Создание автоматизированной корпоративной системы УПП

Методологическая составляющая корпоративной системы УПП

Ни одна деятельность не может выполняться правильно, эффективно и в установленные сроки без определенных четких правил ее выполнения. Установить такие правила и довести их до всех исполнителей позволяет стандартизация процессов управления, что в полной мере относится к стандартизации процессов УПП.

Как было показано в главе 1, положения существующих международных и национальных стандартов в области УПП носят достаточно общий рекомендательный характер и требуют адаптации с учетом специфики и масштабов деятельности предприятия. Кроме того, их положения не содержат конкретных инструкций, которыми исполнители могли бы руководствоваться в повседневной практической деятельности. Так, в частности, требуется серьезная методологическая проработка следующих вопросов:

• выработка структуры корпоративного портфеля и составляющих его субпортфелей;

• • категоризация проектов и критериев отнесения конкретного проекта к гой или иной категории;
• • определение критериев оценки компонентов портфеля;
• • определение процедур отбора проектов;
• • определение критериев оптимизации, в соответствии с

которыми будет производиться балансировка портфеля;

• определение состава отчетности для целей мониторинга выполнения как отдельных проектов, гак и портфеля в целом, а также входящих в эти отчеты показателей и алгоритмов их расчета.

Также необходимо определить и описать основные процессы УПП применительно к специфике деятельности предприятия, порядок выполнения этих процессов и, участвующие в них роли, используемый понятийный аппарат. Все эти вопросы должны быть проработаны, а ответы на них известны соответствующим сотрудникам. Необходимо также закрепить выработанные решения в нормативных документах предприятия, довести эти решения до сотрудников и добиться применения на практике. Таким образом, на предприятии должен быть создан корпоративный стандарт УПП.

Под корпоративным стандартом понимают:

• • совокупность принципов, разработанных на конкретном предприятии и рейдирующих его деятельность;
• • совокупность внутренних нормативных документов, создаваемых на предприятии и регламентирующих эти принципы.

Для целей определения и формализации всех перечисленных выше аспектов управления портфелями проектов на предприятии создается система внутреннего нормативного регулирования УПП (СВПР УПП). Составляющие ее документы определяют как общие принципы УГ1П, так и их применение для конкретных процессов и функций, обеспечивают единство методологических, организационных и технических подходов при реализации управленческих функций на предприятии в целом и в его отдельных структурных подразделениях. Полная и грамотно выстроенная СВНР УПП не только обеспечивает отбор для реализации эффективных и соответствующих стратегическим целям проектов, но и является основой для выполнения контрольных процедур, облегчает вхождение в рабочий процесс для новых сотрудников.

Практически на всех предприятиях в той или иной степени осуществляется внутреннее нормативное регулирование управленческой деятельности. Однако, далеко не всегда можно говорить о наличии целостной и непротиворечивой СВНР предприятия как в области регулирования процессов УПП, так и в других областях управления. Причинами того являются:

• • недостаточное количество документов, т. е. наличие «белых пятен»;
• • формальный характер документов — документы не отражают реальных особенностей деятельности предприятия;
• • неактуальный характер документов — документы не пересматриваются в соответствии с происходящими изменениями;
• • несогласованность и противоречивость документов;
• • завышенный уровень требований, делающий соответствующую систему неработоспособной в силу избыточности требований.

Избежать данных недостатков позволяет следование принципам целостности и единообразия, практической направленности, стабильности, адекватности, компактности и удобства применения и соответствия нормам законодательства.

Принцип целостности и единообразия должен распространяться как на документы, входящие в СВНР, так и на всю систему в целом. Документы, составляющие СВНР, должны быть построены по единым правилам, отвечать единым требованиям к структуре и оформлению, использовать единую терминологию.

Принцип практической направленности означает, что СВНР должна способствовать решению реальных управленческих задач.

Принцип стабильности требует, чтобы создаваемая система строилась на достаточно продолжительный период времени.

