Этикет деловой переписки

В деловом взаимодействии, в его протокольной части, большое место занимает переписка: деловые и рекомендательные письма; благодарственные, поздравительные письма и письма с выражением соболезнования; открытки; телеграммы; факс; электронная почта.

Частично мы уже рассмотрели эти вопросы. Особо пристального внимания требуют правила оформления делового письма. Эти письма принято исполнять на бланках фирмы, на которых указаны ее название, адрес, номер телефона, факс, фирменный логотип. Общепринятой является такая структура письма: справа, чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя, указывается дата отправления с указанием месяца буквами (обозначение даты цифрами в международной практике не допускается). Письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, помещаемого на конверте. Еще ниже, без абзаца у поля, слева, пишут традиционное вежливое обращение: «Дорогой г-н (г-жа) плюс фамилия», или «Уважаемый г-н плюс фамилия». Затем ставится запятая и излагается тема, например: «В ответ на ваш телекс от…» (перед этим ставится сокращение «Re:» и, если надо, перечисляются темы письма).

Завершать официальное деловое письмо следует словами: «Весьма искренне Ваш» или «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» — в зависимости от искренности взаимоотношений.

В конце письма ставится подпись с указанием под ней фамилии и должности отправителя (справа). Если после написания письма сообщается что-либо дополнительно, что в конце листа (слева) ставится: RS. (постскриптум) и дописывается информация. После этого опять ставится подпись.

Если к письму дополняются документы, то пишется: «Приложение» и указываются названия документов.

Если деловое письмо написано не на бланке, а на обычном листе, ниже подписи следует указать название вашей фирмы или компании.

Если письмо адресовано фирме, а вам нужно, чтобы кроме руководителя его просмотрел кто-то из сотрудников, то после адреса внизу ставится обозначение: «Внимание г-на…».

Что касается частных писем, открыток, телеграмм, то они пишутся произвольно. Но чтобы письмо получилось интересным и читаемым, нужно поделиться новостями. При этом не одними только плохими. Более того, не следует заканчивать письмо описанием болезни; нужно ответить на вопросы, заданные в письме (по телефону) вам, поинтересоваться делами у адресата. В письме не следует помещать что-либо оскорбительное или весьма интимное, ведь оно может попасть в чужие руки.

На полученное письмо принято отвечать в течение недели. Давать полученное письмо читать другим не принято. Абсолютно недопустимо вскрывать и читать письма, адресованные другому человеку, пусть даже и самому близкому.

Таковы основные моменты, касающиеся норм и правил этикета, делового протокола в коммуникативной деятельности. Знать и умело опираться на них — признак подлинной коммуникативной культуры.