Документальное оформление наличия и движения готовой продукции и товаров

Осуществление процесса учета готовой продукции и товаров направлено на формирование информации об их наличии и движении в разрезе однородных групп, видов, номенклатурных номеров, мест хранения и материально ответственных лиц.

Учет движения готовой продукции на складе затрагивает факты хозяйственной жизни, связанные с ее поступлением на склад и отпуском со склада покупателям в результате реализации или при ином выбытии.

Первичный учет фактов хозяйственной жизни, связанных с выпуском готовой продукции из производства и ее передачей на склад и (или) другие места хранения, основан на составлении накладной на передачу готовой продукции в места хранения формы № МХ-18. Данная накладная составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр накладной служит сдающему структурному подразделению основанием для списания продукции, а второй — принимающему складу для принятия к учету готовой продукции. Накладная подписывается материально ответственными лицами сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию для организации синтетического учета движения продукции.

Выпуск продукции из производства и ее сдачу на склад можно оформить также приемо-сдаточными накладными, актами, спецификациями и (или) другими документами, которые выписываются в цехах, как правило, в двух экземплярах. В приемо-сдаточной накладной записываются данные о цехе-сдатчике, складе-получателе, о наименованиях и номенклатурных номерах изделий, о дате сдачи и количестве сданной продукции. Приемо-сдаточная накладная может составляться за день или за несколько дней. В ней подсчитывается количественные итоги сданной продукции по каждому наименованию, указываются учетная цена за единицу продукции и стоимость выпущенной продукции по учетным ценам. Приемо-сдаточная накладная подписывается представителем цеха-сдатчика, склада-получателя и отдела технического контроля. Один экземпляр приемо-сдаточной накладная накладной передается кладовщику, а другой с распиской о приеме продукции остается в цехе. К приемо-сдаточной накладной может быть приложено заключение лаборатории или отдела технического контроля о качестве произведенной продукции либо отметка об этом делается непосредственно в накладной.

Наряду с накладными или актами приема-сдачи применяются накопительные ведомости, выписываемые на каждое наименование продукции и отражающие все операции по выпуску из производства и сдаче продукции на склад за месяц. Такой учет облегчает контроль за выпуском изделий и сокращает количество первичных документов.

Складской учет готовой продукции и товаров организации могут вести двумя методами: сортовым и партионным. При сортовом методе продукция и товары хранятся на складах по наименованиям и сортам, а их наличие, поступление и выбытие регистрируются в карточках сортового учета. Каждая вновь проступившая партия присоединяется к остатку соответствующих наименований и сортов продукции и товаров. Материально ответственные лица могут вести учет продукции и товаров в книгах или журналах учета товарно-материальных ценностей, в котором для каждого наименования и сорта продукции открывается одна или несколько страниц, в зависимости от количества фактов хозяйственной жизни, связанных с их приемом и расходованием.

При автоматизации бухгалтерского учета соответствующие регистры бухгалтерского учета могут формироваться в бездокументарной форме на магнитных носителях.

При партионном методе учет продукции и товаров ведется в таком же порядке, как и при сортовом методе, но отдельно по каждой партии, под которой понимаются продукция и товары, поступившие одновременно, по одному или нескольким документам. Партионный учет продукции и товаров ведут одновременно в бухгалтерии и на складе организации. Особенности партионного метода учета заключаются в том, что:

• • аналитический учет продукции и товаров ведется на специальных партионных картах формы № МХ-10, в которых указываются поступление продукции и товаров данной партии и их соответствующий расход;
• • партионные карты регистрируются с присвоением номера данной партии;
• • каждая партия на складе размещается обособленно от других;
• • в первичных расходных документах делаются отметки об отпуске продукции и товаров соответствующей партии, с указыванием номера партионной карты;
• • оборотные ведомости по данной партии составляются отдельно от других;
• • после полного выбытия со склада партии продукции и товаров или при наличии незначительных ее остатков производится инвентаризация данной партии, результаты которой оформляемая актом о расходе товаров по партиям формы № МХ-12.

На обнаруженные в процессе инвентаризации расхождения данных по приходу и расходу продукции и товаров по отдельной партии составляется акт о расходе товаров по партии формы № МХ-11.

