Проведение совещания. 
Деловые коммуникации

Оптимальное время для проведения совещания обычно составляет 40—45 минут. Спустя 50 минут у участников совещания начинает ослабляться внимание, проявляется усталость, утомление. После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап специалисты называют периодом отрицательной активности. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 часа. Во время проведения совещания должны даваться несколько минут для отдыха, где-то 10—15 минут.

Регламент (от лат. regula — правило) — это порядок ведения заседания, собрания, совещания. Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения. В случае если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании.

Протокол совещания — это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

• 1) достижение цели совещания;
• 2) решение;
• 3) исполнителей, практические задания и сроки.

Позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания:

• 1) дата и место проведения;
• 2) номер протокола;
• 3) краткое содержание обсуждаемого вопроса;
• 4) присутствовали;
• 5) отсутствовали, причины отсутствия;
• 6) копии (фамилия тех, кому предназначены);
• 7) повестка дня по пунктам;
• 8) тема по пункту повестки дня;
• 9) обсудили (кто выпустил);
• 10) постановили (сообщается, что именно);
• 11) выполнение решения возложено на (фамилия);
• 12) сроки исполнения (дата).

Кстати, необходимость четкой формулировки для записи в протоколе нередко является дополнительным фактором, побуждающим более четко формулировать мнение, которое было выработано в процессе совещания. Если в этом нет особой необходимости, ведущий протокол должен четко фиксировать только принятые решения и, возможно, особые мнения, которые высказывают участники совещания, не согласные с общим решением.