Информационные технологии управления в моей профессиональной деятельности: функции, структура, реализация

АКАДЕМИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ИНСТИТУТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Кафедра экономики предприятий и природопользования САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ «Информационные технологии управления»

На тему:

«Информационные технологии управления в моей профессиональной деятельности: функции, структура, реализация»

слушателя специализации «ЭиУПП»

1 курса, заочной формы обучения

Бычковский В.С.

Бобруйск, 2004

1. Цель и назначение прикладной информационной технологии (ИТ) или АРМа (автоматизированного рабочего места).

2. Функции прикладной информационной технологии.

3. Структура информационных потоков ИТ.

4. Техническая, программная и информационная реализация. (Структурные схемы, таблицы, описание).

5. Анализ функционирования существующей на рабочем месте (предприятия, отрасли) прикладной ИТ или системы.

6. Основные направления и рекомендации ее развития.

7. Организационные и административные решения прикладной ИТ.

8. Ожидаемые факторы эффективности прикладной информационной технологии.

1. Цель и назначение прикладной информационной технологи (ИТ) или АРМа (автоматизированное рабочее место)

Информационные технологии — это совокупность методов, производственных процессов и программно — технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности. Эффективное применение ИТ во многом определяется уровнем квалификации субъектов процессов информатизации при условии, что предлагаемые рынком технологии максимально доступны потребителю. Соответственно должна постоянно совершенствоваться система подготовки и переподготовки кадров специалистов, создающих и использующих ИТ в своей практической деятельности.

Цели ИТ:

ь цель информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого — либо действия ь применяя различные технологии для обработки информации можно получать различные информационные продукты и услуги ь применяя различные технологии для обработки информации можно получать различные информационные продукты и услуги.

Экономические цели информатизации состоят в получении, обработке и применении информационного ресурса для повышения эффективности использования всех видов народнохозяйственных ресурсов: трудовых, материальных, энергетических, финансовых, производственных.

Социальные цели информатизации состоят в улучшение качества и расширении ассортимента социальных услуг, предоставляемых гражданам, за счет использования ИТ в социальной сфере; смягчение издержек социальных преобразований; повышение оперативности и обоснованности политических и экономических решений.

При рассмотрении прикладной ИТ удобно выделить пять основных направлений. Рассмотрим их последовательно:

1. В научных исследованиях

Вычислительные машины, когда они появились, предназначались, прежде всего, для автоматизации расчетов, решения вычислительных задач. Расчеты и вычисления — обязательный элемент тех научных исследований, где требуется на основании какого — либо эксперимента построить гипотезу о закономерностях, проявляемых в нем. Наблюдая за погодой в определенном месте земного шара, можно выдвигать гипотезы — прогнозы о закономерностях температурных колебаний или количестве выпадающих осадков и т. д. А каждая гипотеза прежде, чем ее можно будет сформулировать, требует проведения немалой вычислительной работы по обработке собранных данных.

Поиск закономерностей — одна из основных процедур любых научных исследований. Поэтому применение компьютеров для этих целей с самог8о начала развития информатики быстро нашло признание среди специалистов, работающих в самых разных областях науки.

Возможности компьютеров оказались шире, чем у быстро работающего арифмометра, способного механизировать лишь чистые вычисления. Способность воспринимать и обрабатывать тексты разнообразной природы, оперировать с символами и знаниями, наконец, способность отображать на экране дисплея образную информацию и умение работать с ней существенно расширили область применения методов информатики в различных научных исследованиях. Интеллектуализация компьютеров привела к тому, что стали возникать специальные автоматизированные системы для научных исследований, обладающие многими возможностями. Часто такие системы называют автоматизированными системами для научных исследований (АСНИ). На рис. показана типовая структура АСНИ.

Внешняя среда

Исследователь

2. В области создания новых изделий

Научно — технический прогресс проявляется также в том, что в нашу жизнь все время входят новые изделия, появление которых обеспечивается развитием науки и соответствующих промышленных технологий. Трудно поверить, но еще сто лет назад автомобиль был диковинкой, а электрическое освещение стало привычным лишь в первой четверти 20 — го в. Телевидение же появилось менее полувека назад.

Проектирование новых изделий — основная задача изобретателей и конструкторов. Специалисты в этой области на пути создания новых изделий выделяю несколько этапов: формирование замысла, поиск физических эффектов, обеспечивающих принципиальную реализацию замысла, поиск конструктивных решений, расчет и обоснование, создание опытного образца, разработка технологии промышленного изготовления.

Поиск физических эффектов, способных решить задачу, стоящую перед изобретателем, — самый трудный этап для автоматизации. Он требует от системы автоматизации наличия банка физических эффектов и умения использовать хранящиеся в нем сведения для поиска ответа на вопрос: пригодны ли эти эффекты для реализации замысла?

Ответ на этот вопрос может быть очень сложным, так как сам этот процесс носит творческий характер. Например. Инженеру поручили создать экскаватор огромной мощности для работы в открытых карьерах. Он долго мучился над поставленной задачей, так как убедился, что ни колесные, ни гусеничные машины не могут выдержать тот огромный груз, который надо было научиться перемещать в ковше экскаватора. Сроки выполнения задания подходили к концу, а решения не было. Как — то изобретатель, опустив голову, брел по улице. И вдруг в поле его зрения попала рука идущего пере ним человека. Рука держала кейс. В такт ходьбе кейс совершал прямолинейно — возвратные движения. И, как потом вспоминал изобретатель, он тут — же ясно увидел принцип шагающего экскаватора. Задача была решена.

3. В управлении

В сфере управления вычислительные машины начали использовать почти одновременно с их появлением. Объясняется это в основном тем, что теория автоматического управления к моменту возникновения компьютеров была уже хорошо развитой точной инженерной наукой. Методы, предполагаемые ею, опирались на математические модели и численные методы решения уравнений. Это позволило без особого труда включать компьютерные программы в процесс поиска управляющих воздействий.

Но системы автоматического регулирования и автоматического управления, которыми занималась теория автоматического управления, в которых участвовали люди. Вне сферы их возможностей оказывался значительный класс систем, для которых нельзя было предложить точные расчетные модели. Такие системы иногда называли большими. Большие системы, как правило, включали в себя в качестве структурных единиц людей, обладающих определенной свободой принимать решения. Критерии функционирования этих систем не были точно формализованы, а ограничения не имели полного описания.

Структура автоматизированных систем управления (АСУ) может быть различной в зависимости от тех принципов, которые используются при описании процесса управления. Но в любом случае в состав АСУ входят базы данных и базы знаний, пакеты прикладных программ, а в ряде случаев — имитаторы и экспертные системы. Необходимость в решении задач, связанных с управлением большими системами, породила ряд специальных приемов и методов, получивших наибольшее развитие в рамках искусственного интеллекта.

4. Информационные системы.

В этот класс систем прикладной ИТ входят автоматизированные информационные системы (АИС), общая структура которых показана на рис.

Пользователь Администратор

банка данных Основу системы составляет банк данных, в котором храниться большая по объему информация о какой — либо области человеческих знаний. Территориально этот банк может быть распределенным. Примером может служить система библиотек, находящихся в разных городах страны, связанных между собой системой межбиблиотечного обмена. Важно лишь то, что для пользователя этот банк представляется как единое хранилище информации, куда он может обратиться с запросом. Примером запроса может быть требование на нужную книгу, оформленное на специальном бланке.

5. В обучении.

Вся жизнь людей, как она видится на протяжении тысячелетий, — это накопление опыта и передача его следующим поколениям. Каждое новое поколение овладевает накопленным опытом, учится пользоваться им. И само вносит в общую копилку знаний и умений новые сведения, полученные в течение всей жизни. Поэтому обучение во все век было одной из основных забот людей.

Появление компьютеров с их широкими возможностями обработки и поиска информации, отображения ее в удобной для человека форме натолкнули исследователей на идею компьютерного обучения. Появление таких систем открыло эру автоматизированных обучающих систем (АОС).

