Запись деловой беседы

Запись должна объективно отражать все сказанное, увиденное и услышанное в ходе переговоров. Недопустимо фиксировать только то, что хочется услышать, и тем более то, что вообще не упоминалось.

Запись беседы — это неформальный документ. На основании ее не только принимаются решения по оперативным вопросам, но могут разрабатываться и утверждаться перспективные планы, связанные с привлечением многих организаций и со значительными затратами.

Запись деловой беседы никогда не выглядит как стенограмма. После окончания переговоров назначенный участник составляет подробную запись, в которую включена информация о месте, времени, дате переговоров, перечислены фамилии, имена, отчества участников, основные обсуждаемые вопросы, мнения сторон по обсуждаемым вопросам и зарегистрировано достигнутое решение.

Подобный протокол обычно ксерокопируется, чтобы каждая из сторон имела свою копию.

Программы пребывания делегаций

Должны быть разработаны две программы пребывания делегаций:

• — общая, предназначенная для гостей;
• — подробная, включающая технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц.

В общую программу входят следующие пункты: встреча делегаций, деловая часть (переговоры, беседы), приемы (завтраки, ужины — официальные мероприятия), культурная программа, поездки по стране, проводы. В подробную: персональный состав встречающих, участие представителей прессы, радио, телевидения, преподнесение цветов, приветственные речи, транспорт, размещение в гостинице.

Этапы проведения переговоров:

• — начало проведения переговоров;
• — передача информации;
• — аргументирование;
• — опровержение доводов;
• — принятие решений.

На первом этапе вырабатывается отношение к партнеру и предмету переговоров, т. е. рабочая атмосфера для выработки решений. Устанавливаются контакты с деловым партнером, создается благоприятная атмосфера встречи, привлекается внимание партнера, пробуждается интерес к ходу встречи и перехватывается инициатива, когда это необходимо.

Правильным началом проведения переговоров считается следующее: взаимное представление членов делегаций, обозначение темы переговоров, согласование последовательности рассмотрения вопросов.

Благоприятные приемы:

• — ясные, короткие объяснения;
• — обращение к партнеру по имени;
• — проявление уважения к партнеру, внимания, интереса к нему;
• — положительные замечания, относящиеся к качеству продукции, деловой репутации фирмы; если это нс первая встреча, можно отметить положительные перемены в деятельности фирмы-партнера;
• — обращение за советом.

На втором этапе обсуждают сведения о проблемах переговоров, запросах, пожеланиях партнера, выявляют его мотивы и цели, передают запланированные сведения, анализируют и выверяют позиции друг друга.

На этом этапе ведения переговоров приветствуются строгий самоконтроль и определенные меры дипломатичности.

Информация, сообщаемая партнеру, должна быть точной, ясной, профессионально правильной.

Переговоры являются наиболее ответственной частью деловых контактов и, безусловно, наиболее содержательной. Но если мы хотим сделать ее и наиболее ценной, то должны научиться конфиденциально обращаться с информацией, полученной доверительно в ходе переговоров. В переговорах и переписке с другими партнерами, даже из той же фирмы, не следует называть источник такой информации, а сама информация, если возникла необходимость ее публичного использования, должна быть препарирована таким образом, чтобы она не ассоциировалась с источником. И, конечно, никогда не следует использовать доверительную информацию против самого источника (ловить на слове).

На третьем этапе проведения переговоров производится обобщение взглядов партнеров на проблемы, попытки изменения уже сложившихся мнений или, наоборот, закрепления, требующие больших знаний, концентрации внимания, корректности высказываний.