Раскрытие информации по расчетам с подотчетными лицами в бюджетной отчетности

В рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) -дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета. Это дает возможность учреждениям организовать аналитический учет с необходимой степенью детализации. Пункт 218 Инструкции № 157н гласит, что аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами. Целесообразно организовать аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в Карточке учета средств и расчетов, поскольку данный регистр бухгалтерского учета допускает ведение более детализированной аналитики.

В Инструкции № 157н оговаривается необходимость отражения операций по счету в Журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетов по полученным денежным документам. Информация аналитического и синтетического учета является основанием для составления отчетности.

Пунктом 7 Приказа № 191н предусмотрено, что бюджетная отчетность составляется на основе данных Главной книги и (или) других регистров бюджетного учета, установленных законодательством РФ для получателей бюджетных средств, администраторов доходов бюджетов, администраторов источников финансирования дефицита бюджетов, финансовых органов, органов казначейства, с обязательным проведением сверки оборотов и остатков по регистрам аналитического учета с оборотами и остатками по регистрам синтетического учета.

В балансе главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 503 130) в разделе 2 «Финансовые активы» по стр. 310 отражается остаток по счету 20 800 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Если остаток по счету кредитовый, то он отражается в активе со знаком «минус» .

Пояснительная записка в разделе 4 «Анализ показателей бухгалтерской отчетности субъекта бюджетной отчетности» включает Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 503 169).

Сведения по дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 503 169) содержат обобщенные за отчетный период данные о состоянии расчетов по дебиторской и кредиторской задолженности субъекта бюджетной отчетности в разрезе видов расчетов, которые составляются раздельно по дебиторской и по кредиторской задолженности. Сведения оформляются получателем бюджетных средств, администратором источников финансирования дефицита бюджета, администратором доходов бюджета.

Показатели, отраженные в Приложении (ф. 503 169), должны быть подтверждены соответствующими регистрами бюджетного учета. В разделе 1 Приложения отражаются суммы дебиторской и кредиторской задолженности учреждения, с выделением сумм просроченной дебиторской, нереальной к взысканию кредиторской задолженности в следующем порядке. В гр. 1 указываются номера соответствующих аналитических счетов счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», по которым на отчетную дату отражены остатки расчетов по дебиторской задолженности. Кредитовые остатки на отчетную дату по соответствующим аналитическим счетам счета 0 208 00 000 отражаются в приложении по дебиторской задолженности со знаком «минус». В первых 17 разрядах номера счета бюджетного учета отражаются коды бюджетной классификации в соответствии с указаниями о порядке применения бюджетной классификации на соответствующий финансовый год.

В гр. 2, 4 указывается общая сумма дебиторской (кредиторской) задолженности, учитываемая по соответствующему номеру счета бюджетного учета по состоянию на начало года и на конец отчетного периода соответственно. В гр. 3, 5 указываются данные о неисполненных соответственно на начало года и на конец отчетного периода обязательствах, по которым срок исполнения уже наступил (обязательства, не исполненные в установленные сроки, подтвержденные по результатам инвентаризации кредиторами), и нереальной к взысканию дебиторской задолженности (дебиторская задолженность неплатежеспособных дебиторов до момента принятия решения о ее списании на забалансовый счет 04). Показатели расчетов с дебиторами и кредиторами формируются с подведением промежуточных итогов по счетам 0 20 811 000−20 813 000, 0 208 21 000 — 0 208 26 000, 0 208 31 000 — 0 208 34 000, 0 208 61 000−0 208 63 000 по строке «Итого по коду счета» в гр. 2−5. В строке «Всего» указывается на начало года и конец отчетного периода соответственно итоговая сумма дебиторской (кредиторской) задолженности — гр. 2, 4, а также сумма дебиторской задолженности, нереальной к взысканию, кредиторской задолженности с просроченным сроком исполнения — гр. 3, 5.

В разделе 2 Приложения раскрывается аналитическая информация о нереальной к взысканию дебиторской, просроченной кредиторской задолженности учреждения в следующем порядке. В гр. 1 указываются номера соответствующих аналитических счетов счета, по которым отражены остатки в гр. 5 разд. 1 Приложения. В гр. 2 отражаются суммы нереальной к взысканию дебиторской, просроченной кредиторской задолженности учреждения. В гр. 3 отражается год возникновения нереальной к взысканию дебиторской, просроченной кредиторской задолженности учреждения. В гр. 4, 5 указывается идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) кредитора (дебитора), а также наименование кредитора (дебитора) соответственно. Показатели расчетов по задолженности с физическими лицами подлежат обобщению. При этом в гр. 4 указывается значение «0». В гр. 6 указывается причина образования нереальной к взысканию дебиторской, просроченной кредиторской задолженности учреждения.