, составившего документ;
• — содержание факта хозяйственной жизни;
• — величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• — наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• — подписи лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При отсутствии указанных реквизитов первичный документ не должен приниматься к учету.

Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых государственными органами, органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержден приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Для осуществления внутреннего (предварительного, последующего) финансового контроля и в целях упорядочения обработки данных о фактах хозяйственной жизни, принимаемых к отражению на счетах бухгалтерского учета, субъект учета вправе на основе первичных учетных документов, составленных в подтверждение указанных операций, составлять сводные учетные документы по формам, утвержденным Минфином России в установленном порядке.

В случае отсутствия утвержденной формы сводного учетного документа субъект учета вправе в рамках формирования своей учетной политики утверждать формы сводных учетных документов с учетом требований к составу обязательных реквизитов, предусмотренных п. 7 Инструкции № 157н.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.

Первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи. В последнем случае субъект учета, сформировавший электронный документ, обязан изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

С целью обеспечить полноту отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и их изменяющих хозяйственных операциях в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе принимая во внимание особенности автоматизированной технологии обработки учетной информации, субъект учета вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные).

Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы — обязательных реквизитов, предусмотренных п. 7.

Инструкции № 157н), и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченного им на то лица.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, документы, оформляющие финансовые вложения, договоры займа, кредитные договоры к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются, за исключением документов, подписываемых руководителем органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, особенности оформления которых определяются законами и (или) нормативными правовыми актами РФ. Указанные документы, не содержащие подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, в случаях разногласий между руководителем субъекта учета (уполномоченным им лицом) и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций принимаются к исполнению и отражению в бухгалтерском учете с письменного распоряжения руководителя субъекта учета (уполномоченного им на то лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

При реализации учреждением товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин субъект учета вправе составлять первичный (сводный) учетный документ на основании показателей контрольно-кассовых машин (кассовых чеков) не реже одного раза в день по его окончании.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

В учетной политике следует отразить порядок первичного учета фактов хозяйственной деятельности. Если оформление фактов хозяйственной деятельности выходит за рамки документов, утвержденных приказом, то учреждение должно указать, какими документами оформляются данная операция или группы однородных операций, и приложить форму этого первичного или сводного документа. Например, если в учреждениях возникает необходимость закупки продуктов у физических лиц, то для оформления этой операции приемлем акт закупки, который разрабатывается учреждением и прилагается к учетной политике. В данном случае такие документы не являются унифицированными формами, которые утверждены нормативными актами, поэтому самостоятельно разрабатываются первичные учетные документы и регистры бюджетного учета.

Обработка учетной информации может осуществляться вручную или автоматизированно с применением компьютера. Если обработка учетной информации автоматизирована, то в разработанных документах учреждений необходимо предусмотреть дополнительные реквизиты: коды, шифры аналитических классификаторов и др.

Учреждением организуется документооборот с указанием сроков получения, оформления, визирования бухгалтерских документов, формирования регистров бюджетного учета на бумажных носителях, а также ответственности должностных лиц учреждения.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в бухгалтерском учете, устанавливаются в учетной политике.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.

Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя учреждения. График должен устанавливать в учреждении рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он должен способствовать улучшению всей учетной работы в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники учреждения создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, счетов-фактур, иных финансовых документов, устанавливается в приказе по учетной политике.

Статьей 7 Закона о бухгалтерском учете предусмотрено, что хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта. В ст. 29 того же Закона говорится о том, что первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

В случае обнаружения пропажи или уничтожения первичных документов в бухгалтерии или структурном подразделении учреждения сотрудникам учреждения следует незамедлительно сообщить об этом руководителю подразделения и главному бухгалтеру. Руководитель подразделения, главный бухгалтер не позднее одного часа с момента обнаружения пропажи или уничтожения документов сообщают об этом руководителю учреждения. Сообщение о происшествии с кратким изложением обстоятельств подтверждается в письменном виде в докладной записке в течение одного рабочего дня. Расследование причин такого происшествия осуществляется комиссией в сроки, утвержденные приказом руководителя учреждения.

Для документов, составляющих коммерческую тайну, устанавливается специальный режим их хранения и доступа к ним в соответствии с Положением о коммерческой тайне, утвержденным приказом по учетной политике.

Первичные документы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив учреждения они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его автоматизации. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Срок хранения первичных документов в архиве учреждения определяется согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г.

Сохранность первичных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер учреждения. Выдача первичных документов из бухгалтерии и из архива учреждения работникам других структурных подразделений учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В ст. 10 Закона о бухгалтерском учете сказано, что данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

Приказом № 173н утвержден перечень регистров бухгалтерского учета, которым должны руководствоваться государственные (муниципальные) учреждения.

Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета.

Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

• 1) наименование регистра;
• 2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
• 3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
• 4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
• 5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• 6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• 7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

При комплексной автоматизации бухгалтерского учета информация об объектах учета формируется в базах данных используемого программного комплекса. Формирование регистров бухгалтерского учета осуществляется на бумажном носителе, а при наличии технической возможности — в форме электронного регистра. Формирование регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе, при комплексной автоматизации бюджетного учета (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) осуществляется с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики учреждения, но не реже периодичности, установленной для составления и представления учреждением бюджетной отчетности, формируемой на основании данных соответствующих регистров бухгалтерского учета. Периодичность формирования регистров, сформированных с помощью системы автоматизации (программных продуктов), с выводом на бумажном носителе, теперь устанавливается учреждением самостоятельно, но не реже периодичности отчетности, которая формируется на базе этого регистра. Например, если периодичность представления отчетности — ежеквартальная, то все регистры, которые являются базовыми для ее формирования, создаются на бумажном носителе ежеквартально, чаще — если это необходимо по мнению учреждения.

При выведении регистров бухгалтерского учета на бумажные носители (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограммы) содержат обязательные реквизиты и показатели соответствующих регистров бухгалтерского учета.

В случае если законодательством РФ или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В случае если в соответствии с законодательством РФ изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Сроки хранения документов в учреждении:

• • годовая отчетность — постоянно;
• • квартальная отчетность — не менее пяти лет;
• • документы по начислению заработной платы — не менее 75 лет;
• • документы, подтверждающие исчисление и уплату страховых взносов, — не менее шести лет;
• • прочие бухгалтерские документы — не менее пяти лет.

Учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив предприятия, учреждения они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Сохранность учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.