АОС содержат базу знаний об изучаемом объекте, специальные средства для выдачи информации ученику и контроль за уровнем усвоения знаний. В развитых АОС имеются специальные средства для тестирования обучаемого и подбора для него наилучшей стратегии обучения.

Выделенные пять классов прикладных систем информатики: АСНИ, САПР, АСУ, АИС и АОС, конечно, не исчерпывают всех видов таких систем. Широко распространен на производстве агрегаты с числовым программным управлением (ЧПУ). На различных производствах, например, установлены автоматизированные рабочие места (АРМ), предназначенные для информационного обеспечения и автоматизации операций, выполняемых профессионалами различных специальностей. Разного рода экспертные системы используются для технической диагностики, диагностики заболеваний, проверки работы космических кораблей и для многого другого.

Область приложений систем безгранична, и их внедрение — путь к информационному обществу.

Автоматизированное рабочее место

Автоматизированное рабочее место (АРМ) — рабочее место, оснащенное комплексом устройств, позволяющих автоматизировать часть выполняемых работником производственных операций.

Основу любого АРМ составляет персональная ЭВМ в сочетании с устройством отображения информации. Кроме того, в зависимости от вида деятельности специалиста на том или ином АРМ в состав его оборудования могут входить средства телефонной и радиосвязи (АРМ диспетчера), комплекс измерительных приборов, анализаторов и т. п. (АРМ исследователя), приборы контроля и автоматической регистрации параметров технологических процессов (АРМ технолога), комплекс автоматизированных устройств и инструментов (АРМ монтажника микроэлектронных приборов) и т. д.

Например, на рабочем месте конструктора установлена ЭВМ с набором устройств хранения, обработки, регистрации и отображения графической и символьной информации, облегчающих расчет и оптимизацию формы проектируемой детали, поиск унифицированных и нормализованных примеров из соответствующих справочных банков данных. На автоматизированном рабочем месте инженер быстрее сможет подготовить рабочую документацию. Работа конструктора на АРМ построена в режиме диалога с машиной, что позволяет быстро делать исправления в документах и одновременно выдавать исходную информацию для технолога.

Рабочее место технолога тоже автоматизировано. С помощью ЭВМ он разрабатывает практически весь технологический процесс. ЭВМ составляет программу обработки, в которой предусмотрены форма и размеры заготовки. Основываясь на конструкторской документации, ЭВМ выбирает обрабатывающий элемент и т. п. При правильном использовании автоматических рабочих мест производительность труда технолога повышается в 10 и более раз. Наряду с распечатанным описанием технологического процесса технолог получает управляющую программу для обрабатывающей машины, например станка с числовым программным управлением.

Еще больший эффект даст АРМ контролеру. Чтобы снять относительно простую вольтамперную характеристику обыкновенного транзистора, до появления АРМ приходилось подавать последовательно на контролируемый прибор 8 — 10 различных напряжений. Каждый раз контролер выставлял их величину и измерял при этом величину тока, переносил результат каждого измерения на координатную сетку и по полученным точкам строил требуемую характеристику. Даже у опытного контролера эта операция занимала несколько минут. На современном АРМ контролер получает этот результат в считанные секунды, причем результата не зависит от степени усталости оператора, его подготовленности к такой работе, его внимательности и настроения, т. е. от факторов, приводящих при ручном контроле к ошибкам. Производительность труда также увеличивается в десятки раз. Контроль в ручную за современной БИС или СБИС вообще практически невозможна, поскольку на контролируемый прибор необходимо подать десятки и сотни тысяч тестовых сигналов, каждый раз фиксируя выходные сигналы.

Эффект от применения АРМ будет наибольшим, когда они будут последовательно связаны между собой на протяжении всего цикла создания изделия: от его расчета, конструирования и технологической подготовки до его изготовления, промежуточного и выходного контроля. Эта связь обеспечивается благодаря использованию совместимых аппаратных средств, математическим расчетам. Так, выходная программа разработчика служит исходной для конструктора, конструктора — для технолога, выходная программа которого становится управляющей программой для автоматического оборудования, обеспечивающего изготовление, контроль и сборку изделия.

2. Функции прикладной информационной технологии

Выделенную по определенному признаку часть системы называют подсистемой. Совокупность действий, направленную на достижение определенной цели, называют функцией управления. Выполнение АИТУ функций, осуществляемое на действующем объекте управления и обеспечивающие достижение заданных целей, называют функционированием автоматизированной информационной технологии управления.

Развитие автоматизации управления происходило по пути создания функциональных подсистем, аналогично функциональным подразделениям административно — организационного управления. Этим определяется и структура системы и состав решаемых в подсистемах задач. Этот подход к структуризации системы называется традиционным. В настоящее время наметился переход к принципиально иному подходу, когда в основу построения подсистем положена структура технологического процесса, для которого создается система управления.

Целевая функция (критерий эффективности управления) — это математическое выражение цели управления, которое позволяет оценить степень достижения выбранной цели. Значит, процесс управления U можно описать некоторым алгоритмом А, зависящим от ф и j.

U = A (ф, j)

Обобщенная схема управления в фирме, организации, учреждении, предприятии показана на рис. 1. Прямой контур управления образуют блоки (этапы) 1,2,3,4. Для эффективного управления необходима организация двух обратных контуров: через блок 5 и через боки 6 и 7.

Рис. 1. Обобщенная схема управления фирмой

Информационная технология, как и любая другая должна отвечать за следующие функции:

ь Обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

ь Включать весь набор элементов (действий, операций), необходимых для достижения поставленной цели;

ь Иметь регулярный характер. Этапы, действия, операции технологического процесса могут быть стандартизированы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами.

3. Структура информационных потоков ИТ

Совокупность информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, составляет информационную систему управления объектом.

Система управления представляет собой совокупность объекта управления (например, предприятия) и субъекта управления (управленческого аппарата) (ри. 1). Управленческий аппарат объединяет сотрудников, формулирующих цели, разрабатывающие планы, устанавливающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующие их выполнение. В задачу объекта управления входит выполнение планов, разработанных управленческим аппаратом, т. е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления. Оба компонента системы связаны прямой и обратной связью. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направлении.

О П

П — прямая связь, О — обратная связь Рис. 1. Структура системы управления Директивная информация формируется управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о внешней среде, о сложившейся внешней ситуации. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю ситуацию объекта, а также степень влияния на ее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия и т. п.), таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика и т. д.).

Обратная связь, увеличивающая влияние входа системы на ее выход, называется положительной обратной связью, а уменьшающая это влияние — отрицательной. Отрицательная обратная связь способствует восстановлению равновесия в системе, когда оно нарушается внешним воздействием, а положительная обратная связь вызывает большее отклонение, чем-то которое вызвало бы внешнее воздействие при отсутствии обратной связи.

Системы управления с обратной связью функционируют следующим образом. Выбирается управляющее воздействие, которое определяет требуемое состояние управляемого объекта. Информация о фактическом состоянии управляемого объекта поступает по каналу обратной связи. Специальный орган сравнивает эти состояния, и при несовпадении требуемого и фактического состояний управляемого объекта вырабатываются управляющие воздействия, назначением которых является корректировка его поведения. Управляющие воздействия каждого контура управления могут влиять на реакцию управляемого объекта на управляющие воздействия в других контурах управления. В таких случаях их называют системами многосвязанного управления.

Метод управления, основанный на использовании обратной связи, нашел широкое применение как в системах управления техническими объектами, так и в организационно — административных системах. Одним из главных достоинств этого метода является работа элементов системы управления в условиях значительных изменений внешней среды, т. е. в условиях большого числа случайных воздействий различного рода.

4. Техническая, программная и информационная реализация. (Структурные схемы, таблицы, описание)

Рассмотрим основные элементы АРМ — информационное, программное, техническое и из чего они вытекают.

