Информационная система торговли «1С: Управление торговлей 8»

программа управление торговля поставки взаиморасчет

Введение

Конфигурации Начальное заполнение информационной базы Управление торговлей Планирование Управление отношениями с клиентами (CRM)

Управление поставками и запасами Взаиморасчеты с контрагентами Заключение Список использованной литературы

В современных условиях динамично развивается рынок комплексных интегрированных систем автоматизации предприятий, учреждений самого различного профиля (финансовых, промышленных, офисных) и самых различных размеров с разнообразными схемами иерархии, начиная от малых предприятий численностью в несколько десятков человек и завершая крупными корпорациями численностью десятки тысяч сотрудников. Такие системы предназначены для решения задач как предприятия в целом (управление финансовыми ресурсами, управление запасами, планирование и производство, сбыт и снабжение, техническое обслуживание и ремонт оборудования, управление персоналом и т. п.), так и уровня его производственных подразделений, цехов и участков.

" 1С: Управление торговлей 8″ — это современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Прикладное решение позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Конфигурации

Конфигурации могут выполнять разные функции, решать разные задачи. Поэтому каждая из них нуждается в конкретном наборе данных (информационных массивов). Однако в системе может использоваться и несколько информационных баз, обрабатываемых с помощью одной и той же конфигурации. Это нужно тогда, когда требуется на одном компьютере обрабатывать операции нескольких компаний. Различные информационные базы следует применять в случае, если эти компании никак не связаны друг с другом. Если же несколько юридических лиц, ведущих обособленный бухгалтерский учет, должны рассматриваться как единая компания и требуется получать консолидированные отчеты по всей совокупности совершаемых ими хозяйственных операций, то учет лучше вести в одной информационной базе.

После установки системы программ «1С:Предприятие 8.0» список информационных баз пуст. Если программа уже использовалась, то в списке могут присутствовать одна или несколько информационных баз.

Для создания новой базы следует нажать на кнопку " Добавить" . Появится окно, в котором пользователю предлагается либо создать новую информационную базу, либо подключить уже имеющуюся. Последнее может быть необходимо в том случае, если какая-то информационная база была перенесена на данный компьютер (имеется в сети или на сервере) и теперь ее нужно зарегистрировать в системе.

Для создания новой базы данных, следует поставить пометку на пункте «Создание новой информационной базы» и нажать кнопку " Далее >" .

В окне перечисляется список установленных конфигураций, для которых можно создать свою информационную базу. В нашем случае установлена только конфигурация «Управление торговлей». Щелкните мышью по изображению символа «+» .

Программа предлагает выбор из двух вариантов. Первый («Управление торговлей») соответствует созданию пустой информационной базы, а второй — информационной базы с демонстрационным примером («Управление торговлей (Демо)»). Нам нужно создать пустую базу. Поэтому раскроем папку «Управление торговлей» .

На экране отобразится номер версии установленной конфигурации. Установим курсор на этот пункт, обязательно проверяем, что помечен пункт «Создать информационную базу из шаблона», и нажмем кнопку " Далее >" .

В данном окне предлагается указать название информационной базы и выбрать место ее расположения: на данном локальном компьютере, другом компьютере сети или на сервере. В данном случае будем работать с информационной базой, размещенной на локальном компьютере. Название можно выбрать любое. Однако если на компьютере предполагается вести несколько информационных баз, то рекомендуется давать им названия, дающие ясное толкование того, к чему они относятся, поскольку именно это название будет отображаться в списке информационных баз, выводимом при запуске системы. Нажимаем кнопку " Далее >" . Программа предлагает указать место расположения информационной базы на компьютере.

По умолчанию предлагается разместить базу в папке «Мои документы». В зависимости от версии операционной системы путь к ней может быть различным. Для работы программы не принципиально, где будет размещена информационная база. Для того, чтобы выбрать иное местоположение информационной базы, чем предлагает система «1С:Предприятие», следует нажать кнопку с изображение многоточия. Ее наличие рядом с полем ввода означает, что подставляемое в него значение может быть выбрано из того или иного списка. В данном случае нажимая на кнопку " Многоточие" откроет стандартный для Windows диалог выбора файла.

Выбираем нужное расположение информационной базы, указываем имя папки, в которой она будет размещена, и нажимаем кнопку " Готово" . Информационная база создана и зарегистрирована в системе.

Начальное заполнение информационной базы

Для входа в программу следует установить курсор на нужную информационную базу и нажать кнопку " 1С: Предприятие" . После загрузки конфигурации откроется основное окно программы.

