Управление трудовой адаптацией

Этапы адаптации.

Процесс адаптации нового сотрудника можно разделить на несколько этапов (рис. 7.3), каждый из которых подразумевает проведение определенных адаптационных мероприятий и применение конкретных инструментов адаптации.^[1]

Рис. 7.3. Этапы адаптации персонала

компьютер и т. д. Также для новичка нужно определить наставника и включить его в план корпоративного обучения, если в компании проводятся централизованные тренинги.

2. Вводный этап: первый день работы в компании. На этом этапе происходит оформление нового сотрудника в отделе кадров и предоставление необходимых документов: трудовой договор; правила внутреннего трудового распорядка; должностная инструкция; памятка новичка (табл. 7.1). Сотрудник отдела кадров проводит ознакомительную беседу, где обсуждаются организационные и экономические вопросы. Также новому сотруднику могут выдать комплект сувенирной продукции, справочник по компании, брошюру по корпоративной культуре и последние выпуски корпоративной газеты — комплект новичка. Заканчивается такая беседа экскурсией по компании и знакомством с коллегами. Далее с новым сотрудником должен поговорить руководитель: обсудить план на испытательный срок и представить наставника, если используется система наставничества. Однако не всегда такая беседа проводится в первый день — подробное обсуждение плана вхождения в должность может происходить в течение первой недели.

Таблица 7.1

Образец памятки новичка

Окончание табл. 7.1

После этого новый сотрудник устраивается на рабочем месте — у него уже есть все необходимое для начала работы: адрес электронной почты, номер телефона, доступ на необходимые информационные ресурсы и т. д. По компании рассылается сообщение о выходе нового сотрудника. В электронном письме обычно указывают имя и фамилию, отдел и должность работника, а также добавляют фотографию, чтобы персоналу было легче ориентироваться. Иногда в письме перечисляют перечень обязанностей, если речь идет, например, о секретаре или офис-менеджере, чтобы сотрудники знали с какими вопросами можно к ним обращаться.

Нужно не забыть добавить контакты нового сотрудника в корпоративные справочники. Рекомендуем разместить в справочнике фотографии сотрудников, чтобы вновь пришедшие работники могли быстрее запомнить своих коллег и чувствовали себя увереннее в новом коллективе.

3. Ознакомление и общая ориентация: первая неделя работы. Довольно трудно рассказать все о компании за один день, поэтому ознакомительные мероприятия продолжаются в течение нескольких последующих дней.

Цели этого этапа:

• — формирование положительного отношения к организации;
• — обеспечение понимания принципов функционирования компании;
• — прояснение требований и ожиданий со стороны компании, обеспечение понимания принципов функционирования отдела, внутренних и внешних коммуникаций отдела;
• — формирование командного духа и лояльности.

Для достижения этих целей используются такие инструменты, как программа адаптации, «Welcome-тренинг», корпоративная брошюра.

Программа адаптации (адаптационный лист) готовится линейным руководителем совместно с отделом персонала. Структура программы включает следующие разделы:

• — задачи на испытательный срок;
• — перечень мероприятий, которые нужно посетить;
• — контроль исполнения.

Задачи на испытательный срок определяются руководителем и разъясняются новичку при подписании программы адаптации. При постановке задач обычно используется методика SMART, благодаря чему можно измерить результат их достижения в любой контрольной точке, допустим, через месяц после начала работы (процент выполненного от запланированного).

Среди мероприятий прежде всего стоит назвать Welcome-тренинг, речь о котором пойдет ниже. Также сюда можно отнести обучение в учебном центре, работа с наставником.

Контроль исполнения необходим для понимания того, как проходит адаптация. В этом разделе фиксируются контрольные даты испытаний и собеседований. Так, например, сюда можно включить тест на знание характеристик продукта/услуг компании или беседы с руководителем, но прошествии первого и второго месяцев исполнительного срока.

Welcome-тренинг, или вводный курс «Добро пожаловать в компанию!» проводится для обеспечения сотрудника основной информацией об организации и о перспективах, которые он может иметь, работая в ней. Работнику сообщают сведения об истории компании, ее политике и правилах. Сюда же включаются сведения об организационной структуре, порядке работы, количестве подразделений и филиалов и их расположении и др. Вся информация подается в положительном ключе для формирования лояльности новичков к новому месту работы.

Формы проведения Welcome-тренинга сводятся к следующим.

• • Аудиторный тренинг. Это классический вариант проведения вводного обучения. Преимуществами такой формы является реальное общение как с сотрудниками, проводящими обучение (что дает возможность получить ответы на все интересующие вопросы и познакомиться со старожилами компании), так и с новичками из других подразделений (опыт показывает, что люди, пришедшие в компанию одновременно, часто заводят приятельские отношения и держатся вместе).
• • Электронный курс (e-learning). Это компьютерная программа, которая в интерактивной форме рассказывает о компании. Стиль курса может быть совершенно различным: от строгого до веселого, когда тренинг разработай в виде игры или мультфильма. Пример представлен на рис. 7.4. Основные требования к таким программам — быть красивыми, попятными, с хорошей графикой и без ошибок. Сотрудник должен запомнить его как положительный опыт, позволивший ему быстрее освоиться в новом коллективе.
• • Смешанный вариант. Такое обучение включает как аудиторные модули, так и элементы электронного обучения. Данный формат становится наиболее распространенным, так как позволяет специалистам службы персонала разрабатывать сбалансированные программы, определяя, какая часть информации может быть изучена новичками самостоятельно, а в каких случаях целесообразно живое общение.

