Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва и др.
Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при их незначительном количестве за ряд лет, оформив дело как переходящее с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.
Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать в дела раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и т. д., поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.
Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.
Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №…».
