Основные нормативные документы

• 1. Закон Кыргызской Республики «О бухгалтерском учете» от 29 апреля 2002 г., № 76
• 2. «План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и методические рекомендации по его применению» Бишкек, 2002
• 3. Порядок ведения кассовых операций
• 4. Гражданский кодекс Кыргызской Республики

Учет кассовых операций

Разрешающие и запрещающие правила при работе с кассой Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операции по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявления возможностей более рационального использования денежных средств. Во всех операциях по кассе задействованы следующие участники:

• 1. Лицо, вносящее или получающее на руки наличные деньги.
• 2. Руководитель организации, который несет ответственность за деятельность организации перед ее коллективом, законом.
• 3. Главный бухгалтер, разрабатывающий финансовую стратегию и тактику хозяйственных операций, оформляющий и проверяющий документы
• 4. Кассир, оформляющий кассовые документы, регистрирующий их, приходующий и выдающий наличные средства.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций. С ним руководитель организации заключает договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Это означает, что за недостачу денег в кассе в полном объеме отвечает кассир. Руководитель предприятия обязан оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителя на предприятии не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, он несет в установленном законодательством порядке ответственность.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятии хранятся в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам, либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителя предприятия.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замка дверей, оконных решеток и печатей, убедится в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе.

Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй — остается у предприятия.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге.

Руководитель учреждения, несет ответственность за:

организацию бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля в учреждении;

организацию системы документооборота в учреждении, в т. ч. за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности;

своевременное представление достоверной отчетности учреждения;

обеспечение проведения обязательного аудита в установленных законодательством Кыргызской Республики случаях;

утверждение должных инструкций для сотрудников бухгалтерской службы;

соблюдение законодательства Кыргызской Республики при выполнении хозяйственных операций.

Главный бухгалтер (бухгалтер) или руководитель финансово-экономической службы подчиняется непосредственно руководителю учреждения и несет ответственность за:

организацию работы бухгалтерской или финансово-экономической службы;

соблюдение требований законодательства Кыргызской Республики, в области бухгалтерского учета, отчетности и настоящего Положения;

своевременную подготовку достоверной отчетности учреждения с целью ее дальнейшего утверждения руководством;

ведение регистров бухгалтерского учета;

разработку должностных инструкций и распределение служебных обязанностей внутри бухгалтерской или финансово-экономической службы;

контроль за исполнением служебных обязанностей сотрудниками бухгалтерской или финансово-экономической службы;

передачу дел при освобождении от должности.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

По истечению сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир:

• а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, ставит штамп или делает отметку от руки: «Депонировано» ;
• б) составляет реестр депонированных сумм;
• в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости делает надпись фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет подпись своей подписью.

Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № _____» .

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

a) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной подписи руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

b) правильность оформления документов;

c) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или подписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:

• · не указывается название организации
• · не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года
• · неправильно указывается или не указывается дата
• · не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет
• · после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»
• · отсутствуют необходимые подписи и печати
• · отсутствуют росписи получателей денежных средств

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 1110 «Касса» выводится сальдо наличных денег на начало следующего месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге. В сроки, определенные руководством организации как раз в месяц, в кассе проводят инвентаризацию наличности, результаты которой оформляют актом.

Учет кассовых операций кассир ведет в Кассовой книге (ф. № КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ________ листов». Общее количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одну их них (с горизонтальной линовкой) заполняет кассир как первый экземпляр, она остается в книге; вторую (без горизонтальных линеек) заполняют с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Как отчет кассира, она является отрывной частью листа. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»). Предварительно лист необходимо свернуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть листа была подложена под ту часть, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. Бланк отчета до конца операций за день не отрывается. По строке «в том числе на зарплату» указывается сумма по платежным ведомостям на заработную плату, не списанная в расход по кассе.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения и выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. При незначительном объеме кассовых операций, кассовые отчеты допускается составлять один раз в 3−5 дней. В кассовой книге указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход). Подчистки и не оговоренные исправления в книге не допускаются. Исправления в кассовой книге делаются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, надписывается над зачеркнутым исправленная сумма, внизу (на свободном месте) делается оговорка «исправлено на сумму______» (сумма указывается прописью и заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера).

