Информационные технологии свадебных салонов
Описание информационных процессов в управлении Описание информационных процессов в управлении необходимо для понимания движения информации от подразделения к подразделению как по горизонтали, так и по вертикали, как внутри организации, так и при взаимодействии с объектами внешней среды. Информация внутри данной организации перемещается преимущественно в электронном виде, что повышает значимость… Читать ещё >
Информационные технологии свадебных салонов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине «Информационные технологии в управлении»
СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ
1. ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ СВАДЕБНЫХ САЛОНОВ
1.1 Общая характеристика
1.2 Особенности информационных технологий управления
1.3 Описание информационных процессов в управлении
1.4 Модель бизнес-процесса
1.5 Вывод по разделу 1
2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ «АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ ОПЕРАЦИЙ»
2.1 Организационно-экономическая сущность задачи
2.2 Описание исходной информации
2.3 Описание результирующей информации
2.4 Описание условно-постоянной информации
2.5 Описание алгоритма решения задачи
2.6 Вывод по разделу 2
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ПРИЛОЖЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ Я отдала предпочтение проектируемой организации — Свадебному салону. На мой взгляд, эта тема более чем актуальна так как она не оставляет ни одного человека в стороне, а некоторые бывают там не один раз. В наше время многие пары хотят справить свадьбу в лучших традициях (тенденциях). И конечно все пары сталкиваются с проблемой и не одной… это и одежда и букет и приглашения и музыка, фотографии — вообще все что имеет место на свадьбе. Мой салон поможет им с решением этих задач.
1. ХАРАКТЕРИСТИКА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ СВАДЕБНЫХ САЛОНОВ
1.1 Общая характеристика Исследуемое в данной курсовой работе предприятие — Свадебный салон.
Основным направлением салона является:
Для невесты: Большое количество моделей свадебных платьев. Возможен прокат и шитье на заказ. Здесь же большой выбор аксессуаров: фота, шляпки, перчатки, болеро, накидки, шубки и т. д. Предусмотрен салон сумок, обуви, белья.
Для жениха: Большой выбор костюмов, фраков, смокингов, рубашек. Возможен прокат и шитье на заказ. Здесь же большой выбор аксессуаров: запонки, держатели галстуков, галстуки, бабочки, платочки. Предусмотрен салон обуви.
По характеру деятельности магазин является коммерческой организацией, так как ее основной стратегической целью является получение прибыли. По организационно-правовой форме является ИП, так как такая форма предполагает упрощенную систему налогообложения.
Свадебный салон (организация) имеет ряд отделов, выполняющих различные функции: кадровые, финансовые и бухгалтерского учета, сбыта, поставки. Все отделы в совокупности составляют внутреннюю среду и имеют общую главную цель: повышение эффективности деятельности организации. Именно они формируют сильные и слабые стороны компании, создают условия для её дальнейшего роста или паузы в развитии.
Так же «Свадебный салон» должен удовлетворять потребности клиентов, связываться с поставщиками, учитывать действия конкурентов, то есть организация всегда связана с макросредойвнешней средой.
1.2 Особенности информационных технологий управления Выбор автоматизированных информационных технологий зависит от размера предприятия. Данная организация относится к малым предприятиям.
1) Информационные технологии связаны с решением задач бухгалтерского учета в программе «1С: Бухгалтерия». Создание информационных баз данных по отдельным бизнес-процессам по предоставлению услуг. Организационная телекоммуникация среды связи между пользователями и другими предприятиями заключается в передаче информации на расстояние с помощью технических средств (телефона, телеграфа, радио, телевидения, компьютера и т. п.). Самой известной и наиболее емкой телекоммуникационной сетью является Интернет.
2) Рабочие места организовываются в виде автоматизированных рабочих мест. У бухгалтера, это компьютер с различными информационными системами, у кассира — автоматизированная касса, продавцы-консультанты пользуются компьютерами, для более быстрого оказания такой услуги, как пошив платья на заказ.
3) Автоматизированный банк данных используется для информационной поддержки работы руководителя. Сюда входят: сканер, принтер, телефон, факс.
