Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 168 ТК РФ)

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• — расходы по проезду;
• — расходы по найму жилого помещения;
• — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• — иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Таким образом, суточные — это не расходы на жизнеобеспечение работника, жизнеобеспечением работника является его заработная плата, а компенсация дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Цели расходования данных средств нормативными актами не регламентированы. Командированный работник расходует их по своему усмотрению и не отчитывается перед работодателем за их целевое использование.

Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

Иные расходы могут быть произведены работником в командировке с разрешения (указываются в приказе или задании на командировку, подтверждаются работодателем письменно — письмом или телеграммой) или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

Нормативные правовые акты, устанавливающие размеры возмещения расходов при направлении в служебную командировку, для работников организаций бюджетной сферы имеют обязательный характер, а для работников организаций с иными формами собственности — рекомендательный.

Устанавливаемые коллективными договорами и иными локальными нормативными актами повышенные размеры компенсаций расходов на командировку по сравнению с государственно установленными не должны вести к росту себестоимости выпускаемой продукции, поэтому в них следует указывать источник, за счет которого повышаются командировочные расходы.

Нормы расходов организаций на выплату суточных утверждены постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» .

Данным постановлением установлены суточные в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

При этом организация может установить и свой норматив суточных (для НДФЛ и социального страхования), который будет превышать 100 руб.

Размер суточных в пределах норм, установленных организацией, не облагается НДФЛ и социальным налогом. В случае если размер суточных превышает установленный самой организацией норматив, то с сумм превышения уплачивается налог в общеустановленном порядке. С 1 января 2008 г. вступил в силу Федеральный закон от 24.07.2007 № 216-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации». В соответствии с изменениями, внесенными данным Федеральным законом в ст. 217 НК РФ, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц суточные, выплаченные с 1 января 2008 г. в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран см. постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» и приказ Минфина России от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» .

При зарубежных командировках суточные, как правило, выплачиваются работникам в иностранной валюте. Для целей исчисления НДФЛ их нужно пересчитывать в рубли (чтобы сравнить с необлагаемой нормой). Пересчет необходимо осуществлять по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выплаты суточных (письмо Минфина России от 01.02.2008 № 03−04−06−01 /27).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение производится в размере минимальной стоимости проезда:

• — железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
• — водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
• — автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Если работник на пути в командировку или обратно заезжал в места, не указанные в командировочном удостоверении, не по служебным вопросам, то оплата по таким проездам производится только в сумме, равной стоимости проезда к месту командировки и обратно.

Работник имеет право выехать в командировку на личном автомобиле. В этом случае возмещению подлежат расходы на топливо. При этом такое возмещение расхода на топливо в обязательном порядке должно быть предусмотрено в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Расходы на топливо возмещаются на основании представленных чеков или квитанций исходя из расстояния до места командировки и обратно.

Разрешение работнику производить иные расходы следует зафиксировать в приказе или задании на командировку.

Возможно и письменное обращение работника об осуществлении им в период командировки дополнительных расходов. При этом необходимо получить резолюцию, разрешающую произвести дополнительные расходы, что будет свидетельствовать о правомерности действий работника.

Дополнительные расходы также должны быть документально подтверждены приложением к авансовому отчету чеков, квитанций, счетов, приходных ордеров, расписок и т. п.

При осуществлении работниками расчетов наличными средствами следует помнить, что расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. (указание Банка России от 20.06.2007 № 1843-у «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке»).

Трудовое законодательство не содержит положений, позволяющих работодателю не оплачивать проезд работника в служебную командировку. Даже в тех случаях, когда работник не выполнил или ненадлежащим образом выполнил задание на командировку и причинил ущерб работодателю, работодатель обязан возместить работнику подтвержденные авансовым отчетом расходы по командировке и взыскивать ущерб в порядке раздела XI ТК РФ.

Расходы по проезду в командировку и обратно оплачиваются и в тех случаях, когда работодатель разрешил работнику убыть из места командировки в отпуск, поскольку работодатель вправе потребовать от работника прибыть из командировки к месту постоянной работы, отчитаться за командировку и только после этого убыть в отпуск. Оплата в этом случае производится только в сумме, равной стоимости проезда к месту командировки и обратно.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Тот факт, что поездка не признается командировкой, не означает, что работнику не компенсируются расходы, связанные с любой служебной поездкой. Напротив, работодатель обязан обеспечить работника средствами, необходимыми для выполнения им трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ).