Использование документов архива таможенного органа

Понятие использования документов архива таможенного органа

Использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Основные формы использования документов архива таможенного органа — это:

• • информирование начальника (заместителя начальника) таможенного органа и структурных подразделений, а также других организаций о наличии в архиве таможенного органа тех или иных документов и их содержании;
• • исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
• • использование документов в средствах массовой информации;
• • подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;
• • выдача документов для работы в помещении архива таможенного органа;
• • выдача документов во временное пользование.

Информирование и исполнение запросов осуществляется архивом таможенного органа по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.

Информирование может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.

Информирование может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности; к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

При выполнении запроса организации справка, перечень, тематическая подборка копий документов направляются с сопроводительным письмом.