При этом может появиться сообщение.

В данном случае соглашаемся и нажимаем кнопку " Ok" . Программа произведет необходимые действия, отобразит сведения о них в окне служебных сообщений, и откроет окно с описанием действий по начальному заполнению информационной базы.

Управление торговлей

Конфигурация позволяет автоматизировать задачи контроля и анализа торговых операций в комплексе со смежными задачами управленческого учета:

· планирование продаж и планирование закупок;

· управление отношениями с клиентами (CRM);

· управление поставками и запасами;

· управление взаиморасчетами с контрагентами и др.

Тем самым обеспечивается эффективное управление торговым бизнесом современного предприятия. Конфигурация поддерживает следующие разновидности торговли: оптовую, розничную, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), прием товаров на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.

Выполнение заказов точно в сроки и прозрачность хода выполнения каждого заказа становится все более важным аспектом деятельности предприятий. Функционал управления заказами, реализованный в конфигурации, позволяет оптимальным образом размещать заказы покупателей и отражать их в планах подразделений предприятия в соответствии с принятой в компании стратегией исполнения заказов и схемами работы (работа со склада, под заказ). При регистрации заказа необходимые товары будут автоматически зарезервированы на складах предприятия, а при отсутствии нужного количества товаров может быть сформирован заказ поставщику.

Эффективность торговли зависит от политики ценообразования, для управления которой предназначена отдельная подсистема. Механизмы ценообразования позволяют предприятию определять и реализовывать ценовую политику в соответствии с имеющимися аналитическими данными о спросе и предложении на рынке.

Конфигурация имеет следующие функциональные возможности:

· формирование цен товаров при продаже;

· хранение информации о ценах конкурентов и поставщиков;

· автоматическое обновление закупочных цен;

· сравнение цен компании и цен конкурентов и поставщиков;

· формирование прайс-листа с отпускными ценами;

· применение скидок и наценок при формировании документов продажи:

o ручных скидок;

o автоматических скидок с использованием различных условий;

o скидок по дисконтным картам, в том числе накопительных скидок.

Автоматизирован учет операций поступления и реализации товаров и услуг, включая оптовую, комиссионную и розничную торговлю. Все операции по оптовой и комиссионной торговле учитываются в разрезе договоров с покупателями и поставщиками. При продаже товаров выписываются счета на оплату, оформляются накладные и счета-фактуры. Для импортных товаров учитываются данные о стране происхождения и номере грузовой таможенной декларации. Автоматизировано отражение возвратов товаров от покупателя и поставщику.

Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как с автоматизированными, так и не автоматизированными торговыми точками.

Ведется учет возвратной многооборотной тары с возможностью контроля лимитов возвратной тары при передаче тары покупателю.

Планирование

Планирование является одним из важнейших условий организации эффективной работы предприятия. Планирование охватывает основные направления хозяйственной деятельности — продажи, закупки, управление денежными средствами во взаимодействии между собой. Планирование опирается на прогнозирование спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов, перспектив развития предприятия Планирование заключается в установлении целей деятельности предприятия на определенный период времени, определение путей реализации поставленных целей, ресурсного обеспечения. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей предприятия.

В процессе планирования составляется совокупность планов по направлениям деятельности, которые охватывают важнейшие подразделения предприятия. Планирование является одним из наиболее результативных способов снижения издержек. Кроме того, планирование — это средство координации деятельности подразделений предприятия.

В результате удается сократить сроки выполнения заказов, оптимизировать движения материалов и складские остатки, в целом повысить эффективность работы предприятия.

Реализованные в конфигурации механизмы планирования обеспечивают:

· сценарное планирование для выработки различных вариантов развития предприятия;

· проектное планирование;

· фиксацию распланированных данных для защиты от изменения (по сценариям и периодам).

Планы продаж и закупок увязываются между собой. На основании планов масштаба предприятия могут составляться планы для отдельных объектов планирования.

В процессе планирования обычно составляется несколько вариантов одних и тех же планов, роль разделителей для которых играют сценарии. Разные сценарии соответствуют разным стратегиям и разным вариантам развития предприятия. В рамках каждого сценария составляется собственный комплект планов предприятия.

Сценарии различаются степенью проработки деталей. Один сценарий может предназначаться для составления укрупненных планов, другой сценарий — для составления уточненных планов.

Существенное ускорение процесса подготовки планов достигается за счет использования специального инструмента — «Помощника планирования» .

Управление отношениями с клиентами (CRM)

Управление отношениями с клиентами, известное также как CRM или Customer Relationship Management, является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия.