Продолжительность Welcome-тренинга зависит от потребностей компании, а именно от объема информации, которую планируется донести до новых сотрудников. Опыт показывает, что программа, как правило, длится от двух часов до двух дней. Некоторые компании проводят тренинг продолжительностью до пяти рабочих дней, но такие программы скорее можно отнести к полноценном}' обучению, где Welcome-тренинг воспринимается как вводная часть.

Рис. 7.4. Электронный курс «Адаптация нового сотрудника» корпорации Adidas, разработанный компанией «Живое обучение».

Содержание Welcome-тренинга традиционно включает в себя ряд информационных блоков.

Блок 1. Сведения о компании — необходимо познакомить участников тренинга с историей организации, ее настоящим и будущим. Одной из ошибок является использование в подготовке данного блока презентаций, разработанных департаментами маркетинга и продаж и ориентированных на клиентов компании. Важно помнить, что клиенты являются внешним окружением компании и входят в другую целевую аудиторию, в отличие от сотрудников компании, что непосредственно влияет на расстановку акцентов.

Блок 2. Информация о производимых продуктах / оказываемых услугах. Даже в том случае, если среди новичков нет сотрудников департамента продаж, которым придется работать с клиентами, рекомендуется не подходить к данному блоку формально. Любому сотруднику, независимо от его должности, будет интересно получить специфические сведения о том, как производится продукция или как осуществляются услуги, будь это нефтяная отрасль или игрок телекоммуникационного или алкогольного рынка.

Блок 3. Объяснение принципов корпоративной культуры — как правило, разъясняются существующие нормы и положения корпоративной культуры. Он включает следующую информацию:

• — основные положения корпоративного кодекса компании;
• — корпоративные мероприятия, поздравления, негласные традиции и т. д.;
• — корпоративные стандарты в области дресс-кода, делового этикета.

Возможно также включение в Welcome-тренинг информации о корпоративной политике в области управления персоналом, просмотр фильма о компании и дополнительные экскурсии на производство, в музей компании, но аллее славы — экспозиции дипломов и наград организации, которые размещают на стенах или в холлах.

Другим инструментом, направленным на быструю адаптацию сотрудника на новом месте работы, является корпоративная брошюра. Ее цель сориентировать новичка в большом объеме информации, которую необходимо знать о компании. Она может содержать как сведения, касающиеся выполнения прямых обязанностей, например, рекомендации для продавца в розничном сетевом магазине, так и общекорпоративную информацию: карту-схему предприятия, сведения о корпоративной символике, телефонный справочник и т. д.

Первые недели являются очень напряженным периодом для нового сотрудника — нужно много узнать и запомнить, а рабочий процесс постоянно прерывается какими-то организационными делами. Постепенно работник входит в спокойный режим и начинается следующий этап — действенная адаптация.

• 4. Действенная адаптация. Этот этап состоит в приспособлении нового работника к своему статусу и в значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. От выстраивания отношений в коллективе во многом зависит, как новый сотрудник будет принят на рабочем месте, и в конечном счете эффективность его деятельности. На данном этапе важно оказывать максимальную психологическую поддержку работнику, регулярно проводить беседы и оценивать эффективность его деятельности на новом рабочем месте, своевременно выявляя и устраняя возникающие проблемы. Использование наставничества помогает провести процесс адаптации с наилучшими результатами.
• 5. Завершение испытательного срока. На этапе завершения важно получить обратную связь от всех участников процесса адаптации нового сотрудника, провести анализ эффективности самого процесса и его элементов.

За две недели до окончания испытательного срока сотрудник отдела персонала должен:

напомнить руководителю об окончании испытательного срока сотрудника его подразделения;

— направить сотруднику, наставнику и руководителю бланки для оценки деятельности нового сотрудника в период испытательного срока.

За три дня до окончания испытательного срока:

• — проконтролировать заполнение оценочных форм;
• — обсудить результаты вхождения в должность нового работника;
• — подвести итоги;
• — в случае негативного решения предложить перевод на другое место работы в рамках компании или уволить; в случае положительного решения — поздравить с прохождением испытательного срока;
• — провести беседу с сотрудником при участии руководителя, наставника, сотрудника службы персонала;
• — уточнить ключевые задачи на год, разработать план индивидуального развития работника.
• 6. Функционирование. Этот этап характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. Как правило, при спонтанном развитии процесса этот этап наступает после 1 — 1,5 лет работы. Если же процесс адаптации регулировать, то достаточной эффективности можно ожидать уже через несколько месяцев работы нового сотрудника. Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую финансовую выгоду, особенно если в организацию привлекается большое количество персонала.

В завершение надо заметить, что для каждой категории сотрудников в зависимости от должности и уровня подготовки желательно применять свой набор адаптационных инструментов. Например, в компании CocaCola существует такая практика:

• — для руководящего состава составляется программа адаптации;
• — для работников отдела «Производство и Логистика» применяется наставничество (к каждому новому сотруднику прикрепляется ментор);
• — для новичков коммерческого отдела проводятся специализированные тренинги;
• — для работников отдела «Поддержка» есть курс электронного обучения.

В той или иной мере e-leaming используется для всех категорий персонала этой корпорации, так как эго удобный и интересный способ предоставления информации о компании и ее продуктах, правилах и т. д. Также в рамках электронного курса можно проводить тестирование по окончании обучения с мгновенной интерпретацией результатов.

• [1] Предварительный этап. Основной задачей этого этапа являетсяподготовка рабочего места для сотрудника, который в ближайшее времявыйдет на работу. Если речь идет о работнике производственного департамента, необходимо заранее подготовить инструменты, станок, комплектрабочей одежды. Для офисного сотрудника нужно подготовить стол, стул,