Технологическая составляющая корпоративной системы УПП

Функциональные области автоматизации и выбор соответствующей архитектуры решения

Технологическая составляющая УГ1Г1 представляет собой совокупность программных средств, поддерживающих процессы управления, и соответствующей технической инфраструктуры. Ядро, основу технологической составляющей, представляет собой автоматизированная информационная система управления портфелями проектов (АИС УПП).

Существует два основных подхода к выбору платформы для автоматизации процессов УГШ: внедрение специализированного ПО или внедрение соответствующего модуля корпоративной ERP системы. Очевидно, что решение зависит от уже существующего на предприятии информационного ландшафта и возможности предприятия по финансированию данного проекта.

Достаточно полный и представляющий практический интерес сравнительный обзор специализированных систем, автоматизирующих процессы УПП, приведен в [27]. Среди них были выделены программные продукты СА Clarity PPM, HP Project and Portfolio Management Center и Microsoft Project Portfolio Server no критериям качества ПО как такового, наличию методологической поддержки со стороны поставщика и возможности интеграции с существующими на предприятии информационными системами.

Следует отметить, что функционал перечисленных специализированных систем позволяет успешно автоматизировать процессы формирования портфелей, однако детальная информация о ходе реализации отдельных проектов, необходимая для мониторинга выполнения портфеля в целом, обычно содержится в других информационных системах. АИС УПП не может полноценно существовать без интеграции с автоматизированной информационной системы управления проектами (АИС УП), поскольку первая использует и агрегируег данные из второй до уровня программ, субпортфслсй и корпоративного портфеля проектов в целом. По мнению автора, автоматизация процессов УПП без предварительной автоматизации процессов управления отдельными проектами (в качестве первого этапа) почти всегда обречена на неудачу и лишена смысла, поскольку напоминает строительство крыши без возведения фундамента и стен. Поэтому ниже функциональные области УП и УПП, требующие автоматизации, рассматриваются в совокупности.

• 1. Автоматизация процессов формирования портфеля проектов:
  • • ведение структуры портфеля, субнортфелей, программ с возможностью агрегации показателей по иерархии;
  • • поддержка ролевой структуры УПП и назначение сотрудников на роли;
  • • ведение индивидуальных групп критериев для оценки проектов различных категорий и входящих в разные типы портфелей;
  • • оценка и приоритезация проектов относительно

установленных критериев;

• • сценарное моделирование портфелей;
• • поддержка статусной модели и маршрутов согласования сценариев портфелей;
• • поддержка системы финансовых и натуральных показателей портфелей проектов;
• • автоматизация управления изменениями на уровне портфелей и хранение истории изменений.
• 2. Автоматизация процессов управления отдельными проектами:
  • • инициация проектов;
  • • планирование проектов:

о поддержка календарно-сетевого планирования; о поддержка ресурсного планирования; о формирование бюджетов проектов;

о поддержка ролевой структуры УП и назначение сотрудников на роли; о поддержка статусной модели проектов; о управление изменениями и хранение истории изменений;

• поддержка документооборота проектов:

о хранение шаблонов документов; о формирование первичных документов проектов в соответствии со спецификой их выполнения с использованием шаблонов;

о поддержание статусной модели и маршрутов согласования документов проектов; о ведение архива первичных документов;

• ведение управленческого учета по проектам: о выполненных работ;

о использованных материальных и трудовых ресурсов; о запасов материальных ресурсов, приобретенных для выполнения проекта;

о расчетов с поставщиками, подрядчиками, заказчиками; о движения денежных средств в рамках проекта.

• 3. Мониторинг выполнения отдельных проектов и портфелей проектов:
  • • контроль отклонений параметров реализации проектов от заданных значений на основании системы настраиваемых условий и проверок, контроль параметров реализации портфелей на основании показателей входящих в них проектов, оповещение ответственных лиц о возникновении ситуаций, требующих вмешательства;
  • • формирование регламентной отчетности, включающей установленный набор показателей;
  • • формирование гибкой аналитической отчетности по запросу пользователей;
  • • наглядное отображение информации с помощью информационных панелей.
  • • ведение репозитория бизнес-процессов УП и УГ1Г1;
  • • хранение внутренних нормативных документов;
  • • хранение итоговых документов проектов.

Наиболее эффективным подходом является формирование на предприятии единой информационной среды, в которой должны решаться как специфические задачи управления проектами и портфелями, так и общие задачи бухгалтерского учета, учета материальных потоков, бюджетирования, документооборота, ведения архива проектной документации.

Очевидно, что помимо информационных систем, обеспечивающих автоматизацию деятельности в перечисленных функциональных областях, для обеспечения эффективной работы сотрудников необходимо также наличие современных средств коммуникации, обеспечивающих их взаимодействие, в т. ч. удаленное, доступ к информационным ресурсам Интернета, использование современных текстовых редакторов и т. п. Однако перечисленное не является специфической особенностью автоматизации процессов УП и УГ1Г1 и поэтому выходит за рамки данного раздела.