Процесс принятия решений (ППР) может протекать по двум основным схемам: интуитивно — эмпирической (основанной на сравнении проблемной ситуации с ранее встречавшимися схожими ситуациями с ранее встречавшимися схожими ситуациями) и формально — эвристической (основанной на построении и исследовании модели проблемной ситуации).

Независимо от схемы протекания ППР информационное обеспечение является одним из решающих факторов принятия эффективных решений. Обычно под информационным обеспечением управления понимают совокупность информационных ресурсов, средств, методов и технологий, способствующих эффективному проведению всего процесса управления, в том числе разработке и реализации управленческих решений.

При построении модели проблемной ситуации исследуют состояние исходных данных задачи, модель ситуации принятия решения, ограничения, варианты решений и их последствия, внешние факторы объективного и субъективного характера. Совокупность перечисленных элементов образует определенную систему принятий решений. Назовем ее системой поддержки принятия решений (СППР). Другими словами, СППР — система, обеспечивающая лицо, принимающее решения (ЛПР), необходимыми для принятия решения данными, знаниями, выводами и/ или рекомендациями (рис).

Рис. 1. Обобщенная схема системы управления.

ЛПР

Схематично процесс принятия решений с помощью СППР выглядит следующим образом. Пользователь запрашивает необходимые данные, изучает проблему, получает от СППР советы, относящиеся к опыту решения подобных проблем, пробует применять различные методы и знания экспертов. Такой анализ помогает ему глубже понять проблему, уточнить свои предпочтения и выработать наилучший вариант ее решения. В перспективе появятся интеллектуальные СППР, которые смогут подстраиваться под индивидуальный стиль мышления пользователя и имитировать приемы его работы.

Система поддержки реализации решения (СПРР) обеспечивает реализацию решения ЛПР внутри объекта управления.

На каждом этапе своего развития (с учетом желания и, главное, возможностей ЛПР) в СППР и СПРР преобладает то или иное обеспечение:

1. информационное обеспечение — система классификации и кодирования информации, технологическая схема обработки данных, нормативно — справочная информация, система документооборота.

Информационное обеспечение АРМ — его банк данных (БнД) — представляет собой отображение информационных массивов и потоков соответствующей предметной области, для которой проектируется АРМ. БнД предназначается для ввода, хранения обновления данных о конкретных объектах предметной области, содержащихся в базах данных (БД), таких, как разнообразные экономические показатели, нормативно — справочная информация и пр. кроме того, БнД должен содержать информацию, обеспечивающую диалог пользователя АРМ с ПК: перечни сценариев диалога, формы входных и выходных документов, инструкции и т. д. Другими словами, БнД представляет собой своеобразную информационную модель предметной области.

БнД включает в себя одну или несколько БД, являющихся информационными моделями объектов, входящих в предметную область, а также СУБД.

Требования, предъявляемые к организации БнД, можно условно разделить на три большие группы. Первая группа — общеметодологические требования к БД, СУБД и БнД в целом, не зависящие от конкретной предметной области. Вторая группа требований определяется предметной областью, информационной моделью, которой является проектируемый БнД. Эти требования определяют вид используемых БД и СУБД. Третья группа требований связана с технологией передачи информации, выбираемой для реализации АРМ.

2. техническое обеспечение — комплекс используемых в системе управления технических средств, включающий ЭВМ и средства связи, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Техническое обеспечение также является важным элементом АРМ, поскольку его возможности в значительной степени определяются вычислительной техникой, на которой он реализуется. АРМ не обязательно должно быть реализовано на ПК. Можно использовать и большие ЭВМ, работающие в режиме разделения времени. Однако большинство определений АРМ прямо связывают их с использованием ПК.

Комплекс технических средств составляют:

ь компьютеры любых моделей ь устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации ь устройства передачи данных и линий связи ь оргтехника и устройства автоматического съема информации ь эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.

3. программное обеспечение — комплекс используемых в системе управления технических средств, включающих ЭВМ и средства связи.