Принцип адекватности заключается в том, что СВНР должна быть адекватна сложившейся на предприятии практике управления и особенностям его хозяйственной деятельности.

Принцип компактности и удобства применения неразрывно связан с принципом практической направленности. СВНР не должна быть слишком громоздкой, чтобы ее применение нс было затруднено. Необходимо обеспечить навигацию по системе, определить перечни документов, обязательные для изучения и применения в работе каждым сотрудником, участвующим в процессах УПП.

Принцип соответствия нормам законодательства. Хотя СВНР предназначена в первую очередь для решения внутренних задач предприятия, она не может противоречить правилам, установленным законодательными актами.

Регламентирующие документы организации подразделяются на зри основные типа:

• • организационные (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, описания рабочих мест);
• • нормативные (политики и положения по направлениям деятельности, методики, регламенты, руководства);
• • распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения).

В хозяйственной деятельности предприятий используются и другие документы — финансовые, информационно-справочные, планово-учетные, кадровые, коммерческие. Формы этих документов являются унифицированными в Российской Федерации или разрабатываются в рамках предприятия. Порядок их использования устанавливается корпоративными положениями и регламентами.

Традиционная СВНР имеет трехуровневую иерархическую структуру, включающую в себя все перечисленные выше типы регламентирующих документов. На первом уровне находится документ, описывающий цели и политику предприятия в регламентируемой области и вводящий понятийный аппарат. На втором уровне располагаются методики реализации отдельных политик и регламенты отдельных бизнес-процессов. На третьем уровне располагаются рабочие и контрольные инструкции для отдельных исполнителей. Применительно к регламентации процессов УГ1Г1 три уровня иерархической структуры СВНР составляют следующие документы.

Первый уровень. Обычно основной документ первого уровня называется «Положение об организации УПП предприятия». Данный документ:

• • формулирует общие категории УПП;
• • классифицирует основные объекты УГ1Г1;
• • определяет процессы и фазы жизненного цикла УПП;
• • определяет основных субъектов, участвующих в процессах УПП;
• • вводит единый для документов всех уровней понятийный аппарат (глоссарий);
• • определяет состав и принципы построения документов более низких иерархических уровней СВПР.

К документам этого уровня также можно отнести Положения о подразделениях или других организационных структурах, выполняющих ключевые функции в процессах УПП, например, таких как Комитет по УПП или Офис управления проектами (см. раздел 3.2).

Второй уровень. Данный уровень составляют методики и регламенты. Методики детально описывают методы и приемы выполнения соответствующих действий, а регламенты устанавливают последовательность, ответственных лиц и сроки выполнения, содержат схемы регламентируемых процессов. В общем случае регламенты отвечают на вопрос: «Что, кому, в каком порядке и в какие сроки нужно делать?», а методики отвечают на вопрос: «Как это нужно делать?».

Третий уровень. Данный уровень представляет совокупность рабочих инструкций и шаблонов используемых распорядительных и первичных документов. Рабочие инструкции содержат описание пошагового алгоритма действий, которые необходимо выполнить конкретному исполнителю (группе исполнителей) в регламентируемом бизнес-процессе. При использовании на предприятии ИС, автоматизирующих процессы УГ1П, к документам данного иерархического уровня относятся также инструкции пользователей ИС. Главное назначение рабочих инструкций — обеспечить «технологическую поддержку» исполнителя, создать предпосылки для управления его деятельностью, обеспечить высокое качество работы.

Стандартизация процессов УПП обеспечивает более эффективную реализацию управленческих функций и рационализацию (снижение трудозатрат) деятельности конкретных исполнителей за счет применения единых оптимальных апробированных подходов и создает условия для успешного проведения автоматизации.