1.3 Описание информационных процессов в управлении Описание информационных процессов в управлении необходимо для понимания движения информации от подразделения к подразделению как по горизонтали, так и по вертикали, как внутри организации, так и при взаимодействии с объектами внешней среды. Информация внутри данной организации перемещается преимущественно в электронном виде, что повышает значимость системы безопасности информационной системы и снижает издержки на создание отчетов, внесение поправок и исправление по сравнению с отчетами на бумажном носителе. Государственные службы принимают отчетность как в электронном виде, так и на бумажных носителях, договоры с поставщиками заключаются в основном с использованием бумажных носителей, но ведение переписки и заключение договоров с некоторыми поставщиками происходит исключительно в электронном виде. Основой для описания информационных процессов в управлении сетью «Свадебных салонов» является его организационная структура (см. ниже). Одним из критериев определения размера предприятия является численность персонала. В соответствии с законом РФ № 209-ФЗ от 24 июля 2007 (ред. от 01.07.2011) «О РАЗВИТИИ МАЛОГО И СРЕДНЕГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» к субъектам малого предпринимательства относятся предприятия с численностью до 100 человек включительно. По этой классификации сеть «Свадебных салонов» относится к малому предприятию.
Схема информационных потоков сети «Свадебный салон «
1. Текущая переписка (о наличии товара)
2. Текущая переписка (о наличии товара)
3. Экономические отчеты
4. Отчетность о продаже и выручке
5. Правовая информация
6. Товар, материалы
7. Договоры, текущая переписка
8. Приказы, распоряжения
9. Товар
10. Оплата Условные обозначения:
Информация внутри организации движется в соответствии с организационной структурой данной организации (Рис 2.) т. е. от администрации поступают различные приказы к продавцам, от магазинов поступает своего рода отчетность. В свою очередь коммерческий отдел предоставляет директору экономические отчеты. Кроме того, объекты внешней среды оказывают влияние на деятельность организации. На рисунке 1 представлены такие объекты внешней среды как «потребители», «Поставщики» и «Государственные службы». С потребителями связаны продавцы консультанты, дизайнеры и кассиры. Поставщики после заключения договоров с коммерческим отделом осуществляют поставки магазинам. С государственными службами связаны главный бухгалтер, который обязан предоставлять им отчетность обязательной формы, и коммерческий директор, который получает нормативную информацию для того, чтобы деятельность сети магазинов осуществлялась в рамках закона.
информационный управление учет денежный
1.4 Модель бизнес-процесса Рис. 3. Бизнес-процесс «Учет работы с поставщиком — сети Свадебных салонов»
Описание модели бизнес-процесса «Работа с поставщиком — сети Свадебных салонов»
На схеме представлен верхний уровень функциональной модели. Оформляется заказ поставщику на продукцию требуемого вида, количества и качества. Поставщик принимает заказ, выставляет счет на оплату и при осуществлении оплаты поставляет изготовленную продукцию. Поступившая продукция проходит через коммерческий отдел. Если продукция не соответствует установленным нормам, но брак в работе незначителен, и может быть исправлен, то продукция возвращается поставщику на доработку. Если поставленная продукция соответствует установленным нормам, то она направляется в магазины. Если же продукция полностью не соответствует установленным требованиям и не подлежит исправлению брака или продукция доработана и, тем не менее, брак в ней не исправлен, то оформляется возврат продукции поставщику и уплаченных за продукцию денежных средств.
1.5 Вывод по разделу 1
Итак, в данном разделе была дана общая характеристика сети Свадебных салонов, описана ее внешняя и внутренняя среда. Кроме того, были описаны информационные технологии управления данными и информационные процессы в управлении данными.
С помощью информационных потоков мы видим наглядно какие информационные потоки проходят через сотрудников, и на ком лежит ответственность за те или иные действия для эффективной работы магазинов.
2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ «АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ ОПЕРАЦИЙ»
2.1 Организационно-экономическая сущность задачи
Автоматизация учета денежных операций при выполнении заказов необходима для более эффективного планирования деятельности сети магазинов. Это связано с двумя моментами:
Во-первых, оперативно собранная, отсортированная информация о доходах и расходах, характеризующая как конкретный заказ, так и совокупность заказов за весь анализируемый период, дает четкое представление о структуре издержек, что дает возможность минимизировать какие-либо затраты в общей структуре издержек в следующем отчетном периоде, т. е. выполнить задачи оперативного, тактического и стратегического планирования по итогам каждого анализа. Если этот процесс автоматизирован, т. е. выполняется быстрее, то и планирование деятельности на всех уровнях также осуществляется гораздо быстрее, что немаловажно в условиях современной быстроменяющейся экономики.
Во-вторых, автоматизация позволяет сократить издержки на дополнительное составление отчетности для анализа, что также минимизирует затраты, связанные с управлением. В данной организации наибольшую нагрузку по сортировке экономической информации и формированию аналитической информации для анализа получает главный бухгалтер, что занимает значительное время и отрывает от выполнения текущих обязанностей (см. раздел (см. Схема информационных потоков). В связи с этим автоматизация процесса учета доходов и расходов должна упростить этот процесс и высвободить больше времени главному бухгалтеру для выполнения текущих обязанностей.