ПО АРМ представляет собой интегрированную прикладную систему, призванную обеспечить решение задач, стоящих перед специалистом конкретной прикладной области. В ПО АРМ можно выделить три основные части: общесистемное программное обеспечение (ОПО), программное обеспечение общего назначение (ПООН) и проблемно — ориентированное программное обеспечение (ПОПО). Кроме того, ПО АРМ может включать в качестве необязательного элемента программное обеспечение пользователей (ПОП).

ОПО АРМ включает в себя:

ь ОС ПК, на которой реализован данный АРМ, ь СУБД, выбранную в процессе проектирования БнД АРМ, ь Программы системного сопровождения, ь Комплексы программных средств ввода — вывода информаций, настраиваемые на формы входных и выходных документов и обеспечивающие логический и семантический контроль вводимой информации, ь Программные комплексы передачи данных, позволяющие организовать информационную связь между различными АРМ.

С ПО АРМ тесно связана математическое обеспечение (МО) АРМ.

Во многих областях практической деятельности моделирование применяется пока недостаточно широко, несмотря на огромный экономический эффект, который оно может принести. Это связано не только с неумением практических работников пользоваться экономико-математическими методами, сколько с невозможностью их применения при отсутствии вычислительной техники. Разработка разнообразных АРМ и включение в состав их ПО различных ППП с широко развитым МО позволяет преодолевать эти трудности. Если на первых порах ПО АРМ в основном автоматизирует выполняемые пользователями функции, перенося на машинный язык их повседневно повторяющиеся действия, то последующие развитие ПО АРМ должно идти по пути моделирования процессов, происходящих в данной предметной области, а это влечет расширение МО АРМ.

Каждая конкретная предметная область, естественно, накладывает свои специфические требования на применяемое в ней АРМ. АРМ для коммерческих работников характеризуется огромными объемами информации, которые нужно хранить в их БнД и обрабатывать с помощью ПОПО, и, конечно же, особенностями коммерческих задач, решаемых специалистами. Низкий уровень компьютеризации и автоматизации коммерческой работы приводят к серьезным недостаткам в оценке рыночной ситуации, что нередко влечет за собой серьезные ошибки в принимаемых решениях. Широкое внедрение современной вычислительной техники, в том числе и АРМ, освобождает специалистов от рутинной работы связанной с первичной обработкой информации, дает им возможность в большей степени заниматься творческой деятельностью. Автоматизация вызывает к жизни новый вид анализа — оперативный, позволяющий оценить хозяйственные процессы до их завершения. Только таким путем можно оперативно выявлять и устранять отрицательные моменты в коммерческой работе.

И другие:

4. организационное обеспечение — совокупность мер и мероприятий, регламентирующих функционирование системы управления, ее описание, инструкции и регламенты обслуживающему персоналу.

5. математическое обеспечение — совокупность методов, правил, математических моделей и алгоритмов решения задач.

6. лингвистическое обеспечение — совокупность терминов и искусственных языков, правил формализации естественного языка.

7. правовое обеспечение — совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование системы.

Обобщенно деятельность большинства искусственных образований иллюстрируется схемой (рис.2)

Рис. 2. Модель социально-экономической системы

Цель (программа) Влияние внешней Предмет труда и внутренней

среды Информационные процессы До сих пор, к сожалению, главным препятствием на пути повышения эффективности использования компьютеров является не недостаток технологий, а инертность отдельных людей или целых организаций. Считается, что для успешного внедрения новых информационных технологий каждая организация должно накопить «критическую массу» энтузиастов. В небольшом коллективе из 15 человек 10 могут считать себя «критической массой», а в большом, где, например 600 работников, — 400.

А это не так уж и мало. Правда, иногда удается решить задачу с помощью меньшинства, но только в том случае, когда это меньшинство «подавляющее».

5. Анализ функционирования существующей на рабочем месте (предприятия, отрасли) прикладной ИТ или системы

В зависимости от масштаба сферы обработки информации на конкретном предприятии возникают разнообразные организационные структуры в этой области. Представленные на рис. 1. примерные структурные схемы характеризуют типовые варианты организации подразделений ОИ средних масштабов.

