БААН — Финансы

Второй по важности подсистемой является «БААН — Финансы». В рамках подсистемы автоматизируются три основные функции финансового управления: учет, анализ и планирование. Подсистема полностью интегрирована с другими подсистемами корпоративной информационной системы Infer ERP LN (BAAN). Она включает в себя следующие модули:

• • «Главная книга»;
• • «Счета дебиторов»;
• • «Счета кредиторов»;
• • «Управление денежными средствами»;
• • «Система финансового плана»;
• • «Финансовые отчеты»;
• • «Основные средства».

Структура подсистемы «БААН — Финансы» представлена на рис. 5.1. Кратко остановимся на возможностях и особенностях подсистемы.

Рис. 5.1. Структура подсистемы «БААН — Финансы»^1.

В подсистеме «БААН — Финансы» можно использовать несколько календарей, каждый из которых содержит до 99 периодов. Это позволяет одновременно проводить финансовые операции в текущем финансовом году, например готовить баланс или отчет по налогам за прошедший финансовый год.

Все операции обрабатываются в реальном времени. Информация обновляется автоматически на всех уровнях немедленно после ввода операции, поэтому все пользователи, работающие в системе, видят свежую информацию. Операции могут обрабатываться и в пакетном режиме.

Модуль «Главная книга» — центральный в подсистеме. Он имеет иерархическую структуру: каждому счету можно сопоставить счет более высокого уровня и набор субсчетов, всего определено 99 уровней счетов. Пользователь может сгруппировать финансовую информацию из «Главной книги» по пяти направлениям учета, при помощи которых финансовая информация может быть отражена и проанализирована с пяти различных сторон.^[1]

Пользователь может самостоятельно определять схемы сложных операций, которые многократно использует в своей работе, а также названия направлений учета. После этого нужно только ввести суммы — и система автоматически выполнит проводки.

Модуль «Счета дебиторов» получает счета из модуля «Управление продажами» подсистемы «БААН — Сбыт, снабжение и склады». Для каждого счета может быть задан график платежей клиента с указанием сроков и сумм. Эта информация будет учтена при прогнозировании движения денежных средств.

Модуль «Счета кредиторов» дает возможность организовать в компании процедуру санкционирования оплаты полученных счетов перед их регистрацией и оплатой. Счета на закупки могут поступать при помощи электронной системы обмена данными. Также в модуле используется механизм автоматической сверки и связывания полученных счетов и отправленных заказов.

В модуле «Управление денежными средствами» реализована поддержка электронных банковских операций. Для исходящих платежей формируется файл в банковском формате, после чего этот файл можно передать в банк для дальнейшей обработки. Банковский файл поступивших платежей автоматически сопоставляется с предполагаемыми платежами, которые зафиксированы в модуле «Управление денежными средствами» или с открытыми записями в «Счетах дебиторов». Также консолидируются данные из других подсистем и формируется прогноз денежных средств.

Модуль «Система финансового плана» содержит инструменты для разработки прогнозов и составления финансового плана. Он позволяет создавать новые финансовые планы и корректировать уже существующие на основе данных текущих периодов. Фактические данные могут быть использованы для создания новых финансовых планов.

В модуле «Финансовые отчеты» создаются отчеты на основании данных модулей, входящих в финансовую подсистему. Финансовый отчет, как правило, включает обобщенную информацию в графическом виде. Информация из отчетов может служить основой для расчета показателей деятельности, ретроспектива которых может храниться в системе.

В модуле «Основные средства» создается регистр основных средств с иерархической структурой. Одна из важных функций модуля — расчет амортизации основных средств. Кроме того, доступны различные методы расчета амортизационных отчислений. Регистр учета основных средств интегрирован с «Главной книгой», благодаря чему амортизационные отчисления или переоценка основных фондов могут осуществляться в автоматическом режиме.

• [1] Рис. сост. по: Система «БААН»: оптимальное управление в условиях современной конкуренции // Компьютер в бухгалтерском учете и аудите. 1999. 3-й квартал. URL: http://wwv.k-press.ru/comp/1999/3/okbaan/okbaan.asp