CRM — это концепция управления отношениями с клиентами в условиях активной конкуренции, нацеленная на максимальное освоение потенциала каждого клиента и партнера в интересах предприятия.

Концепция CRM предполагает регулярный сбор и анализ информации о каждом клиенте, реальном и потенциальном: как клиент отреагировал на деловое предложение, доволен ли он качеством обслуживания, меняются ли его предпочтения со временем, насколько аккуратно он выполняет взятые на себя обязательства и, в конечном итоге, сколько дохода клиент приносит (или мог бы принести) предприятию. Отслеживаются все стадии отношений с клиентом. Тщательно улавливаются признаки опасного ухудшения отношений, поскольку, как известно, на конкурентном рынке затраты на привлечение нового клиента на порядок превышают затраты на удержание имеющегося клиента.

Концепция CRM предусматривает гармоничное сочетание формального подхода и индивидуального отношения к каждому клиенту. Но если количество активных клиентов предприятия измеряется в десятках или сотнях, а количество потенциальных клиентов — соответственно в сотнях или тысячах, то полная реализация концепции CRM приведет к накоплению огромных массивов информации, работать с которыми без привлечения специальных средств автоматизации будет просто невозможно.

Конфигурация содержит средства автоматизации концепции CRM. Функциональные возможности конфигурации позволяют предприятию успешно управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами.

Предусматривается регистрация всех действий по заключению и исполнению сделок, регистрация всех контактов с контрагентами, как реальными, так и потенциальными.

Конфигурация позволяет делать следующее:

· использовать персонифицированный подход к нуждам и требованиям каждого клиента;

· хранить полную контактную информацию по контрагентам и их сотрудникам, историю взаимодействия с ними;

· регистрировать информацию о поставщиках: условия доставки товаров, надежность, сроки исполнения заказов, номенклатура и цены поставляемых товаров и материалов;

· автоматически оповещать пользователей о предстоящих контактах с контрагентами и других событиях (в частности, о днях рождения контактных лиц);

· планировать рабочее время и контролировать рабочие планы работников;

· анализировать незавершенные и планировать предстоящие сделки с покупателями и потенциальными клиентами;

· регистрировать каждое обращение потенциального клиента и в дальнейшем анализировать процент привлечения клиентов;

· оперативно контролировать состояние запланированных контактов и сделок;

· проводить интегрированный анализ отношений с клиентами;

· проводить анализ причин срыва выполнения заказов покупателей и объемов закрытых заказов;

· анализировать и оценивать эффективность рекламных и маркетинговых акций.

Автоматизированные механизмы управления отношениями с клиентами можно использовать не только как эффективное орудие в конкурентной борьбе за выгодных клиентов. Предоставляется хранилище информации о контрагентах предприятиях с удобными средствами доступа. Сотрудник, принявший звонок незнакомого ему клиента, может прямо в процессе телефонного разговора войти в курс дела, оперативно пролистав сведения о клиенте и о последних контактах с ним на экране своего компьютера.

Возможности конфигурации по управлению отношениями с клиентами могут быть востребованы коммерческим директором, директором по маркетингу, сотрудниками маркетинговых, сбытовых и снабженческих подразделений предприятия.

Управление поставками и запасами

управление торговля конфигурация контрагент Материальные потоки являются основой хозяйственной деятельности торгового или производственного предприятия. Рациональное управление товарно-материальными ценностями, минимизация складских запасов в сочетании с гарантированным обеспечением хозяйственной деятельности являются залогом эффективной деятельности предприятия. Использование функционала управления запасами позволяет эффективно организовать складское хозяйство, повысить производительность труда работников склада, сотрудников снабженческо-сбытовых структур.

В прикладном решении реализован детальный оперативный учет материалов, продукции и товаров на складах. Обеспечивается полный контроль запасов товарно-материальных ценностей на предприятии.

Прикладное решение позволяет:

· управлять остатками товарно-материальных ценностей в различных единицах измерения на множестве складов;

· вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, возвратной тары;

· детализировать расположение товара на складе по местам хранения, что позволяет оптимизировать сборку заказов покупателей (товаров в накладных) на складе;

· учитывать серийные номера, сроки годности и сертификаты;

· контролировать правильность списания серийных номеров и товаров с определенными сроками годности и сертификатами;

· задавать произвольные характеристики партии (цвет, размер и т. д.) и вести партионный учет в разрезе складов;

· учитывать ГТД и страну происхождения;

· комплектовать и разукомплектовывать товарно-материальные ценности;

· резервировать товарно-материальные ценности.

