Основные характеристики автоматизированной системы документационного обеспечения управления

Следует отметить, что к внедрению автоматизированных систем документационного обеспечения управления каждую отдельную организацию побуждают различные причины, но общей целью является, как правило, повышение уровня эффективности управления. При анализе тех или иных АСДОУ нужно оценивать следующее:

• — учитывает ли система технологии ведения делопроизводства и документооборота, принятые на предприятии;
• — поддерживает ли оборот документов, представленных как в бумажной, так и в электронной форме;
• — обладает ли достаточной функциональной полнотой;
• — имеет ли приемлемые эксплуатационные характеристики.

Конечно, необходимо учитывать затраты на приобретение и эксплуатацию АСДОУ, а также оценивать ожидаемый экономический эффект от автоматизации документационного обеспечения управления.

Не следует забывать о последующем сопровождении системы и перспективах ее развития. Здесь надо обратить самое пристальное внимание на фирму-разработчика системы:

• — давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области;
• — сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы отзывы клиентов;
• — достаточно ли развиты каналы сопровождения системы («горячая линия», консультации как в офисе фирмы, так и выездные, наличие служб внедрения и т. д.);
• — имеются ли у фирмы учебные центры;
• — каковы перспективы развития программного продукта.

Независимо от формы представления документов их обработка определяется в основном технологическим процессом делопроизводства и документооборота, принятым в организации. Недооценка этого положения, совершаемая, как правило, специалистами по информационным технологиям организации, выбирающей ЛСДОУ, зачастую приводит к плачевным последствиям.

Бывали случаи, когда выбранная и приобретенная АСДОУ, казалось бы, обладала полным набором требуемых функциональных возможностей, однако процесс внедрения крайне осложнялся или вообще не доводился до конца из-за возникновения значительного количества мелких несоответствий и проблем, не поддающихся устранению с помощью настроек системы. А все дело в том, что закупленное решение было изначально спроектировано для иной системы управления предприятием, чем та, которая применяется в данной организации, и для его успешного внедрения надо было изменить не только технологию документооборота, что возможно, хотя и не всегда, но и систему управления.

К этому готова далеко не каждая отечественная организация, поскольку она вынуждена подчиняться общим правилам управления, принятым в России. Причина многих неудач при внедрении зарубежных АСДОУ в том, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и нормативными правилами, наша система управления просто не соответствует зарубежным нормам и методам управления.

Традиционная для России организация работы с документами предполагает три уровня иерархии: руководство, служба документационного обеспечения, исполнители.

Руководители высшего ранга принимают решения о дальнейшем движении документов, подписывают их или визируют, проводят анализ сводок по состоянию исполнения документов, принимают меры, но улучшению исполнительской дисциплины. Они назначают исполнителей, устанавливают сроки исполнения, дают поручения.

Исполнители (структурные подразделения) получают документы для отработки; готовят исходящие документы, взаимодействуя при необходимости с другими исполнителями; подписывают документы у руководства и передают в службу документационного обеспечения для дальнейшего продвижения. Они получают напоминания о приближении или истечении срока исполнения, сообщают в службу документационного обеспечения о состоянии исполнения документа.

Служба документационного обеспечения осуществляет прием и регистрацию документов, первоначальный ввод данных в систему, продвижение документов по организации с фиксацией поручений и отчетов, рассылку документов вовне, контроль исполнения документов (поручений), выдачу различных сводок по состоянию исполнения документов, выпуск документов и передачу их в архив. Служба непосредственно отвечает за организацию документационного обеспечения управления, т. е. за реализацию принятых правил работы с документами в организациях, которые закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству. В ведении этой службы обычно находится и делопроизводственный персонал других структурных подразделений организации.