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов являются отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Типичные ошибки при заполнении кассовой книги:

• · не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• · не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;
• · ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;
• · иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней.

Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры по счету Кассы в виде журналов или ведомостей накопительного характера в ручном и машинном исполнении. Основанием для записи в них служат отрывные листы кассовой книги, данные которых группируют по каждому синтетическому счету, корреспондирующему со счетом Кассы.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 1110 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 1110 и отражаются в журнале-ордере № 1.Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и в ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Журнал-ордер № 1 счета 1110 «Касса» составляется по кассовой книге. В нем указывается дата совершения операции, сумма, которая относится на конкретный счет. В журнале-ордере № 1 ведется журнал-ордер по кредиту счета 1110 — в дебет счетов и ведомость по дебету счета 1110 — с кредита счетов. Так же указывается сальдо на начало месяца по Главной книге и по окончании заполнения рассчитывается сальдо на конец месяца.

На последней странице журнала-ордера указывается дата окончания заполнения журнала ордера и ведомости, и дата отражения суммы оборотов в Главной книге.

Журнал-ордер № 1 подписывается исполнителем и главным бухгалтером.

Учет денежных документов

На субсчете 1130 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные и полученные авиабилеты и др.).

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журналеордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу — ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

Ведение кассовых операций оформляется следующими проводками:

1. Поступление наличных денег в кассу по чекам из банка:

Дебет 1110 «Касса» .

Кредит 1210 «Денежные средства в национальной валюте» .

2. Поступления в кассу по приходным кассовым ордерам суммы остатков подотчетных сумм:

Дебет 1110 «Касса» .

Кредит 1520 «Дебиторская задолженность сотрудников» .

• 3. Поступление в кассу за реализацию готовой продукции:
  • а) За наличный расчет

Дебет 1110 «Касса» .

Кредит 6110 «Выручка от реализации «.

б) В кредит Дебет 1410 «Счета к получению» .

Кредит 6110 «Выручка от реализации «.

4. Выдача наличных денежных средств по расходным кассовым ордерам или другим, заменяющим их документам:

Дебет 1520 «Дебиторская задолженность сотрудников» ,.

• 3520 «Начисленная заработная плата» ,
• 1410 «Счета к получению за товары» .
• 3110 «Счета к оплате» .

Кредит 1110 «Касса» .

5. Депонирование не выданных вовремя сумм заработной платы:

Дебет 3520 «Начисленная заработная плата» .

Кредит 3110 «Счета к оплате» .

6. Сданы денежные средства для зачисления на расчетный и валютный счета:

Дебет 1210 «Денежные средства в национальной валюте» .

1220 «Денежные средства в иностранной валюте» .

Кредит 1110 «Касса» .

7. Оплачены из кассы расходы по приобретению материалов:

Дебет 1620 «Основные материальные запасы» .

Кредит 1110 «Касса» .

8. Получены наличными краткосрочные и долгосрочные кредиты банков:

Дебет 1110 «Касса» .

Кредит 3310 «Краткосрочные банковские кредиты, займы» .

• 4120 «Долгосрочные банковские кредиты, займы»
• 9. Операции по приобретению и выдаче денежных документов на счетах бухгалтерского учета отражаются так:

Дебет 1130 «Денежные документы» .

Кредит 1520 «Расчеты с подотчетными лицами» .

10. Оприходованы в кассу денежные документы, приобретенные за наличный расчет:

Дебет 1130 «Денежные документы» .

Кредит 1110 «Касса» .

11. Оприходование в кассу денежных документов, приобретенных в безналичном порядке (оплаченных с расчетного счета).

Дебет 1130 «Денежные документы» .

Кредит 3110 «Счета к оплате» .

12. На стоимость проездных документов, выдаваемых работнику на командировку, осуществляется запись:

Дебет 1520 «Расчеты с подотчетными лицами» .

Кредит 1130 «Денежные документы» .

13. Суммы потерь денежных документов в связи с чрезвычайными обстоятельствами оформляются следующей записью:

Дебет 9540 «Прочие неоперационные расходы» .

Кредит 1130 «Денежные документы» .