Учет расходов по заграничным командировкам

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Заграничная командировка связана с поездкой работника по служебным поручениям в другую страну.

Максимальный срок нахождения работника в командировке ТК РФ не регламентируется, конкретные сроки по каждой командировке определяются в зависимости от задач командировки и устанавливаются приказом ру ко вод ител я орган изац и и.

Заграничная командировка оформляется приказом о направлении работника в командировку и авансовым отчетом о произведенных во время командировки расходах с приложением всех оправдательных документов.

Документальное оформление загранкомандировки начинается с оформления приказа о направлении работника в командировку, в котором указывается:

ФИО, должность работника, который направляется в командировку;

• — место, куда он командируется (страна, город, компания);
• — срок, на который он направляется с указанием конкретных дат начала и окончания командировки;
• — цель командировки.

В соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749) командировочное удостоверение для лиц, командированных за границу, не оформляется, кроме случаев командировки в страны СНГ, в которых не ставятся отметки в паспорте при пересечении границы. Таким образом, фактическое время нахождения работника в загранкомандировке определяется по отметкам в паспорте, поставленным при пересечении границы.

Для направления сотрудника в командировку за границу необходимо обеспечить его денежными средствами в валюте страны пребывания или в другой конвертируемой валюте.

Для получения наличной валюты или покупки дорожных чеков организации необходимо предоставить в уполномоченный банк заявку, а также ее копию, приказ о направлении работника в командировку и приказ, в котором определена норма суточных командируемому лицу.

После представления заявки, но не ранее чем за 10 рабочих дней до даты убытия командируемых работников в служебную командировку за пределы России уполномоченный банк выдает организации запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты или дорожные чеки.

Необходимо учитывать, что физические лица (резиденты и нерезиденты) могут единовременно вывозить из России наличную иностранную валюту в сумме не более 10 000 долл. США. Без декларирования на таможне из России разрешено вывозить не более 3000 долл.

Валютные средства могут быть переведены уполномоченным банком непосредственно в страну командирования. В этом случае оформляется заявка на перевод средств в иностранной валюте за границу на индивидуальный счет командируемого лица, открытый в иностранном банке за пределами Российской Федерации.

Если организация не имеет валютного счета, для оплаты командировочных расходов она может купить валюту в безналичном порядке в уполномоченном банке. При этом покупка наличной валюты для оплаты командировочных расходов, например через обменные пункты, запрещена. Данный запрет распространяется на всех подотчетных лиц организации, в том числе на кассира и на подотчетное лицо, получившее аванс на командировочные расходы.

За нарушение данного порядка организации грозит штраф:

• — юридическому лицу — от 40 000 до 50 000 руб.;
• — должностным лицам — от 5000 до 10 000 руб.

В обменных пунктах запрещена также покупка или продажа наличной иностранной валюты от имени организаций. С точки зрения документального оформления обменных операций, даже если работник представит справку, выданную пунктом обмена валюты и подтверждающую обменные операции, она не может служить первичным учетным документом для отражения данных операций в бухгалтерском учете организации.

Пример 5.3

ООО «Спринт» направляет своего сотрудника в командировку в Испанию с 18 но 22 июня (на пять дней). Для выдачи аванса на командировочные расходы в обслуживающем банке приобретена иностранная валюта — 600 долл. США, но курсу 30,70 руб. Для приобретения валюты с расчетного счета перечислены денежные средства в сумме 18 420 руб. Кроме того, организация выдала данному сотруднику 6200 руб. на приобретение авиабилета. На дату зачисления валюты на специальный транзитный счет курс ЦБ РФ составлял 30,64 руб. за 1 долл. США. В тот же день валюта выдана под отчет работнику, направляемому в командировку.

В ООО «Спринт» для отражения операций по заграничным командировкам были открыты субсчета:

• 50.1 «Касса в рублях»;
• 50.4 «Касса в долларах США»;
• 52.2 «Специальный транзитный валютный счет внутри страны»;
• 71.2 «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам».

Приобретение иностранной валюты, получение наличной валюты, а также выдача аванса на командировочные расходы отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

Дебет 57 Кредит 51 — 18 420 руб. — перечислены рубли с расчетного счета для покупки иностранной валюты;

Дебет 52.2 Кредит 57 — 18 384 руб. (30,64 руб. • 600 долл.) — иностранная валюта зачислена на валютный счет;

Дебет 91.2 Кредит 57 — 36 руб. (18 420 руб. — 18 384 руб.) — отражена отрицательная курсовая разница;

Дебет 50.4 Кредит 52.2 — 18 384 руб. (600 долл.) — с валютного счета в кассу получена иностранная валюта;

Дебет 71.2 Кредит 50.4 — 18 384 руб. (600 долл.) — выдан аванс из кассы подотчетному лицу в иностранной валюте;

Дебет 71.2 кредит 50.1 — 6200 руб. — выдан аванс из кассы в рублях подотчетному лицу на приобретение авиабилетов.

Если командированному сотруднику организации выдается аванс не в валюте страны направления в командировку, а в иной конвертируемой валюте, то для определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов необходимо произвести пересчет в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, а затем из рублевого эквивалента — в валюту страны направления.

Изменение курса рубля по отношению к иностранной валюте за период со дня выдачи аванса до дня утверждения авансового отчета командированного работника приводит к появлению курсовых разниц. Порядок пересчета иностранной валюты в рубли и учета курсовых разниц регламентирован Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006).

Согласно этому стандарту датой совершения кассовых операций в иностранной валюте считается дата оприходования денежных средств в кассу или дата их выдачи из кассы организации.