Предполагается, что, приступая к построению системы УПП, предприятие уже успешно организовало управление отдельными проектами, в т. ч. в его методологическую составляющую. Поэтому, разрабатывая СВНР УПП, необходимо опираться на принципы и понятийный аппарат, заложенные ранее во внутренних нормативных документах управления проектами (УП), развивая и дополняя их применительно к портфелям проектов.

Разработанную корпоративную методологию УПП необходимо довести до сотрудников и контролировать ее применение на практике, нс полагаясь на сознательность и энтузиазм участников процессов управления. По данным, приведенным в [13], даже самые добросовестные менеджеры в период интенсивной работы склонны забывать о требованиях регламентов, мотивируя это отсутствием времени и жесткой необходимости соблюдения установленных правил. Ничто так не дискредитирует СВНР, как возможность безнаказанного игнорирования ее требований. Поэтому на предприятии необходимо регулярно проверять соблюдение методологии. Это должно осуществляться двумя взаимодополняющими способами.

Первый способ заключается в поддержании постоянной обратной связи со всеми участниками корпоративной системы УПП, выявлении и устранении причин, не позволяющих следовать положениям нормативных документов. Если какое-либо положение систематически нс выполняется большинством сотрудников, необходимо подумать о его изменении или о дополнительных мотивационных стимулах. Поэтому рассматриваемый способ подразумевает внесение изменений в документы с целью повышения их качества и удобства практического использования, не исключается и изменение в самих процессах УПП.

Второй способ заключается в проведении регулярных контрольных мероприятий, по результатам которых применяются инструменты поощрения сотрудников, соблюдающих требования нормативных документов, и наказания тех, кто эти требования игнорирует. Поощрения и наказания могут выражаться в форме премий и депремирования, благодарности и порицания, учете в сводном рейтинге сотрудника и в иных формах, принятых на предприятии.

Практический пример к разделу 3.1

Описание бизнес-ситуации. На предприятии создается корпоративная система УПП. Раннее были автоматизированы и регламентированы процессы управления отдельными проектами, разработана единая СВПД в области управления проектами. В рамках создания корпоративной системы УПП принято решение создать на предприятии Комитет по УПП и Офис управления проектами. Предполагается осуществить внедрение АИС УПП. Примерный перечень внутренних нормативных документов, составляющих корпоративный стандарт УПП, приведен в таблице 14.

Таблица 14. Примерный состав документов, составляющих корпоративную СВНР в области УПП

Контрольные вопросы к разделу 3.1

• 1. Почему положения международных и национальных стандартов УПП требуют доработки и адаптации для каждого конкретного предприятия?
• 2. Что представляет собой корпоративный стандарт УПП?
• 3. Какие методологические аспекты процессов УГ1Г1 необходимо проработать и детализировать в корпоративном стандарте?
• 4. Какие типичные, выявленные на практике, недостатки СВНР снижают эффективность ее применения?
• 5. Назовите основные принципы построения системы внутреннего нормативного регулирования предприятия.
• 6. Опишите иерархическую структуру корпоративной СВНР УПП.
• 7. Опишите документы, составляющие первый иерархический уровень СВНР.
• 8. Назовите и охарактеризуйте документы, составляющие первый иерархический уровень СВНР УПП.
• 9. Назовите и охарактеризуйте документы, составляющие второй иерархический уровень СВНР УПП.
• 10. Назовите и охарактеризуйте документы, составляющие третий иерархический уровень СВНР УПП.

Литература

к разделу 3.1

• 1. Богданов В. В. Управление проектами. Корпоративная система — шаг за шагом. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. — С. 64−73.
• 2. Забродин Ю. Н., Михайличенко А. М., Саруханов А. М., Шапиро В. Д., Ольдерогге Н. Г. Управление инвестиционными программами и портфелями проектов: справочное пособие. — М.: Издательство «Дело» АНХ, 2010. — С. 499−554.
• 3. Николаева С. А., Шебек С. В. Корпоративные стандарты: от концепции до инструкции, практика разработки. — М.: Книжный мир, 2002. — 33 с.