Ответная открытка. 
Этика деловых отношений

Ваше правило должно гласить: никогда нс отсылать приглашение без ответной открытки. Это может быть обычная открытка, которая посылается по почте или факсу, или же лист бумаги формата А4 для ответа по факсу.

Важные элементы ответной открытки.

• • Срок ответа. До какого времени устроитель желает получить ответ?
• • Количество гостей. В этом случае всегда пользуйтесь формулировкой «Я приду в сопровождении … персон». Часто используемый вариант «Я приду с … персонами» порождает вопросы, включил ли себя приглашенный в это число или нет.

Если вас попросили прислать подтверждение или отказ от приглашения, соблюдайте, пожалуйста, желаемые устроителем сроки для ответа. Организатор хотел бы к этому времени закончить планирование и, например, сделать заказ поставщику провизии.

Если вы принимаете гостей на вашем предприятии, подготовьте на прощание небольшой подарок. Это может быть продукт вашего предприятия или местный сувенир для иностранных гостей. В случае если гости остаются на ночь для проведения какого-нибудь мероприятия, вы можете оставить подарки в номере отеля. Оставьте визитную карточку с личным приветом. Подарки гостям нс обязательно вручать лично, важно просто выразить свое уважение.

Презенты от гостей

Наиболее частый повод для подарков — это деловые визиты или приглашения на ужин, т. е. личные приглашения. Выбирайте подарки, соответствующие вкусам ваших партнеров. Подумайте, какое значение этот подарок может для них иметь. Чтобы подарок доставил радость вашему партнеру, заранее осведомитесь у секретаря или коллег о его вкусах и предпочтениях. Презенты из запасов рекламных средств редко воспринимаются хорошо. Чем реже событие празднуется, тем более дорогостоящим должен быть подарок. Если вы приглашены на вечер, устраиваемый предприятием, обойдитесь без подарка. В данном случае достаточно на следующий день просто поблагодарить.

Цветы в качестве подарка

Если ваш начальник или деловой партнер пригласил вас на приватный ужин, подарок для хозяйки обязателен. Вы проявите ловкость, если пошлете букет цветов до начала ужина, чтобы хозяйке не надо было заботиться обо всех прибывших букетах одновременно. Если ужин состоится в ресторане, то хозяевам будет неудобно нести все букеты домой. В этом случае пришлите цветы до или после приглашения. Если вы приглашены как пара, то джентльмен передает цветы даме. Перед тем как вручить цветы, снимите бумажную упаковку. Прозрачная фольга выглядит представительно, поэтому ее можно оставить. Хотя красивее букет выглядит без упаковки. Принимающий цветы должен взять букет двумя руками и сразу же поставить в вазу с водой. На официальных приемах к цветам полагается добавить открытку с текстом приветствия. На деловое приглашение, прием, коктейль, званый обед или визит соболезнования цветы не приносите.

Подарки преподносят в конце совещания или мероприятия. Гостям, оставшимся на ночь, подарки можно доставить в номер отеля вместе с визитной карточкой. Если вечер состоится в ресторане, то цветы лучше послать на приватный адрес хозяев. Если вы лично вручаете цветы, то гость передает их хозяйке вечера без упаковки.

Деловой обед стал важным инструментом в сфере бизнеса. Можно отметить удачный контракт, подготовить новую сделку или улучшить отношения с клиентом. Как видите, речь здесь идет не о принятии пищи, а о налаживании и сохранении деловых контактов. А для того чтобы у делового партнера осталось о вас приятное впечатление, надо владеть манерами поведения за столом. Тот, кто непринужденно ведет себя за столом, может спокойно концентрироваться на содержании разговора. Здесь всегда действует правило: чем меньше вам знаком человек или чем официальнее прием, тем важнее владеть манерами поведения за столом. Как правило, деловой обед используется с целью наметить перспективу проведения совещания. После десерта вы затрагиваете два наиважнейших деловых вопроса и предлагаете на совещании обсудить их более подробно. Если же ваш деловой партнер сам затронет тему бизнеса, то вы, конечно, можете эту тему поддержать. Кстати, с недавних пор на обеды приглашаются претенденты на должность в целях тестирования их репрезентативных качеств. В этом случае поход в ресторан может стать роковым для вашей карьеры.

