Особенности исполнения и учет количества документов

При исполнении входящих документов, формируемых в дела структурных подразделений — исполнителей, без составления письменного ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т. п.) ответственные за ведение делопроизводства указанных структурных подразделений вносят необходимую информацию в соответствующие РКФ на уровне структурных подразделений.

Подразделение документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства) периодически составляет перечень документов, сведения об исполнении которых отсутствуют, и направляет его в соответствующие структурные подразделения.

Ответственные за ведение делопроизводства структурных подразделений анализируют представленный перечень и вносят необходимую информацию в РКФ на уровне структурных подразделений.

Учет количества документов за отчетный год проводится в таможенном органе по месту регистрации документов:

• • в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) по РКФ, созданным в системе электронного документооборота;
• • в остальных структурных подразделениях — с учетом всех видов управленческой документации (протоколов, актов и др.) и форм регистрации, по РКФ, созданным в: истеме электронного документооборота, журналам и др.

Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитываются отдельно.

Результаты учета обобщаются подразделением документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства). Итоговые данные подсчета представляются начальнику (заместителю начальника) таможенного органа и в вышестоящий таможенный орган в табличной форме в установленном порядке в соответствии с правовыми актами ФТС России.

За единицу учета количества документов принимается сам документ (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа) без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.

Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства) по учетным формам.