1. Наименование задачи: автоматизация учета денежных операций.
2. Цель решения: эффективная работа деятельности организации.
3. Назначение: решение предназначено для руководства.
4. Периодичность решения и требование к срокам решения: при каждом выполнении поступившего заказа по истечении 1 дня после выполнения заказа (оперативный анализ), поквартально до 15-го числа первого месяца следующего за отчетным периодом квартала (тактический анализ), по итогам года к 15-ому января следующего года (стратегический анализ).
5. Источники и способы поступления данных: электронные отчеты о проделанной работе от главных продавцов, коммерческого отдела, «отчет о прибылях и убытках (форма № 2)» и «бухгалтерский баланс» от коммерческого отдела, «приходная накладная» от отдела по работе с поставщиками
6. Потребители результирующей информации и способы ее отправки: руководство (а именно директор) получает результирующую информацию и в электронном виде, и на бумажном носителе.
7. Информационная связь с другими задачами: данная задача информационно связана с такими основными задачами как «Учет и анализ работы с клиентами товарного склада», «Автоматизация оперативного планирования работы фирмы» .
2.2 Описание исходной информации
Для решения данной задачи необходимы следующие документы:
а) «Отчет старшего менеджера 024»
Структура документа
Наименование реквизита | Идентификатор | Тип данных | ||
Должностное лицо | PR | текстовый | ||
Текущие затраты при работе | Наименование | FTY | текстовый | |
Сумма, руб. | MIT | числовой | ||
Иные затраты | Наименование | MSR | текстовый | |
Сумма, руб. | MIT | числовой | ||
Производительность | Производительность | T | числовой | |
Единицы измерения | ru | числовой | ||
· Количество документов за период: ежедневно 1 шт.
· Количество строк в документе (в среднем): 5.
· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм затрат с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования и т. п.)
б) «Отчет коммерческого отдела 022»
Структура документа
Наименование реквизита | Идентификатор | Тип данных | ||
Наименование услуги | PER | текстовый | ||
Сумма, руб | MIT | числовой | ||
Наименование заказчика | F | текстовый | ||
Дата оказания | DataNUS | числовой | ||
Необходимые поставки для оказания услуги | Наименование | PS | текстовый | |
Кол-во | PC | числовой | ||
Ед. измерения | ENP | текстовый | ||
Стоимость за ед., руб. | SNP | числовой | ||
Сумма, руб. | MIT | числовой | ||
Дата поставок | DataNP | числовой | ||
Должностное лицо | DL | текстовый | ||
Текущие затраты при работе | Наименование | NTZ | текстовый | |
Сумма, руб. | SumNTZ | числовой | ||
Иные затраты | Наименование | NIZ | текстовый | |
Сумма, руб. | SumNIZ | числовой | ||
· Количество документов за период: после оказания услуги 1 шт.
· Количество строк в документе (в среднем): 6.
· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования и т. п.)
в) «отчет о прибылях и убытках (форма № 2)»
Структура документа
Наименование реквизита | Идентификатор | Тип данных | |
Наименование показателя | FIER | текстовый | |
Код | KNaimP | числовой | |
За отчетный период | PEK | числовой | |
За аналогичный период предыдущего года | Period0 | числовой | |
· Количество документов за период: после оказания услуги 1 шт.
· Количество строк в документе (в среднем): 30.
· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования и т. п.).
г) Бухгалтерский баланс Структура документа
Наименование реквизита | Идентификатор | Тип данных | |
Наименование показателя | REIM | текстовый | |
Отчетная дата отчетного периода | Data2 | числовой | |
Указывается предыдущий год | Data30 | числовой | |
Указывается год, предшествующий предыдущему | Data00 | числовой | |
· Количество документов за период: за месяц 1 шт.
· Количество строк в документе (в среднем): 40.
· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования и т. п.).
д) Приходная накладная Структура документа
Код поставщика | Наименование поставщика | Код материала | Наименование материала | Единица измерения | Дата поставки | Сумма поставки | |
WEAR | Свадебное платье (греческое) | Шт. | 22.08.11 | ||||
2.3 Описание результирующей информации
Формы выходных документов. В результате решения задачи требуется получить такой документ: «Анализ прибылей и убытков»
Структура документа
Наименование реквизита | Идентификатор | Тип данных | ||
Наименование услуги | LIg | текстовый | ||
Кол-во оказанных услуг | OIRE | числовой | ||
Суммарная стоимость | PoIe | числовой | ||
Суммарная стоимость поставок | PERT | числовой | ||
Текущие затраты при работе каждого подразделения | Должностное лицо и наименование затрат | EWER | текстовый | |
Сумма, руб. | Prpg | числовой | ||
Иные затраты | Должностное лицо | SFR | текстовый | |
Сумма, руб. | Prpg | числовой | ||
Прибыль или убыток, руб. | Prpg00 | числовой | ||
· Количество документов за период: после оказания услуги 1 шт.