Рис. 3. Функциональная структура среднего подразделения обработки информации

Подразделение обработки информации Разработка и обслуживаВычислительные ние систем работы Разработка и Подготовка сопровождение приложений и выполнение работ Выбор и ввод в эксплуатацию Хранение данных прикладных программных и информационных средств.

Обслуживание Конечных пользователей.

Разделение задач проектирования и использования систем можно рекомендовать для структуры среднего подразделения ОИ. Выбор и ввод в эксплуатацию стандартных прикладных программных средств, приобретаемых от сторонних организаций, со временем имеет для всех фирм все большее значение; обслуживание конечных пользователей представлено в этой же группе. Центральное хранилище данных в таких структурах будет часто отсутствовать, задачи согласования и контроля децентрализованы по производственным подразделениям. Функции планирования и поддержки включают и организационные задачи, если последние не находятся полностью в компетенции руководства соответствующих производственных подразделений. Функции планирования и поддержки охватывают также технические и программные средства и сетевое планирование; в зависимости от тех или иных ситуаций, сложившихся с составом персонала, возможно также делегирование некоторых функций в рабочие группы второго или третьего уровня.

Рабочее место руководителя.

Задачи управления требуют от руководителя любого уровня использовать и обрабатывать большой объем информации, проводить ее анализ в различных разрезах, моделировать процессы и ситуации, структурировать материал для принятия решения. Для оперативного и качественного выполнения этих задач существенную роль играют АРМ руководителя, которые используют современные информационные технологии, такие, как технологии оперативного анализа распределения данных (OLAP — технологии), сетевые технологи общего доступа, статистические пакеты, геоинформационные системы (ГИС — технологии), case — технологии, системы поддержки принятия решений.

Комплексы управленческих задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков принятия решений; внешние связи — взаимодействие с другими подразделениями, организациями, внешней средой, рынком, вышестоящими организациями, министерствами и ведомствами, реализующими иные функции управления. В системе руководителя в настоящее время просто необходимо иметь систему поддержки принятия решений. Работа системы, которая обеспечивает полный цикл управления предприятием, представлена на рис. 1.

Рис.4. Схема системы, обеспечивающий полный цикл управления предприятием.

Моделирование и прогнозирование

Управление

Сбытом обслуживанием производством финансами персоналом Планирование Реализация

Отчетность План — факт анализ Корпорацией «Парус» была создана система, которая обеспечивает полный цикл управления предприятием и возможность анализа и прогнозирования бизнеса. Компания ЛАНИТ создала интегрированную систему ВААN, которая облегчает принятие решений для управления предприятиями. Она предлагает для руководителей высшего и среднего звена специальные средства оперативного контроля и управления предприятием, состоящие из нескольких модулей.

Например, пользуясь модулем «Информационная система руководителя», руководители высшего эшелона управления могут оперативно контролировать наиболее важные для жизнедеятельности предприятия производственные и финансовые показатели. С помощью такого модуля можно оперативно:

ь проверить состояние показателей работы за любой период времени ь увидеть проблемные ситуации ь получить список ответственных лиц ь изменить условия ь изменить нормативы ь изменить порядок работы и т. д.

Подсистема «Предприятие» является мощным графическим инструментарием управления, охватывающим все аспекты деятельности в одной общей интегрированной среде показателей деловой активности компании. Модуль «Предприятие» способен воспринимать данные, заимствованные из других систем. Более того, лица, принимающие решения, имеют быстрый доступ к этой информации. Система раннего предупреждения, встроенная в подсистему «Предприятие», своевременно проинформирует руководителей о необходимости упреждения возможных проблем. Руководителям и аналитикам предоставляется полная картина, отражающая в реальном режиме времени этапы и фазы прохождения документов или работ. Таким образом, руководители могут, не выходя из кабинета, осуществлять эффективное руководство и контроль над деятельностью предприятия, получая всю необходимую информацию для принятия оперативных решений.

6. Основные направления и рекомендации ее развития

Развитая сеть автоматизированных рабочих мест позволит многим специалистам, не выходя из дома, принимать участие в общественном производстве.