Любой документ в организации после приема и регистрации должен быть доложен руководителю самого высокого ранга. Доклад необходим для ускорения процесса принятия решения по данному документу. Работник секретариата сообщает данные о документе и готовит поручение по нему. Поручение — письменное распоряжение руководителя на документе, содержащее указания к действию. Оно определяет дальнейшую схему прохождения и обработки документа. При нейтральном поручении документ направляется на ознакомление. При положительном или отрицательном поручении документ направляется на исполнение. Поручение руководителя составляет основу нового документа — резолюции, для которой действуют все описанные ранее процедуры оформления. Обрастая поручениями, документ спускается вниз к адресату (исполнителю или исполнителям), принимающему решение по данной резолюции. Он формирует ответ в виде документа или сообщения/снравки. Сообщение определяет действие адресата в процессе исполнения резолюции, например, просьбу о переносе срока. После исполнения группа связанных документов и сообщений/справок проделывает тот же путь в обратном направлении.

Для управления движением и исполнением документов персонал службы документационного обеспечения ведет специальные журналы и (или) картотеки, в которых фиксируются перемещения документов, а также связанные с ними резолюции и отчеты исполнителей. Краеугольным камнем этого процесса является регистрационная карточка документа, где ведется его досье, благодаря которому можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения находится документ. Реквизиты этой карточки регламентируются внутренними стандартами учреждения, а организацию работы с документами определяет ряд ГОСТов.

Традиционно в России предполагается, что одни (руководители и исполнители) работают с бумажными документами, а другие (служба документационного обеспечения) отслеживают их действия с помощью системы журналов и картотек.

Исходя из этого, российская организация документационного обеспечения имеет следующие особенности:

• — наличие специализированных служб документационного обеспечения для ведения регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов;
• — осуществление централизованного контроля за всем комплексом работы с документами в пределах организации;
• — вертикальный характер движения документов (руководитель, исполнитель, руководитель) внутри организации;
• — преимущественная ориентация на работу с документами на бумажных носителях; в журналах и (или) картотеках регистрируются сведения об их перемещениях, поручениях руководителей, контрольных сроках исполнения, отчетах и т. д.;
• — единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности, вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек.

Указанная «традиционная» система документационного обеспечения управления имеет следующие основные недостатки:

• — получение информации о работе с документами в организации требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек, так как регистрация хода исполнения документов распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений;
• — картотеки содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов в связи с тем, что они отделены от исполнителей;
• — размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к значительным объемам трудозатрат.

Перечисленные проблемы возрастают в корпоративной системе управления, когда необходимо координировать деятельность организационно самостоятельных структур, территориально удаленных друг от друга.

Автоматизированные системы, реализующие российские принципы организации документационного обеспечения, ориентированы на обеспечение сопровождения бумажного документооборота, уменьшение трудоемкости рутинных операций по осуществлению контроля и обработки документов службами ДОУ. Основу современных АСДОУ в нашей стране составили автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД), которые к началу 1980;х гг. были внедрены практически во всех высших органах исполнительной власти.

В развитых странах Европы и Америки, в связи с отсутствием служб ДОУ, централизованных средств контроля исполнения документов, технологии документационного обеспечения, ориентированные на работу с электронными документами, существенно отличаются от российских.

Каждый поручитель и исполнитель ведут свои журналы регистрации. Система основывается на разработке и совершенствовании специального законодательства, действующих должностных инструкций и высокой исполнительской дисциплине работников. Исполнители, в соответствии с прерогативами, решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления, ориентированные на такой порядок работы с документами, максимально полно обеспечивают процесс создания и использования электронных документов в коллективной работе исполнителей. Учет движения бумажных носителей информации в данных системах, как правило, минимален или отсутствует вообще.

Документы, циркулирующие в современной организации, обычно имеют две формы — традиционную бумажную и электронную. Переход к безбумажным технологиям сдерживается как существующей законодательной и нормативной базой, так и устоявшимися правилами и привычками. Причем эти правила и привычки как раз наиболее консервативны и изменяются значительно медленнее, чем возможности современных информационных технологий.

По-видимому, еще довольно долго в технологиях обработки электронных документов сохранится необходимость их перевода в бумажную форму, поскольку многие работники и, прежде всего, руководители организаций зачастую предпочитают работать с документами в бумажном виде. Обмен документами между организациями и передача их в государственные архивы также происходят в бумажной форме. Это объясняется следующими достоинствами документов на бумажных носителях:

• — простота восприятия, удобство просмотра и утверждения, что объясняется особенностями органов зрения человека, биологически не приспособленных к эффективному восприятию изображения на экране видеомонитора;
• — длительная сохранность информации (определяется периодом старения и разрушения бумаги и качеством средств нанесения данных);
• — возможность обеспечения защиты информации от несанкционированного доступа только организационными мерами;
• — более низкий уровень утомляемости при работе с документами.

