Коммуникации и информация в управлении организациями

Роли и месту коммуникаций в деятельности организаций, в том числе хозяйственных, за последние годы посвящено огромное количество научных и общедоступных публикаций, но теории и практике управления, вопросам функционирования организационных систем, инновациям и т. п.

Проблемы совершенствования коммуникаций в той или иной степени отражаются практически во всех значимых исследованиях эффективности управления, разнообразных учебных материалах для менеджеров, справочниках и т. п.

Один из классических трудов по теме «Коммуникации в организациях» Э. Роджерса и Р. Агарвала-Роджерс был издан в нашей стране еще в 1980 г. Обращение науки к этой проблематике отражает объективное возрастание значимости различных форм общения в управлении при переходе к новой парадигме.

Принято разделять потоки и каналы информации:

• а) по источнику:
  • • формальные — установленные административно в соответствии с организационной и должностной структурами,
  • • неформальные — возникающие на основе личных контактов работников, как компенсация недостаточности официальных каналов;
• б) направленности:
  • • вертикальные — между работниками, находящимися на разных уровнях иерархии. В связи с проблемой обратной связи, различают восходящие и нисходящие потоки информации,
  • • горизонтальные — устанавливающиеся между работниками, находящимися на одном иерархическом уровне.

В традиционном управлении при господстве иерархических организационных структур наибольшее внимание, естественно, уделяется вертикальным нисходящим коммуникациям. Тем не менее эффективность их функционирования сомнительна. По результатам исследований лишь 20—25% официальной информации, исходящей от высшего руководства крупных западных компаний, доходит до рабочих и правильно понимается ими. До мастеров доходит примерно 30%, а до начальников цехов — не более 40%.

Положение с восходящей информацией еще сложнее. При неразвитости или отсутствии действенных каналов обратной связи до высшего руководства доходит не более 10% информации, адресуемой рабочими. Недостаток формальной информации восполняется неформальной, которая часто не соответствует действительности, т. е. является слухами. Слухи, как правило, дезорганизуют нормальную деятельность.

Результаты выборочного мониторинга системы коммуникаций на 80 предприятиях и в организациях различных форм собственности, отраслей и сфер деятельности Санкт-Петербурга в 2000;х гг.

показали: внутрифирменная коммуникация на сегодняшний день является одной из самых отсталых областей в практике отечественного управления. Относительно более упорядоченной является система продуцирования и передачи нисходящей административной и производственной информации.

Существенное влияние оказывает большое число факторов, например: размер и история организации, организационно-правовая форма, отрасль, характеристики продукта и технологического процесса и т. п.

Однако главным является отсутствие заинтересованности руководства в выявлении и максимальной реализации резервов потенциала всех сотрудников, которая в рыночной экономике жестко диктуется конкурентной средой.

Информация, которую можно условно назвать социально значимой (в ее состав следует включить не только относящуюся к внепроизводственной части жизнедеятельности работника как социального существа, но и информацию о проблемах, направлениях развития, перспективах и задачах, подготовке и принятию важнейших решений в организации и др.), никак не регулируется, а то и вообще отсутствует.

Порядок и механизмы аспекта коммуникации (и соответствующей ей информации), которую можно определить как «междууровневую», т. е. призванную обеспечивать передачу информации по ограниченному числу уровней структуры в обоих направлениях: как «нисходящую» — сверху вниз, так и «восходящую» — снизу вверх, в адекватном виде также не определены. В лучшем случае имеется общий формализованный порядок документооборота, не предусматривающий возможность проявления инициативы «снизу».

При различных имеющихся классификациях функций внутрифирменной коммуникации в современной экономике, значимость которых трудно переоценить, выделяются две основных:

• — обеспечение управляемости;
• — обеспечение информированности.

Если первая в гой или иной мере и осознается российским практическим менеджментом, то, как правило, лишь в непригодной для современной экономики управленческой парадигме субъектно-объектного взаимодействия.

Работник даже среднего управленческого звена (а иногда и высшего, если нет «смягчающих» обстоятельств в виде родственных или личных дружеских связей) воспринимается как объект воздействия, поведение которого полностью поддается внешнему контролю и регулированию.

Отсюда функция обеспечения информированности рассматривается лишь в усеченном виде, как информированность самого руководителя. И это несмотря на то что в числе руководителей предприятий и организаций, представленных в выборке, имеются люди, получившие вполне современную управленческую подготовку, информированность их работников не является для них не то что самодовлеющей ценностью, но даже и конкретным резервом для повышения эффективности деятельности их организаций.

В литературе зачастую принято объяснять плохое информирование работников проявлением невнимания к ним со стороны руководства. Более важной является объективная сторона — плохое информирование означает отсутствие реальной заинтересованности в более полном раскрытии потенциала работников и, значит, в более эффективной работе организации.

Отсюда следует, что руководитель действует в полном соответствии с «теорией X», и даже не допускает мысли, что рядовые работники хотят работать лучше. Вероятно, такие люди в организации все же действительно есть, но они, нс имея полной информации о ситуации, просто не могут использовать свой квалификационный и творческий потенциал в нужном направлении — оно им неизвестно.

Вопросы и задания для повторения и самоконтроля

• 1. Каковы основные варианты содержания термина «отношения»?
• 2. Каким образом организация может выступать как непосредственный регулятор поведения ее членов?
• 3. В чем различие способов общения руководителей в традиционной и современной парадигмах управления?
• 4. Как соотносятся формальные и вертикальные каналы внутрифирменной информации?
• 5. Назовите основные функции внутрифирменной коммуникации в управлении.
• 6. Что такое уровень внутрифирменной коммуникации как референт уровня управления?