Учет расчетов с подотчетными лицами

В результате изучения главы 16 студент должен:

знать

• • порядок учета операций по расчетам с подотчетными лицами в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления;
• • порядок выдачи денежных средств в подотчет и документооборот по учету расчетов с подотчетными лицами;

уметь

• • отразить в учете расчеты с подотчетными лицами;
• • провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами и отразить ее результаты в бухгалтерском учете учреждения;

владеть

• навыками оформления выдачи денежных средств и денежных документов в подотчет, авансовых отчетов, раскрытия информации по расчетам с подотчетными лицами в бюджетной отчетности.

Учет расчетов с подотчетными лицами в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждом учреждении и весьма разнообразны, так как включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных услуг; расходы на командировки по территории России и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности учреждения расчеты с подотчетными лицами не носят массового характера, однако они связаны со многими другими разделами учета, например операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных запасов и т. д., что обусловливает высокую трудоемкость и важность учета расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами бюджетного учета расчетов с подотчетными лицами являются:

• — своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
• — документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав расходов;
• — контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственные цели.

Полный перечень возможных направлений расходования наличных средств приведен в Инструкции № 157н, согласно которой учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления (КОСГУ). Для каждого направления расходования предусмотрен отдельный счет бюджетного учета, что способствует контролю за наличным денежным обращением учреждения.

Группировка расчетов с подотчетными лицами осуществляется на синтетическом счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Учет ведется в разрезе КОСГУ на счетах бюджетного учета, представленных в табл. 16.1.

Денежные средства могут выдаваться под отчет работникам, в частности, на следующие цели:

• — на оплату труда;
• — на оплату транспортных услуг;
• — на оплату услуг связи;
• — на оплату коммунальных услуг;
• — на оплату расходов по арендной плате за пользование имуществом;

Таблица 16.1. Структура счета 20 800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» .

• — на приобретение материальных запасов для хозяйственных нужд;
• — на приобретение основных средств, нематериальных активов и др.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 504 051) либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 504 071).

ПРИМЕР 16.1

Сотрудник учреждения направлен в командировку в Москву сроком на 10 дней с 11 апреля по 20 апреля 2013 г.

Сотруднику был выдан аванс на командировочные расходы в размере 21 200 руб.

• 24 апреля сотрудником представлен Авансовый отчет, к которому приложены следующие оправдательные документы.
• 1. Командировочное удостоверение. Суточные за время командировки (включая время нахождения в пути) составили 2000 руб. (10 дн. х х 200 руб.).
• 2. Железнодорожные билеты на проезд в купейном вагоне скорого фирменного поезда Москва — Сочи и обратно — 11 450 руб.
• 3. Квитанция за услуги по бронированию билетов — 400 руб.
• 4. Квитанция за пользование постельными принадлежностями — 300 руб.
• 5. Счет гостиницы — 5600 руб. (8 дн. х 700 руб.).

В бухгалтерском учете учреждения производятся следующие записи: ДЕБЕТ 208 12 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц» по оплате суточных КРЕДИТ 201 34 610 — «Выбытие из кассы

• — 2000 руб. — выданы денежные средства под отчет на оплату суточных; ДЕБЕТ 20 822 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг» КРЕДИТ 201 34 610 «Выбытие из кассы»
• — 11 750 руб. — выданы денежные средства под отчет на оплату транспортных расходов, включая оплату постельных принадлежностей в поезде; ДЕБЕТ 208 26 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг» КРЕДИТ 201 34 610 «Выбытие из кассы»
• — 6000 руб. — выданы денежные средства под отчет на оплату расходов по найму жилого помещения, услуг по бронированию билетов;

ДЕБЕТ 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам» КРЕДИТ 208 12 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»

— 2000 руб. — списаны суточные в соответствии с утвержденным Авансовым отчетом;

ДЕБЕТ 401 20 222 «Расходы на транспортные услуги» КРЕДИТ 208 22 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

— 11 450 руб. — списаны транспортные расходы в соответствии с утвержденным авансовым отчетом;

ДЕБЕТ 401 20 226 «Расходы на прочие услуги» КРЕДИТ 208 26 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг»

— 6000 руб. — списаны расходы по найму жилого помещения, стоимость услуг по бронированию билетов в соответствии с утвержденным Авансовым отчетом.

В табл. 16.2 и 16.3 приведены типовые бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами по суммам, полученным в подотчет на административно-хозяйственные нужды и по командировкам.