Современные подходы к моделированию бизнес-процессов

В результате изучения данной главы студенты должны:

знать

• • особенности моделирования как метода познания;
• • методологические основы моделирования бизнес-процессов;
• • состав и назначение систем моделирования бизнес-процессов;
• • методику исследования деятельности организаций и учреждений для дальнейшего моделирования их процессов;

уметь

• проводить исследование бизнес-процессов организации и описывать их текстовым, табличным и графическим способом с помощью нотаций DFD и WFD;

владеть

• навыками грамотного и обоснованного выбора конкретных методологий моделирования при решении задач по исследованию деятельности организации.

Ключевые слова: методология моделирования бизнес-процессов, регламент, инструкция, нотация, эталонная и референтная модель, организационная, функциональная и информационная модель бизнес-процесса, горизонтальное и вертикальное описание бизнес-процессов, DFD-диаграмма, WFD-диаграмма, функциональный блок, хранилища данных, внешняя сущность, инструментальные средства моделирования.

Цели и задачи моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов осуществляется для того, чтобы определить, как осуществляется та или иная работа, что требуется для ее выполнения, где возникают сложности и риски, кто отвечает за выполнение данной работы и т. д. Другой задачей моделирования может быть фиксация существующего порядка выполнения процессов в целях последующей регламентации и контроля деятельности работников, участвующих в реализации этих процессов. Также моделирование бизнес-процессов необходимый этап анализа деятельности в целях последующей ее автоматизации. Следовательно, прежде чем внедрить ту или иную информационную систему, необходимо провести анализ и моделирование процессов, а также информационных потоков.

Универсальными целями описания бизнес-процессов для всех компаний (независимо от их рода и масштаба деятельности) являются следующие:

• • определение зон ответственности руководителей структурных подразделений и их заместителей (если они есть);
• • получение формализованного описания деятельности компании (его структурного подразделения) для регламентации и автоматизации бизнеспроцесса;
• • анализ и совершенствование бизнес-процессов, выявление рисков и слабых мест в реализации процессов.

Отдельно стоит выделить цели, присущие активно развивающимся и крупным компаниям, где взаимодействие между структурными подразделениями носит сложный или несистемный характер, где возникают трудности с организацией эффективного взаимодействия организационных единиц компании между собой (например, обмен опытом или финансовые расчеты между филиалами). К ним относятся:

• • оптимизация взаимодействия структурных подразделений, компании с дочерними предприятиями;
• • организация централизованного хранения документов, регламентирующих реализацию бизнес-процессов на предприятии;
• • введение системы менеджмента качества, оценки эффективности деятельности структурных подразделений и должностных лиц в организации;
• • выполнение внутреннего аудита;
• • повышение эффективности работы кадровой службы в части поиска и подбора персонала, его аттестации, а также управления его профессиональным развитием;
• • снижение затрат на обучение новых сотрудников;
• • внедрение информационных бизнес-систем (управления ресурсами предприятия, управления взаимодействием с поставщиками, управления взаимодействием с клиентами, систем электронного документооборота и т. д.), а также систем управления бизнес-процессами организации;
• • масштабирование и распространение принципов и правил реализации процессов на филиалы и дочерние предприятия.

Моделирование бизнес-процессов позволяет максимально точно ответить на следующие вопросы:

• • Какие действия необходимо выполнять в рамках реализации процесса?
• • Кто несет ответственность за выполнение процесса?
• • Кто какие действия выполняет (в рамках данного процесса)?
• • С помощью каких инструментов и средств (например, с помощью какой информационной системы) выполняется процесс?
• • Что является результатом выполнения процесса?
• • Каков порядок выполнения работ в рамках реализации процесса?

Описание бизнес-процессов позволяет провести анализ и оптимизацию исследованной деятельности в целях повышения ее эффективности и сокращения рисков, которые могут возникнуть в ходе ее реализации.

В большинстве компаний (кроме малого бизнеса) в целях совершенствования деятельности в том или ином виде и масштабе прибегают к описанию бизнес-процессов. В одних компаниях (как правило, в активно развивающихся фирмах среднего уровня и во многих государственных учреждениях) это происходит хаотично, время от времени, но инициативе высшего руководства. В других компаниях (особенно в крупных корпорациях, холдингах) — это системная отлаженная деятельность, которую осуществляет специально созданное структурное подразделение на постоянной основе. В одних случаях эта работа осуществляется собственными силами, в других — при участии внешних консультантов.

С помощью опроса о ходе исследования можно определить, как оно осуществляется (или его предполагается осуществить) и каким образом проводится анализ бизнес-процессов, например:

• • Как часто обследуются и описываются процессы?
• • Кем описываются бизнес-процессы?
• • Где хранятся задокументированные процессы (регламенты, инструкции и т. д.)?
• • Как часто осуществляется актуализация описания бизнес-процессов, кто за это отвечает?
• • С помощью каких методов, методологий, стандартов описываются бизнес-процессы организации?

Ответы на данные вопросы могут быть совершенно различны, их многообразие связано с разнообразием и уникальностью организаций, стилями управления, корпоративной культурой и прочими факторами, влияющими на деятельность, связанную с оптимизацией функционирования организации. Однако наиболее часто встречаются ответы, примеры которых приведены в табл. 4.1.

Таблица 4.1

Примеры организации описания бизнес-процессов компании

Окончание табл. 4.1