Возможный подход к архитектурному построению АИС УП и УПП приведен на рис. 14. Следует отметить, что специализированные системы, автоматизирующие процессы управления проектами и портфелями проектов имеют собственные средства построения отчетности, однако их возможности в этой области достаточно ограничены. Поэтому для создания единого информационного пространства предприятия, обеспечения возможностей формирования гибкой аналитической отчетности целесообразно использовать специализированное ПО для хранения данных и построения отчетности (средний и верхний уровни «пирамидки» на рис. 14).

Рис. 14. Возможная архитектура АИС УП и УПП

Выбор конкретного решения зависит от масштабов бизнеса, количества выполняемых проектов, состава уже внедренного ПО и финансовых возможностей предприятия.

Примерами комплексного подхода к автоматизации всех перечисленных выше функциональных областей является решение, предлагаемое одной из крупнейших российских консалтинговых компаний — ЛАНИТ — для автоматизации УГ1П в инвестиционностроительной деятельности, реализованные на платформе SAP [51]. В Практическом примере к данному разделу приведено краткое описание решения ЛАНИТ, в практическом внедрении которого автор принимал непосредственное участие.

Следует отметить, что внедрение такого рода комплексных решений, позволяющих автоматизировать все перечисленные функциональные области, решений требует достаточно долгого (свыше года) времени и существенных финансовых затрат. Альтернативой является использование специализированных систем, автоматизирующих только процессы УП и УПП, которые должны быть интегрированы в общую информационную среду предприятия. Такой подход в настоящее время является в России достаточно популярным, он позволяет компаниям среднего бизнеса решить задачи автоматизации процессов УП и УПП в достаточно сжатые сроки и с приемлемым бюджетом. Минусами такого решения являются высокие интеграционные издержки. В связи с этим на некоторых предприятиях вопросы интеграции не решаются или решаются нс в полном объеме, что приводит к дублированию информации в нескольких ИС, отсутствию единой системы НСИ, порождает связанные с многократным ручным вводом ошибки, затрудняет оперативную подготовку отчетности.

Проиллюстрировать подход, основанный на использовании специализированно ПО, можно рассмотрев Microsoft Enterprise Project Management Solution — решение для корпоративного управления проектами — ЕРМ, используемое совместно с Microsoft SharePoint. Данное решение включает в себя программные продукты Microsoft Project, Microsoft Project Server и платформу Microsoft SharePoint.

Microsoft SharePoint представляет собой средство для создания корпоративных интранет-порталов, обеспечения совместной работы пользователей, поиска информации. Этот компонент Microsoft ЕРМ позволяет для каждого проекта создавать библиотеки документов, увязывать документы, риски, вопросы с задачами по проектам, обеспечивать электронное согласование и утверждение проектных документов. Microsoft Project представляет собой ПО для автоматизации процессов управления отдельными проектами. Microsoft Project Portfolio Server позволяет автоматизировать процессы УГ1П и организовать централизованное управление ресурсами.

В решении ЕРМ реализуются следующие функции АИС УП:

• • календарное планирование. Информация о календарных планах всех проектов хранится в единой базе данных, что позволяет увязывать проекты по срокам между собой;
• • централизованное ресурсное планирование. Информация обо всех ресурсах организации хранится в единой базе данных, что позволяет учитывать при планировании текущую загрузку ресурсов на различных проектах и прогнозировать их доступность;
• • контроль реализации проектов и использования ресурсов. Обеспечивается возможность ввода информации о ходе проекта непосредственными исполнителями. Сотрудники, занятые в выполнении проектов, централизованно отчитываются в единой системе учета рабочего времени;
• • учет и анализ отклонений от плана проекта, прогнозирование последствий.

В части автоматизации процессов формирования портфеля проектов использование Microsoft Project Portfolio Server предоставляет пользователям следующие возможности, объединенные в меню «Стратегия».

• 1. Создание библиотек бизнес-факторов. По своей сути бизнесфакторы представляют собой наборы критериев, по которым в дальнейшем будет производиться оценка компонентов портфеля. Могут создаваться глобальные бизнес-факторы для предприятия в целом или локальные для различных подразделений, входящих в организационную структуру.
• 2. Приоритезация бизнес-факторов. Производится сравнительная оценка важности бизнес-факторов и опредсляюся их приоритеты.
• 3. Формирование пула проектов, которые являются потенциальными компонентами портфеля.
• 4. Оценка проектов по определенным бизнес факторам и ранжирование проектов по результатам оценки.
• 5. Моделирование сценариев портфеля проектов с учетом приоритетов проектов, их взаимных связей и ограничений по бюджету и ресурсам.
• 6. Сравнение сценариев между собой.
• 7. Определение границы эффективности портфеля.
• 8. Фиксация состава оптимального портфеля и дальнейший переход к процессам его реализации.

После фиксации состава портфеля все отобранные проекты перемешаются из стадий «Инициация» (Создание) на стадию жизненного цикла «Планирование».