Первой загвоздкой в проведении делового обеда может стать выбор ресторана. Ваш партнер просит вас, так как он не знаком с местностью, зарезервировать столик. Хорошо, но возникает вопрос: где? Рыбный ресторан или итальянский за углом? Должно это быть нечто необычное, исключительное? Наш совет в подобной ситуации: оставайтесь в средней категории цен. Еще один важный аспект при выборе — столы должны находиться на достаточном друг от друга расстоянии, чтобы можно было спокойно вести беседу. Хороший организатор должен выбрать ресторан, на который он может положиться, в котором великолепный сервис и кухня и где работают влюбленные в свое дело повара. Заранее выясните, будут ли в числе приглашенных вегетарианцы или люди, соблюдающие определенную диету. Подумайте, где ваши клиенты или сотрудники будут себя хорошо чувствовать. Склонен ли ваш гость к экспериментам или ему больше по вкусу традиционные блюда? Выберите ресторан, до которого можно быстро и удобно добраться. Выбор ресторана является как раз показателем того, насколько важен для вас этот клиент.

На официальных приемах порядок размещения гостей играет важную роль, таким образом распознается общественный ранг приглашенных. Чем ближе к устроителю приема, тем выше положение. Кстати, супруги при этом занимают тот же ранг.

Заданный порядок размещения не следует менять самовольно. На крупных мероприятиях о порядке размещения предупреждает табличка у входа. Здесь гости могут заранее получить информацию о своих местах. Если вы приглашаете ваших партнеров в ресторан, посадите их на лучшие места, т. е. лицом к залу. Хозяин может просто сказать: «Ах, господин Хубер, сядьте со мной по правую руку». Еще на стадии подготовки мероприятия надо договориться с приглашенными на обед сотрудниками: кто каким гостем будет заниматься. При этом важно учесть, кто с кем сможет вести увлекательный разговор. Посадить специалиста по IT рядом с бухгалтером партнерской фирмы было бы довольно неуклюже. При международных контактах следует также учесть и знания языков. Гости первыми занимают места. Как начальник принимающей стороны вы должны подождать, пока нс сядут ваши сотрудники. Порядок размещения должен служить к тому же вспомогательным средством к стимуляции интересных разговоров, поскольку от этого тоже зависит, удался вечер или нет. Самый важный из гостей сидит справа от хозяина или напротив него. Таким образом вы обеспечите полноценное общение.

Если вы договорились со своими гостями встретиться в самом ресторане, то ждите их не за столом, а возле бара или недалеко от входа. Незнакомых гостей представьте друг другу и заведите беседу. Наверняка вам известно ощущение неуверенности при входе в ресторан. Вы в курсе, что хозяин должен придержать дверь и пропустить своего гостя, но хозяин также должен находиться в ресторане и подать знак, что он приглашающий. Как это происходит? Очень просто.

Хозяин открывает гостю дверь, гость заходит в холл ресторана, ждет, когда зайдет хозяин, пропускает его вперед, чтобы тот подозвал официанта. Если в ресторане холл отсутствует, то гость ждет хозяина для того, чтобы он заказал у официанта столик. Некоторое чувство неуверенности может у вас появиться уже на пути к столу. Правильно ли, что вы, будучи хозяином, прошли к столу первым? Как провести гостя к столу? Если официант не провожает вас, то хозяин идет впереди, так как он знает, какой стол зарезервировал. Если же вас проводит официант, то гость следует к столу прямо за ним.

В качестве принимающей стороны в ресторане вы имеете обязанности, которые следует выполнять.