Характеристики эффективного контроля

Важность системы контроля очевидна, однако оцениваемый как инструмент управления контроль может быть более или менее эффективным.

Эффективный контроль или эффективная система контроля (имеются в виду взаимосвязанные различные виды контроля) является важным (а иногда и решающим) средством достижения организацией ее целей. Эффективная система контроля должна обладать важными свойствами:

• • координацией;
• • своевременностью;
• • гибкостью и экономичностью;
• • развитой информационной и коммуникативной системами.

Координация контроля. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть хорошо скоординированным. Поскольку деятельность организации не является результатом деятельности какогонибудь одного работника или отдела, а также нередко существует высокая степень независимости выполнения работ между отделами организации или ее работниками, контроль является средством координации выполнения заданий различными подразделениями и служащими, усиливающим нацеленность отдельных усилий на достижение общеорганизационных целей.

Своевременность контроля. Контроль должен осуществляться именно тогда, когда он необходим. Большинство организаций постоянно осуществляют наблюдение за результатами работы один раз в месяц или в квартал. Такое систематическое наблюдение позволяет им проводить корректирующие действия на протяжении всего года, что во многом позволяет добиться требуемых результатов. Например, если издержки на производство единицы продукции возросли, менеджер, не теряя времени, может быстро установить причины роста издержек и устранить такие нежелательные отклонения. Своевременное предоставление информации о параметрах контролируемых процессов позволяет на ранних этапах обнаруживать нарушения, сбои в работе и другие отклонения и как можно раньше предпринимать меры по их исправлению.

Гибкость и экономичность контроля. Эффективный контроль является гибким. Это означает, что по мере изменения ситуации должны меняться как стандарты, так и корректирующие действия. Наконец, система контроля должна быть экономной, т. е. не чрезмерно затратной. Не следует использовать контроль в случае, если суммарные затраты на контроль превосходят создаваемые им преимущества.

Информация и коммуникации. Система контроля эффективна в той мере, насколько своевременна, конкретна, точна информация, на которой базируется ее функционирование. Разработка стандартов, оценка результатов деятельности и отклонений от стандартов требуют развитой системы по сбору и переработке информации. Наличие каналов передачи информации также важно для обеспечении эффективности контроля.

Служащие организации должны знать стандарты, существующие в организации, для того чтобы быть в состоянии им соответствовать и на их основе осуществлять самоконтроль. Нередко не слишком хорошая работа отдела является результатом того, что его менеджеры не располагают адекватной информацией относительно результатов своей работы.

Система контроля должна быть дополнена эффективной информационной системой, для того чтобы сохранять, систематизировать и предоставлять данные о результатах работы организации и ее подразделений. Без такой системы необходимость проведения корректирующих мер может длительное время не ощущаться, что скажется в целом на результативности работы организации.