Отпуск готовой продукции со склада покупателям осуществляется в организациях на основании «Накладной на отпуск материалов на сторону» формы М-15, основанием для оформления которой является распоряжение руководителя организации или уполномоченного им лица, а также договор с покупателем. Накладная или иной аналогичный первичный учетный документ должны выписываться в количестве экземпляров, достаточном для осуществления контроля отгрузки готовой продукции.

На основании накладных на отпуск готовой продукции и товаров и иных аналогичных первичных учетных документов, отдел сбыта организация выписывает счета-фактуры по установленной форме в двух экземплярах, первый из которых не позднее пяти дней с даты отгрузки продукции и/или товара высылается (передается) покупателю, а второй остается у поставщика для отражения факта хозяйственной жизни в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость.

В целях налогового учета и контроля фактов хозяйственной жизни, связанных с реализацией продукции и товаров, поставщики ведут также Книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур, составляемых ими при совершении фактов хозяйственной жизни, признаваемых объектами, облагаемыми налогом на добавленную стоимость, в том числе не подлежащих налогообложению и (или) освобождаемых от налогообложения. Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство.

Счет-фактура, составляемый поставщиком при получении денежных средств, в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров, также регистрируются в указанной Книге продаж. Регистрации счетов-фактур с одинаковыми реквизитами в книге продаж у поставщика допускается только в случаях поступления средств в порядке частичной оплаты, а также отгрузки готовой продукции и товаров под полученную сумму авансовых или иных платежей с соответствующей корректировкой (зачетом) ранее начисленных сумм налога по платежу.

Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Она должна храниться у поставщика в течение полных пяти лет, рассчитанных начиная с даты последней записи. Контроль за правильностью ведения книги продаж осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Факты хозяйственной жизни, связанные с учетом наличия и движения товаров, характеризуют сферу обращения, представленную в основном торговлей и общественным питанием. Однако многие производственные организации, параллельно со своей основной деятельностью, связанной с производством продукции, осуществляют также оптовую или розничную торговлю покупными товарами. Поэтому в данном разделе рассмотрены особенности бухгалтерского и налогового учета данного вида запасов. Общий порядок оценки и принятия к учету товаров совпадает с рассматриваемыми ранее МПЗ. Имеются, однако, существенные отличия, заключающиеся, например, в том, что для учета товаров принята собственная первичная документация, а также возможен вариант учета товаров по продажным ценам с наценкой.

Начиная с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, и организация может разработать их самостоятельно. При создании собственной формы первичного документа организация должна выполнить требования о наличии в ней обязательных реквизитов, утверждать ее соответствующими организационно-распорядительными документами и отражать в учетной политике организации. Тем не менее руководствуясь принципом рациональности, большинство торговых организаций продолжают применять единые унифицированные документы для торговых операций, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», согласно которому для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности применяется Акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1), составляемый приемной комиссией организациипокупателя, назначенной приказом/распоряжением ее руководителя. Приемка товаров осуществляется по фактическому наличию, поэтому при обнаружении недостач и (или) других отклонений от условий договора-поставки покупатель обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром и вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.

В случае выявления расхождений при приемке товарно-материальных ценностей по количеству и качеству оформляется Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей формы № ТОРГ-2 — для отечественных товаров и Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров формы № ТОРГ — для импортных товаров.

Если в процессе хранения на складе организации товары портятся, теряют свои первоначальные качества и полезные свойства и не подлежат дальнейшей реализации, на них составляется Акт о списании товаров формы № ТОРГ-16.

Сводным документом, позволяющим контролировать движение и остатки товаров в организации, а также одновременно следить за наличием и правильностью оформления первичных оправдательных документов, служит товарный отчет формы № ТОРГ-29.

Факты хозяйственной жизни, связанные с реализацией товаров оптом, оформляются товарными накладными формы № ТОРГ-12, в двух экземплярах, первый из которых остается в организации, отпустившей товар, являясь основанием для их списания и включения в товарном отчете, а второй передается покупателю, для которого данный документ служит основанием для принятия товаров к учету. Кроме того, если отгружаемая партия товара упаковывается в контейнеры, ящики и т. п. и передается для дальнейшей транспортировки представителю покупателя или перевозчику, к товарной накладной прилагается Спецификация формы № ТОРГ-10.

Наряду с перечисленными торговые организации при необходимости могут разработать собственные или использовать другие существующие первичные документы для оформления фактов хозяйственной жизни, связанных с движением продукции и товаров, служащих основанием для ведения их синтетического и аналитического учета.