· Количество строк в документе (в среднем): 50.
· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм с выше представленными первичными документами («Отчет главного продавца 024», «Отчет коммерческого отдела 022», «отчет о прибылях и убытках (форма № 2)» и «бухгалтерский баланс», «приходная накладная»)
2.4 Описание условно-постоянной информации
Для решения задачи требуется такие расчетные документы как чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования, платежные поручения и приходная накладная. Структура этих документов утверждена федеральной налоговой службой (ФНС) приказом от 30 марта 2007 г. «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ БАНКАМИ ИНФОРМАЦИИ О НАЛИЧИИ СЧЕТОВ В БАНКЕ И (ИЛИ) ОБ ОСТАТКАХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА СЧЕТАХ, ОБ ОПЕРАЦИЯХ НА СЧЕТАХ ПО ЗАПРОСАМ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ И СООТВЕТСТВУЮЩИХ ФОРМ СПРАВОК И ВЫПИСКИ»
2.5 Описание алгоритма решения задачи
Введение
условных обозначений Для получения документа «Анализ прибылей и убытков» необходимо рассчитать такие показатели как, «Суммарная стоимость», «Суммарная стоимость поставок», Общую сумму текущих затраты при работе каждого подразделения и сумму иных затрат и убыток или прибыль.
Введем следующие обозначения:
1. Исходные данные:
i — номер товара соответствующего наименования, i = 1, 2, …, n;
ki — количество заказов, ki= 1, 2, …, m;
si — стоимость одного заказа, si = 1, 2, …;
j — наименование поставок, j =1, 2, …;
kj — количество j-ых поставок, kj = 1, 2, …;
sj — стоимость j-ой поставки, sj =1, 2, …;
e — наименование должности, e = 1, 2, …, 10;
de — сумма текущих затрат e-ого должностного лица, de =1, 2, …;
ge — сумма иных затрат e-ого должностного лица, ge =1, 2, …;
2. Результирующие показатели:
Ci — суммарная стоимость проданных товаров;
Zj — суммарная стоимость поставок
Zе — общая сумма затрат при работе
P — прибыль или убыток
3. Описание последовательности расчетов:
Ci=? ki * si ;
Zj =? kj * sj;
Zе =? (de,ge);
P = Ci— Zj— Zе
2.6 Вывод по разделу 2
В данном разделе была поставлена задача об автоматизации учета денежных операций. Мы выявили с помощью, каких документов можно контролировать денежные потоки. Чтобы эффективнее вести учет, нужно каждое рабочее место обеспечить определенной техникой, для каждого сотрудника.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Светник, Т. В. Теория организации: учеб. пособие / Т. В. Светник; БГУЭП; Нац. фонд подготовки кадров (НФПК). — Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004. — 173 с.
2. Бурменко, Т. Д. Сфера услуг: экономика: учеб. пособие: рек. Учеб.-метод. центром «Клас. учеб.» / Т. Д. Бурменко, Н. Н. Даниленко, Т. А. Туренко; под ред. Т. Д. Бурменко. — М.: Кнорус, 2007. — 322 с.
3. Бурменко, Т. Д. Сфера услуг: менеджмент: учеб. пособие для вузов: рек. Учеб.-метод центром «Классический учебник» / под ред. Т. Д. Бурменко. — М.: Кнорус, 2008. — 416 с.
4. Беркович, Т. А. Персональный менеджмент: учеб. пособие / Т. А. Беркович; БГУЭП. — Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2010. — 176 с.
5. Лекционный материал
6. Семенов А. К., Набоков В. И. Основы менеджмента: Учебник. — 5-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2008. — 556 с.
7. Снежинская М. В., Кондратьев О. В., Мелихов Ю. Е. Нет мотива — нет работы. Мотивация у нас и у них. — М.: Альфа-Пресс, 2008. — 215 с.
8. Корнеев И. К. Информационные технологии / И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло, В. А. Машурцев — М.:Проспект, 2007. — 222 с.
9. Шарков Ф. И. Курс лекций / А. А. Родионов, Ф. И. Шарков — М.:Экзамен, 2007. — 254 с.
10. Пятибратов А. П. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации / Л. П. Гудыно, А. А. Кириченко, А. П. Пятибратов — М.:ИНФРА-М, 2008.-735 с.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Товарная накладная (N ТОРГ-12)
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Рис. 2 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА И ЕЕ ЭЛЕМЕНТЫ.