Создание электронных документов

Создание электронных документов программно-техническими средствами системы электронного делопроизводства федеральных органов исполнительной власти обеспечивает такие важные их качества, как аутентичность (подлинность), достоверность, целостность, пригодность для использования.

Электронное документирование осуществляется на базе комплекса программных средств электронного офиса Microsoft Office, включающего:

• • универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов — Microsoft Word]
• • электронную таблицу с аналитическими функциями и средствами построения диаграмм — Microsoft Excel;
• • программу презентационной графики для создания слайдов и мультимедиа-презентаций — Microsoft PowerPoint,
• • систему управления переменными базами данных для создания отчетов, запросов, списков почтовой рассылки — Microsoft Access;
• • информационную систему для работы с электронной почтой и документами — Microsoft Outlook;
• • другие продукты и возможности (OneNote, Publisher, Lync, Project, Visio, Info Path), а также вспомогательные средства (графический редактор, поддержка, помощник) и др.

Первый выпуск Microsoft Office 365 вышел 28 июня 2011 г., а 3 декабря 2012 г. была представлена новейшая версия офисного пакета компании — Microsoft Office 2013.

В приложениях Office содержатся стандартные команды, основные операции для совместной работы, шаблоны документов, которые можно использовать при создании юридических документов, служебных записок, писем, факсимильных сообщений, отчетов, справочников, бюллетеней, расписаний, повесток дня и т. п.

• Шаблон — особый вид документа (бланк, формуляр), предоставляющий специальные средства для стандартного оформления итогового документа, содержащий одинаковые для этих документов текст, стили оформления, элементы автотекста, макросы, меню и присвоенные сочетаниям клавиш операции, панели инструмента.

В поставку Word включены стандартные шаблоны для часто используемых типов документов, включая письма и факсы, памятки, отчеты, информационные бюллетени и web-страницы. При создании документа с помощью шаблона весь фиксированный текст и все фиксированные графические элементы располагаются автоматически. Использование включенных в шаблон стилей гарантирует, что все созданные с помощью шаблона документы содержат одни и те же шрифты, параметры расположения на странице и т. д.

В шаблонах хранятся стандартные тексты, стили, элементы автотекста, настраиваемые панели инструментов. Наиболее простой способ создать шаблон — открыть подготовленный документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его в каталоге Шаблоны или в одном из его подкаталогов.

Помимо шаблонов при создании новых документов в Office предусмотрена возможность использования средства, называемого мастер.

• Мастер — специальный автоматизированный документ, позволяющий руководить пошаговым процессом создания нового документа.

Преимущество использования мастера состоит в том, что он упрощает процедуру создания документа, в процессе которой требуется ответить на вопросы мастера, полученные данные автоматически вставляются в текст документа с соответствующим форматированием.

Редактирование текста документов. Среди множества программ для редактирования текста документов, используемых в организациях, наиболее популярен текстовый редактор Microsoft Word. Он позволяет:

• • выводить текст редактируемого документа на экран дисплея;
• • вносить в него изменения, дополнения, исправления;
• • переставлять местами фрагменты текста;
• • автоматически проверять орфографию;
• • использовать различные шрифты;
• • обогащать текст таблицами, рисунками, диаграммами и др.;
• • работать одновременно с несколькими документами;
• • переносить фрагменты одного документа в другой.

Новые версии офисных комплексов позволяют осуществлять коллективную работу с документами, взаимодействовать с Интернетом.

В федеральных органах исполнительной власти создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а также электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота^[1].

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба РФ.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью федерального органа исполнительной власти — автора документа в соответствии с Законом об электронной подписи.

При определении сроков хранения электронных документов, уничтожении и др. действуют правила, установленные для документов на бумажном носителе.

Главной проблемой электронных документов является придание им юридической силы. В соответствии с Законом об информации при хранении, обработке и передаче документов с помощью информационных и телекоммуникационных систем достоверность информации может подтверждаться электронной цифровой подписью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения прав доступа к информации на различных уровнях иерархии управленческого аппарата.

Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи, сертифицированные в установленном порядке.

• Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию^[2].

В соответствии с Законом об информации при хранении, обработке и передаче документов с помощью информационных и телекоммуникационных систем достоверность информации может подтверждаться электронной цифровой подписью, а также шифрованием, созданием надежной системы защиты от несанкционированного доступа к документам за счет построения системы разграничения нрав доступа к информации на различных уровнях иерархии управленческого аппарата. Закон об электронной подписи регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Оцифрование как способ создания электронных документов. В управленческой деятельности документы создаются и функционируют в двух формах: на бумажном носителе и в электронной форме. Для создания электронного документного массива используется метод оцифрования.

• Оцифрование (от англ, imaging, синоним терминов «имиджинг» и «цифровой электронный имиджинг») — процедура сканирования документа и перевода его из аналогового в цифровой формат электронного документа.

Постановлением об утверждении правил делопроизводства утвержден новый термин «электронный образ документа».

• Электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

Юридическую силу оцифрованных документов, т. е. электронных копий отсканированных бумажных документов, обеспечивает заверение с помощью технологии электронной цифровой подписи. Оцифрование регламентируется организационным документом (положением, регламентом, инструкцией), устанавливающим порядок и правила перевода документов в электронную форму.

• [1] Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
• [2] Закон об электронной подписи, ст. 2.