Кроме того, для документов на бумажном носителе установлен перечень реквизитов, определяющих их юридическую силу. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами.

Технологии документационного обеспечения, использующие электронные документы, имеют несколько явных преимуществ:

• — удельная стоимость их распространения и хранения значительно меньше, чем у документов на бумажных носителях;
• — время распространения и воспроизведения электронного документа в другом месте измеряется существенно меньшим значением (на несколько порядков) по сравнению с бумажным документом;
• — принципиально новым качеством является способность производить содержательный (контекстный) поиск документа;
• — взаимодействие как между сотрудниками одной организации, так и между различными организациями осуществляется на качественно новом уровне, обусловленном возможностями современных телекоммуникационных технологий.

В то же время работа с электронными документами требует учета того, что время активного использования конкретных программно-технических средств и время полезного использования носителей информации может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Необходимо своевременно осуществлять перезапись данных на другой носитель и обновлять средства ее аутентификации. Кроме того, для хранения электронных документов, возможно, надо сохранять также соответствующие (зачастую морально устаревшие) технические и программные средства для воспроизведения информации или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества и недостатки. Поэтому при выборе автоматизированной системы документационного обеспечения управления обязательно надо обратить внимание на то, какие «традиционные» технологии обработки документов можно будет перевести целиком в электронно-цифровую форму, а какие нет.

Конечно, было бы идеальным, если бы предлагаемые на рынке системы одинаково хороню и полно поддерживали и бумажный, и электронный документооборот. К сожалению, таких систем нет, а стало быть, выбирая автоматизированную систему, нужно очень тщательно проверить наличие у нее свойств, которые должны обеспечить работу с бумажными документами, когда это необходимо.

АСДОУ должна обеспечивать выполнение следующих основных функций документационного обеспечения:

• — регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• — передача документов вместе с поручениями по ним исполнителям;
• — контроль за ходом исполнения поручений;
• — подготовка проектов документов и поручений и выполнение процедур их согласования и утверждения;
• — помещение документов в дело;
• — формирование и передача дел в архив предприятия и ведение архива;
• — рассылка исходящих документов;
• — поиск документов, но любому сочетанию параметров запроса и выдача разнообразных сводок и отчетов.

Состав функций и их реализация в каждой конкретной АСДОУ могут существенно различаться, поэтому при выборе системы следует детально и тщательно рассматривать возможности каждой из них. Главным фактором все-таки является функциональная полнота — основной критерий выбора системы. Из этого следует, что если автоматизированная система документационного обеспечения управления может реализовать все перечисленные функции, то с большой степенью вероятности можно утверждать, что она сможет решить все основные задачи работы с документами организации или предприятия. Конечно, это означает только то, что функциональная полнота необходима, но совсем не обязательно, что этого достаточно для каждой конкретной организации.

Современные автоматизированные системы документационного обеспечения управления проектируются в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленных систем управления базами данных (СУБД) или с использованием технологий Lotus Notes, поддерживающих протоколы Internet/Intranet.

Реализация системы должна обеспечивать широкие функциональные возможности на базе концептуально единой системной архитектуры программно-технических средств. При расширении функциональных возможностей информационной системы за счет приложений, приобретаемых у разных поставщиков, необходимо обеспечить технологическую и информационную совместимость на базе российских и международных стандартов и рекомендаций.

В 1997 г. международной организацией по стандартизации (ISO International Organization for Standardization) создается подкомитет по разработке стандартов в области информационных систем для решения следующих задач:

• — унификация описания отдельной системы;
• — определение интерфейса для обмена информацией между системами;
• — унификация обмена данными между различными информационными системами;
• — устранение технических препятствий для связи систем.

В результате была разработана эталонная модель взаимосвязи открытых систем (Open System Interconnection — OSI). Решением совокупности вопросов, связанных с интеграцией и переносимостью, стало развитие методологии и принципов открытых систем.

