Основы работы со служебными документами и сведениями ограниченного доступа

В результате изучения данной главы обучающийся должен: знать

• • понятие и функции документов;
• • систему реквизитов документов;
• • правила составления и оформления служебных документов;
• • правовую основу обращения со сведениями, составляющими государственную тайну;
• • систему сведений конфиденциального характера; уметь
• • определять имеющиеся реквизиты документа;
• • оставлять и оформлять служебные документы; владеть
• • навыками работы с секретными и конфиденциальными сведениями.

Понятие, признаки и функции документов. Классификации документов

Документ согласно ФЗ «Об обязательном экземпляре документа» — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фотои кинопленка и т. д.

Появление первых документов относят примерно к III тысячелетию до н. э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления; например, стрела являлась символом войны.

В русском языке слово «документ» появилось во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Основными источниками российского делопроизводства XVIII в. были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов. В 1720 г. Петр I утвердил Генеральный регламент, определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и пр. В то же время были разработаны «генеральные формуляры» документов.

Важнейшими современными источниками делопроизводства являются классификаторы (например, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), унифицированные системы документации (УСД), ГОСТы и др.).

Современное понятие документ включает в себя следующие значения:

• • материальный объект;
• • носитель информации;
• • документированная информация.

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную.

Для юристов большое значение имеют юридическое и криминалистическое понимание документов.

В юридическом смысле документ — это письменный акт, составленный в порядке, предусмотренном законом, и удостоверяющий факт (рождения, вступления в брак и т. д.), подтверждающий право на чтолибо (диплом, завещание и т. п.) или носящий служебный характер.

В криминалистическом понимании документ — объект исследования в судебно-технической экспертизе документов, представляющий собой предмет (бумага, картон и т. п.), на котором знаками запечатлены мысли и факты.

Функция документа — его целевое назначение, присущее ему независимо от того, осознана эта функция автором или нет. Документ всегда является многофункциональным, т. е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени могут менять свое значение. Выделяются общие и специальные функции документов.

Общими функциями документа являются:

• 1. Информационная функция, которая определяется потребностью в запечатлении информации с целью ее сохранения и передачи, и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить следующим образом:
  • • ретроспективная (относящаяся к прошлому);
  • • оперативная (текущая);
  • • перспективная (относящаяся к будущему).
• 2. Социальная функция, присущая многим документам, поскольку они создаются для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Социальная информация — это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно, социальная функция документа есть отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.
• 3. Коммуникативная функция, которая выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
  • • документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
  • • документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.).
• 4. Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Специальными функциями документов являются:

1. Правовая функция, присущая документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные (паспорта, пропуска, удостоверения и т. д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т. п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже.

• 2. Управленческая функция, согласно которой документы выступают как средство управленческой деятельности, специально созданные для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
• 3. Функция исторического источника, которая изучается исторической наукой. Существует две точки зрения:
  • • документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение;
  • • документ наделяется данной функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив.
• 4. Функция учета, которая дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный — отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.