Автоматизированный научно-справочный аппарат архива таможенного органа

Автоматизированный НСА архива — это комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.

Автоматизированный НСА может базироваться на системе электронного документооборота, применяемой в таможенном органе, и прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др.).

Основными полями электронной РКФ являются: название вида документа, дата, индекс документа, наименование и аннотация документа, индекс дела, наименование дела и др.

Поиск информации о документе может осуществляться как, но одному полю РКФ, так и по комбинации полей.

Поле РКФ «номер дела по номенклатуре» является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.

При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.

Если пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется перейти к конкретному документу, автоматически могут создаваться перечни документов, вошедших в дела.

Основные поисковые реквизиты номенклатуры дел: индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и статья по перечню.

На основе электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел. При этом «фильтром» для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).

В электронной описи содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания считаются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов, указание на подлинность (копийность).

Совокупность электронных описей дает информацию о фонде в целом.

Электронные РКФ выступают основой для создания автоматизированного каталога.

Если в традиционном НС, А виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.

Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, географическое название, персоналии и т. д. Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет отнести документ к одной или нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим названиям — как географический и т. д.

Автоматизированный НСА предоставляет по сравнению с традиционным НСА более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции НСА выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.

Ключевые слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне фонда, описи, дела, документа.