Открытая система — это система, реализующая открытые спецификации на интерфейсы, службы и форматы данных, достаточные для того, чтобы обеспечить:

• — функциональную расширяемость;
• — интероперабельность;
• — мобильность.

Функциональная расширяемость — возможность обеспечения эволюционного развития конкретной информационной системы при изменении требований к этой системе и при сохранении в максимально возможной степени сделанных ранее вложений.

Интероперабельность прикладных систем — обеспечение совместной работы с другими прикладными системами на локальных и удаленных платформах при одновременной интеграции информационных ресурсов.

Мобильность программного обеспечения — возможность модернизации аппаратной базы системы, находящейся в эксплуатации, при сохранении возможности переноса необходимого программного обеспечения на новые аппаратные платформы.

Открытая спецификация — спецификация, которая поддерживается открытым, гласным согласительным процессом, направленным на постоянную адаптацию новой технологии, и соответствует согласованным стандартам. Согласно этому определению, открытая спецификация не зависит от конкретной технологии, т. е. от конкретных технических или программных средств или продуктов отдельных производителей.

В основе концепции открытых систем лежит понятие среды открытых систем. Среда открытых систем — это описанная совокупность стандартов, с помощью которых унифицируется взаимодействие аппаратуры и всех компонентов программной и информационной среды любой информационной системы: языков программирования, средств ввода/вывода, графических интерфейсов, систем управления базами данных, протоколов передачи данных в сетях, форматов данных в банках данных.

Открытая информационная система управления документами поддерживает следующие основные промышленные стандарты:

• — коммуникационные стандарты (OSI);
• — стандарты управления документами (ODA, ODIF, ODMA, SGML, OLE, CORBA, OpenDoc);
• — стандарты для СУБД (ODBC, SQL).

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закрепленными в Федеральном законе «О техническом регулировании», международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов. В ряде стран мира уже проведены работы по созданию на основе ISO 15 489 национальных стандартов по управлению деловой документацией. В России этот стандарт действует в качестве национального с 01.07.2007.

С целью создания стандартов и протоколов взаимодействия автоматизированных систем документационного обеспечения управления в августе 2002 г. «Гильдией Управляющих Документацией», Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), ГНПП «Гранит-Центр», компаниями «АйТи», «ИнтерТраст», НТЦ ИРМ, «Электронные Офисные Системы» и «Информационные бизнес-системы» сформирована, в соответствии с соглашением, рабочая группа. Результатом деятельности рабочей группы стало издание «Стандарта взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообщений, обеспечивающих взаимодействие автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

В рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002—2010)» Министерством по информационным технологиям и связи проводилась работа по выработке стандартов обмена информацией для систем электронного документооборота между органами государственной власти. Результаты проделанных исследований в настоящее время официально не опубликованы.

Необходимо отметить, что существует ряд устоявшихся технологических характеристик систем, которые олицетворяют самые передовые достижения информационных технологий. Э го, прежде всего, интуитивно понятный и дружелюбный интерфейс, объектно-ориентированный подход и модульность.

Основные идеи графического интерфейса пользователя включают следующие элементы:

• — управление окнами;
• — использование графических символов (пиктограмм) для представления объектов;
• — стиль взаимодействия, называемый непосредственным манипулированием;
• — объектно-ориентированный стиль программирования.

Модульный принцип построения программ обеспечивает поэтапную реализацию автоматизированной системы. Каждый из модулей решает свою конкретную задачу или выполняет конкретную функцию. Состав этих модулей должен меняться без ущерба для работающей системы. Модули, по возможности, должны быть независимы друг от друга при обеспечении глубокой информационной интеграции между ними.

Система должна обеспечивать минимальные усилия и затраты для адаптации в процессе установки и конфигурирования. Для обеспечения большей гибкости системы на этапе проектирования необходимо предусмотреть как можно больше возможностей для последующего ее развития с тем, чтобы избежать значительных временных и иных затрат.

