Задача руководителя в первую очередь заключается в том, чтобы своевременно оповестить сотрудников о проведении беседы. Сотрудник должен быть информирован о проведении индивидуальной развивающей беседы за 8—10 дней до се проведения. Это необходимо для того, чтобы и сотрудник, и руководитель могли подготовиться.
Также руководитель должен проследить, чтобы сотрудник подготовил все необходимые материалы — документы, графики, диаграммы.
Руководитель должен проводить беседу там, где оба участника диалога чувствуют себя комфортно. Вовсе не обязательно проводить беседу в офисе. Место может быть любым, — важно лишь, чтобы оно было комфортно для обоих, а главное, чтобы участники диалога ни на что не отвлекались. В день проведения развивающей беседы руководителю не следует планировать никаких других встреч, потому что это не только может нарушить ход беседы, но и создать у сотрудника впечатление, что начальник не воспринимает его всерьез.
Процесс подготовки к беседе очень важен. Готовясь, руководитель должен вспомнить сотрудника, с которым он запланировал встречу, а также просмотрел свои записи о том, как прошла прошлогодняя развивающая беседа с этим человеком, какие результаты работы демонстрирует сотрудник сегодня и каким потенциалом профессионального развития он обладает.
