Формальная и неформальная организация

В каждом трудовом коллективе наряду с формальной (официальной) структурой взаимоотношений существуют и неформальные (неофициальные) отношения между членами коллектива.

Если официальные отношения регламентируются соответствующими инструментами, приказами, распоряжениями, то неофициальные не регламентируются никем и ничем. Поэтому следует иметь в виду, что процесс управления относится к созданию и функционированию формальной организации. Однако надо знать, что внутри всякой формальной организации существуют и неформальные организации, которые в определенной мере влияют на ее политику. Это связано с тем, что каждый член трудового коллектива принадлежит одновременно к конкретным и неформальным группам.

Формальными группами являются группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации. Первейшая их функция — выполнение конкретных задач и достижение целей организации. Отношения между людьми регулируются различного рода нормативными документами — законами, постановлениями, приказами и распоряжениями.

Неформальная группа (организация) — это стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей (цели).

Отношения между членами неформальной группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов. Здесь нет списка членов коллектива и указаний на обязанности и согласованные роли.

Неформальные группы существуют в каждой организации. Они неизменно «вырастают» из дружеских связей и отношений, не определяемых организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали.

Цена дружбы не имеет ничего общего с формальными отношениями и компетентностью, но влияние неформальных групп на дело формальной организации может быть весьма существенным. Если в неформальной организации задействовано большое количество людей, власть этой группы заметно усиливается. Наиболее распространенное использование такой власти и злоупотребление ею выражается в форме неофициального общения (так называемый тайный телеграф). Ни одни новости не передаются так быстро, как по неформальным каналам. Это один из способов, с помощью которого неформальная группа осуществляет свою власть (неформальная коммуникация).

Другой способ, которым пользуется неформальная группа для проявления своей власти, — это ее способность действовать или бездействовать. В практике управления имеется немало примеров, когда организации были «поставлены на колени» несанкционированными действиями неформальных групп. Вместе с тем некоторые организации могут «удержаться на плаву», так как неформальные группы способны работать более эффективно, чем установлено нормами. Суть здесь состоит в том, что неформальная группа может работать на то, чтобы продвигать вперед или тормозить развитие организации. Задача ее руководителя состоит в том, чтобы минимизировать влияние таких групп и направлять их власть в нужное русло.

Влияние неформальных отношений можно контролировать, но, чтобы этого добиться, руководитель должен иметь четкое представление о том, как и почему функционирует неформальная организация. Если у руководителя возникает базовая мотивация функционирования неформальной группы, у него появляется возможность разработки соответствующей стратегии поведения.

Прежде всего он должен понять, что неформальные организации образуются и развиваются при взаимодействии людей между собой в рамках неформальных, т. е. нормативно не зафиксированных отношений. В основе деятельности неформальных организаций лежит концепция малых групп. Взаимодействие порождает чувства, а из чувства рождается консенсус. Именно взаимодействие людей, не объединенных нормативно установленными правилами совместной деятельности, составляет базис неформальной организации.

Для того чтобы неформальная группа людей действовала в интересах организации, руководитель должен знать несколько практических приемов: 1) он должен принять тот факт, что неформальная организация существует; 2) следует попытаться понять, насколько неформальная организация может быть ценной, чтобы помочь руководителю достичь своих целей; 3) необходимо выявить неформальных лидеров и управлять ими; 4) надо попытаться объединить цели неформальной группы и формальной организации: 5) важно понять и согласиться с тем, что неформальные группы продолжают существовать.

Причины, побуждающие вступать людей в неформальные отношения, можно сгруппировать следующим образом:

• • чувство принадлежности. Потребность в нем — одна из самых сильных эмоциональных потребностей человека. Поскольку большинство формальных организаций сознательно лишает людей возможностей вступать в социальные контакты, сотрудники вынуждены обращаться к неформальным организациям, чтобы эти контакты обрести;
• • взаимопомощь. Естественно, можно обратиться за помощью к своему формальному начальнику. Однако одни сотрудники считают, что он может плохо подумать о них (здесь срабатывает принцип «не создавай проблемы начальству»), другие боятся критики и т. п. В этих и других случаях люди часто предпочитают прибегать к помощи коллег;
• • защита. Люди всегда знали, что сила — в единстве. В силу этого важной причиной вступления в неформальную группу является осознанная потребность в защите;
• • общение. Люди хотят знать, что происходит вокруг них. Поскольку во многих формальных организациях система внутренних контактов довольно слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от подчиненных определенную информацию, доступ к неформальному получению информации (слухам) возможен только в неформальной группе;
• • симпатия. Люди часто присоединяются к неформальным группам просто для того, чтобы быть ближе к тому, кто им симпатичен.

Неформальные организации одновременно могут быть и похожими, и непохожими на формальные организации. Поэтому можно выделить признаки, характеризующие неформальные группы:

• • социальный контроль. Неформальные группы осуществляют социальный контроль за своими членами. Речь идет об установлении и укреплении норм — групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Естественно, тех, кто нарушает эти нормы, ждет отчуждение. Руководителю в этой связи следует знать, что социальный контроль, осуществляемый неформальной группой, может оказать положительное влияние на достижение целей формальной организации;
• • сопротивление переменам. В неформальных группах всегда наблюдается такая тенденция. Частично это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию группы;
• • наличие неформальных лидеров. В отличие от них, лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и действует в отведенной ему конкретной функциональной области. Опора неформального лидера — признание его группой. Сфера его влияния может выходить за административные рамки формальной организации. Неформальный лидер выполняет две первостепенные функции: помогает группе в достижении ее целей, а также поддерживает и укрепляет ее существование.

Существование неформальных групп в организации — вполне нормальное явление. Такие группы чаще всего укрепляют трудовой коллектив, и формальный руководитель организации должен поддерживать их. Все это усиливает чувство причастности к коллективу. Руководители должны стремиться обеспечить единство и солидарность, которые проявляются не только в труде, но и в часы досуга. Товарищеские контакты во время работы и по ее окончании, сотрудничество и взаимопомощь формируют здоровый психологический климат в формальной организации, в частности в органах внутренних дел.