Эксплуатационные характеристики автоматизированной системы документационного обеспечения управления являются одним из важнейших критериев ее выбора, и, оценивая их, целесообразно обратить внимание на следующие качества системы:

• — простота ввода в действие;
• — масштабируемость;
• — разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного обращения к документам и функциям системы;
• — важность протоколирования работы;
• — наличие механизмов администрирования и обеспечения надежности.

Ввод системы в действие. При выборе системы необходимо учесть данные по срокам ее ввода в эксплуатацию у других потребителей и определить состав необходимых мероприятий по ее внедрению. Одним из таких мероприятий является обучение работников — пользователей системы, которое обычно совмещается ими с выполнением текущих служебных обязанностей. Поэтому необходимо, чтобы АСДОУ помимо работы с настоящей базой документов организации допускала бы и работу с их учебной базой, используемой для обучения и тренировки всех заинтересованных сотрудников.

Разумеется, современная автоматизированная система документационного обеспечения управления должна иметь дружелюбный, интуитивно понятный пользовательский интерфейс, максимально приближенный к интерфейсам наиболее распространенных офисных приложений.

Следует обратить внимание на принципы нумерации различных групп документов при их регистрации. Поскольку в период ввода системы в действие отдельные этапы процесса обработки документов могут быть не охвачены автоматизацией, необходимо, чтобы система, хотя бы первоначально, сохраняла наряду с новым и прежний порядок нумерации документов.

Масштабируемость — обеспечение функционирования системы при изменении (как правило, в сторону увеличения) количественных требований без существенных затрат на изменение принципов построения и конфигурирования. Со временем, по мере расширения сферы автоматизации обработки документов, количество рабочих мест в системе постепенно увеличивается. Обычно они устанавливаются сначала в местах регистрации документов, а затем поэтапно осуществляется автоматизация различных подразделений. Поэтому выбираемая АСДОУ должна обеспечивать возможность безболезненного наращивания необходимого количества рабочих мест.

Разграничение доступа пользователей и защита от несанкционированного доступа к документам и функциям системы. АСДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдельных подразделений как непосредственно к текстам документов или их регистрационным карточкам, так и ко всем этапам процесса обработки и использования документов, включая формирование и фиксирование поручений руководителями и подготовку отчетов исполнителями. Помимо аутентификации пользователей требуется поддержка нескольких уровней доступа (разрешающих, например, просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и пр.), определяемых в отношении каждого документа (и даже полей в регистрационной карточке), а также групп пользователей с различными полномочиями (допустим, группы начальников отделов).

В случае если автоматизированная система документационного обеспечения управления является территориально распределенной системой, желательно, чтобы для обмена документами по открытым каналам связи она имела встроенные и сертифицированные ФСО России средства цифровой подписи и шифрования.

Протоколирование работы пользователей. Протоколирование позволяет зафиксировать всю историю документа (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т. д.) и дает возможность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним нескольких пользователей.

Адаптируемость. В силу разных причин в организации могут изменяться номенклатура дел, структура и состав подразделений. Автоматизированная система должна быть способна поддерживать эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных ранее.

Администрирование и обеспечение надежной работы. Средства администрирования АСДОУ, позволяющие назначать и модифицировать полномочия пользователей по отношению к документам и функциям системы, должны обеспечивать ее настройку в соответствии с возможными изменениями организационной структуры. Необходимо, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без средств, позволяющих относить документы к различным темам и классифицировать по тем или иным признакам.

Важнейшими характеристиками устойчивости АСДОУ к неизбежным сбоям и отказам являются:

• — независимость функционирования рабочих мест друг от друга;
• — время восстановления сеанса работы после его аварийного завершения;
• — наличие средств обеспечения целостности данных и их резервного копирования.

Контрольные вопросы

• 1. Каковы задачи, решаемые автоматизированной системой документационного обеспечения управления (АСДОУ)?
• 2. Каковы основные способы создания АСДОУ и в чем их отличительные особенности?
• 3. Что такое MoReq?
• 4. Из каких этапов состоит процесс проектирования и внедрения системы управления документами?
• 5. Какие требования предъявляются к организации, осуществляющей разработку АСДОУ?
• 6. В чем состоит сущность концепции открытой системы?