Организация складского хозяйства может быть различной, структура может быть как простой, так и достаточно иерархически сложной. Склады или места хранения могут быть как на территории предприятия, так и расположены удаленно.

Сведения о складских запасах могут вводиться в информационную систему с высокой степенью детализации: до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т. д.), до уровня серийных номеров и сроков годности товаров. Предусмотрена возможность получения стоимостных оценок складских запасов по себестоимости и потенциального объема продаж в отпускных ценах.

Предусматривается проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и автоматическая обработка их результатов. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством ценностей, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи) или оприходования (в случае выявления излишков).

Средства статистического анализа запасов позволяют оценить привлекательность каждого изделия по его доле в обороте или прибыли предприятия, стабильность продаж, выявить плохо продаваемую продукцию по таким критериям, как средний срок хранения, расход за период и коэффициент оборачиваемости.

Взаиморасчеты с контрагентами

Договорная работа с контрагентами пронизывает всю хозяйственную деятельность предприятия. В работе с контрагентами задействованы подразделения, занимающиеся управлением финансами, закупками, продажами, маркетингом и др.

Важнейшую часть работы с контрагентами составляет функция управления взаиморасчетами. Функционал управления взаиморасчетами с контрагентами охватывает полный цикл операций по взаимодействию с деловыми партнерами от момента возникновения обязательств по договорам до их выполнения. Реализуемая гибкая кредитная политика позволяет повысить привлекательность предприятия для клиентов и его конкурентоспособность на рынке.

Функционал управления взаиморасчетами может использоваться в финансовых, снабженческих и сбытовых структурах предприятия, позволяя оптимизировать финансовые и материальные потоки.

Конфигурация позволяет анализировать изменение задолженности во времени, оперируя двумя видами задолженности — фактической и прогнозируемой (отложенной). Фактическая задолженность связана с операциями расчета и моментами передачи прав собственности. Отложенная задолженность возникает при отражении в системе таких событий, как заказ на поставку или передачу на комиссию товарно-материальных ценностей, заявка на получение денежных средств, плановое поступление денежных средств.

Предусмотрены специальные документы для проведения сверки взаиморасчетов с контрагентами и корректировки взаиморасчетов.

Конфигурация поддерживает методики учета задолженностей в различных разрезах: по договорам, заказам, счетам.

Дополнительно возможна детализация взаиморасчетов по расчетным документам. Это позволяет контролировать оплату каждой конкретной накладной параллельно с учетом ведения взаиморасчетов по заказам и по договору в целом.

Кредитные линии

В рамках договоров с ведением взаиморасчетов в разрезе расчетных документов имеется возможность отслеживать взаиморасчеты в соответствии с введенными для контрагента кредитными линиями. Для открытия кредитной линии необходимо завести для контрагента новый договор, либо ввести параметры кредитной линии в существующий договор с данным контрагентом. В качестве параметров кредитной линии используются сумма допустимой задолженности и срок задолженности.

Провести документ, по которому превышен срок или сумма кредита, может только пользователь, обладающий специальным правом на отключение контроля взаиморасчетов.

Заключение

В отличие от своего предшественника, прикладного решения «1С: Торговля и склад 7.7», новое прикладное решение рассчитано не только на автоматизацию учета, но и на реальную помощь управленцам всех уровней, начиная с директора. Многие руководители оценят новые средства интерактивного анализа ситуации, получения детальных расшифровок интересующих показателей. Однако, еще более важна возможность получения и анализа управленческой информации на регулярной основе. Вам не обязательно изучать экранные меню или детально знать функции системы, чтобы использовать «1С:Предприятие 8» как активный источник необходимых сведений. Опция «Рапорт руководителю» обеспечит формирование и представление обзора текущей ситуации — автоматически, регулярно, по заданному вами распорядку. Значения основных показателей, проблемы, требующие вашего оперативного вмешательства, сопоставление результатов работы менеджеров — этот отчет вы можете просмотреть в интернете, получить по электронной почте в командировке или поручить секретарю его распечатать. Таким образом, находясь в любой точке земного шара, вы будете держать руку на пульсе своего бизнеса, принимать решения и планировать дальнейшие действия, основываясь на актуальной картине реального состояния дел.

1. В. И. Подольский «ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА» Издательское объединение «ЮНИТИ» 1998 г.

2. Шуремов Е. Л. Информационные технологии оптовой торговли: Практическое пособие, — М.: ООО «1С-Паблишинг», 2003.-186 с: ил.

3. Сайт «1С:Предприятие 8» http://v8.1c.ru/