Учет, аудит и анализ расчетов с подотчетными лицами

Происходящие в последние годы изменения в российском бухгалтерском учете и отчетности в значительной степени касаются учета расчетов. Это связано как с общим реформированием российского бухгалтерского учета, так и с отдельными его нормами.

Одним из важнейших направлений учета расчетов является бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. Расчеты с подотчетными лицами используются практические на всех предприятиях, имеют свои особенности и в обязательном порядке должны быть учтены. Структура и объем расчетов с подотчетными лицами оказывают влияние на финансовые потоки предприятия, объем наличных денежных средств, уровень затрат и прибыль предприятия. Все это подчеркивает необходимость осуществления своевременного и достоверного осуществления бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. С вышеизложенным и связана актуальность выбранной темы дипломной работы.

Целью исследования является изучение методологи и практики, постановки и ведения учета, аудита и анализа расчетов с подотчетными лицами.

Для реализации поставленной цели в работе решались следующие задачи:

— определить роль и значение бухгалтерского учета с подотчетными лицами в условиях действия рыночной экономики;

— рассмотреть методологическую основу бухгалтерского учета;

— изучить информационное обеспечение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

— рассмотреть порядок и особенности организации бухгалтерского учета с подотчетными лицами на предприятии;

— рассмотреть порядок проведения экономического анализа и аудита расчетов с подотчетными лицами.

Предметом исследования являются расчеты с подотчетными лицами.

Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью фирма «Торговый Дом Ярмарка».

Организационно-правовая форма рассматриваемого предприятия — Общество с ограниченной ответственностью. ООО фирма «Торговый Дом Ярмарка» с 1997 года занимается оптовой торговлей продуктами питания и фасовкой круп, с 1999 года производством подсолнечного масла, с 2001 года производством ингредиентов для пищевой промышленности.

На сегодняшний день, предприятие имеет значительные производственные мощности и сформированные рынки сбыта своей продукции в трех направлениях деятельности:

— производство нерафинированного подсолнечного масла по технологии «холодный отжим» и розлив растительного масла других производителей;

— производство ингредиентов для пищевой промышленности;

— упаковка сыпучих продуктов питания.

Показатели деятельности предприятия представлены в следующей таблице.

Анализ показателей рентабельности фирма «Торговый Дом Ярмарка» за 2006;2008 гг.

Показатели Годы

2006 год 2007 год 2008 год

1. Выручка (нетто) 20 505 364 24 726 390 27 417 829

2. Прибыль от продаж 1 810 332 2 616 819 144 854

3. Чистая прибыль, тыс. руб. 1 250 916 2 060 697 2 326 083

4. Среднегодовая сумма всех активов 10 295 482 14 253 972 22 211 036

5. Среднегодовая величина ОС и НМА (по остаточной стоимости) 3 288 746 3 344 369 3 597 926

6. Среднегодовая величина оборотных активов 4 935 729 4 687 614 7 237 559

7. Среднегодовая сумма реального собственного капитала (чистых активов) 3 733 038 8 873 541 13 193 283

8. Рентабельность активов по чистой прибыли 0,12 0,14 0,10

9. Рнтабельность внеоборотных активов по чистой прибыли 0,38 0,62 0,65

10. Рентабельность оборотных активов по чистой прибыли 0,25 0,44 0,32

11. Рентабельность реального собственного капитала по чистой прибыли 0,34 0,23 0,18

12. Рентабельность продаж по прибыли от продаж 0,09 0,11 0,01

13. Рентабельность продаж по чистой прибыли 0,06 0,08 0,08

14. Среднесписочная численность работников 365 379 391

Для написания данной работы были использованы учебные и периодически материалы, нормативно-законодательная база, отчетность и данные предприятия.

Глава I. Сущность бухгалтерского учета с подотчетными лицами

1.1. Роль и значение бухгалтерского учета с подотчетными лицами в условиях действия рыночной экономики

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов. Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами при оплате командировочных расходов.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Подотчетное лицо — доверенное лицо предприятия, которому предприятие предоставило такой статус (статус — (лат. status) правовое положение, состояние).

Статус подотчетного лица — совокупность прав и обязанностей физического лица, находящегося в определенных отношениях с предприятием — работника данного предприятия, должностного лица, владельца предприятия. В понятие статуса входят права и обязанности лица, предусмотренные для участника трудовых, административно-правовых отношений.

Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение. Возможность применения санкций со стороны контролирующих органов за нарушение принятых правил проведения расчетов наличными денежными средствами предусматривает повышенные требования к осуществлению расчетов с подотчетными лицами. Отметим, что соблюдение определенных правил осуществления таких расчетов, предполагающих последовательность и точность заполнения первичных документов, получение и выдачу наличных денег подотчетным лицом, заполнение учетных регистров, контроль за проведением расчетов, отражение операций на счетах бухгалтерского учета и в отчетности, в налоговом учете и т. д. позволяет в значительной мере повысить надежность проведения операций на данном участке учета и снизить потери.

Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.

Абсолютная ликвидность денежных средств превращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях и внеоборотных активов. Но в то же время широкое использование наличных денежных средств для расчетов между юридическими лицами (и торговыми организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а в последнее время и для ухода от налогов. Поэтому неудивительно стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать проесс обращения наличных денежных средств.

Для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:

наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе предусматривать:

— круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;

— размеры подотчетных средств;

— сроки их возврата или отчета об израсходовании;

соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;

соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому.

Операции по отражению в учете расчетов с подотчетными лицами — привычные, можно сказать повседневные для бухгалтеров предприятий всех форм собственности и видов деятельности. Реформа бухгалтерского учета практически не затронула данный вид расчетов, неизменными остались правовая база таких операций, круг документов и регистров учета, оформляемых при этом, и многое другое.

В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций — с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте, расчетами, перемещением ценностей (необоротные и оборотные активы), оплатой услуг, формированием затрат и стоимости ценностей, налогообложением, удержаниями из заработной платы работников, специфически решенных правовых отношений, использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии, и т. д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.