Большие изменения ожидаются в сфере образования, которое также станет в значительной степени индивидуальным. Предполагаются крупные изменения и в организации научной деятельности. Быстрый обмен результатами по вычислительным сетям, не связанный с задержками на полиграфическое производство, уже сейчас в развитых странах позволяет значительно ускорить темпы развития научных исследований.

Внедрение в индустриальное производство новых информационных технологий и робототехнических систем изменит характер труда в промышленности, резко снизит число людей, занятых в этой сфере, изменит саму технологию и организацию производства.

В информационном обществе ИТ будут играть столь же важную роль, какую играли инженерные науки, физика и химия в индустриальном обществе.

Новые ИТ — это технологии, определяющие характер человеческой деятельности в новом информационном обществе, которое в конце 20 — го в. Приходит на смену индустриальному обществу.

Массовое внедрение средств переработки и хранение информации в жизнь современного общества остро поставило вопрос об уничтожении того барьера, который до последнего времени препятствовал использованию ЭВМ и других систем обработки информации любым членом общества. Ведь для полного использования возможностей информационной техники надо владеть определенной суммой профессиональных знаний. Эти знания имеют программисты, выполняющие роль посредников между пользователями и ЭВМ. Таким образом, центральная задача создания новых технологий — это поиск технологий, которые из цепочки «задача — решение» исключили бы людей, специально занятых преобразованием задач в форму, понятную для ЭВМ.

На рисунке 1 показана стандартная схема использования ЭВМ в автоматизированных системах управления, широко распространенных в 70 — е гг. она показывает, что в процессе управления участвуют три категории лиц, стоящих между конечным пользователем, желающим решить задачу, и техническими средствами, обеспечивающими поиск решения.

Аналитики преобразуют исходную форму задачи, возникшую у пользователя, В форму, которая позволит описать процедуру ее решения. Прикладные программисты по этому новому заданию, используя некоторую технологию программирования, переведут этот алгоритм в форму, приемлемую для ЭВМ, а информационные работники, имеющие дело с банками и базами данных, обеспечат нужную для решения задачи информацию. Такая многоступенчатая схема приводит к задержкам в получении решения. Эти трудности снимаются, если перейти к новой информационной технологии, когда аналитики и прикладные программисты оказываются выведенными из схемы решения задач.

Как можно добиться такого решения? Есть лишь один выход. Он связан с передачей функций прикладных программистов, а затем и аналитиков самой ЭВМ. Для этого нужно разработать средства взаимодействия конечного пользователя с ЭВМ, получившие название интеллектуального интерфейса. Тогда вместо схемы, показанной на рис. 1, возникает схема, изображенная на рис. 2.

Ее реализация требует, чтобы интеллектуальный интерфейс мог обеспечить решение ряда задач.

1. Интерфейс должен иметь средства для анализа поступающих на вход интеллектуальной системы текстовых сообщений, а возможно, и речевых. Сообщений. Эти тексты используют профессионально — ориентированный диалект естественного языка, специфика которого определяется той предметной областью, в которой решается задача. Другими словами, интеллектуальный интерфейс должен обеспечивать понимание сообщений пользователя, поступающих на вхзод системы. При обмене между пользователем и системой только письменными сообщениями необходимо обеспечить в интеллектуальном интерфейсе те процедуры, которые используются в компьютерной лингвистике для анализа и синтеза текстов. Если предполагается речевое общение, то в состав интерфейса должны быть включены блоки анализа речевых сообщений и синтеза таких сообщений.

2. В интерфейсе должны быть средства, позволяющие преобразовывать тексты — задания, поступающие от конечного пользователя, в программы, понятные для ЭВМ. Эти средства должны выполнять, в частности, работу, характерную для трансляторов, используемых для перевода записей программ на языках программирования высокого уровня на машинные языки. Но, кроме того, должны иметься специальные процедуры, осуществляющие переход от текстового задания, к записи на каком-нибудь языке программирования. Эта часть средств интерфейса опирается в своей работе на специальную информацию о способах решения задач в данной предметной области, которая храниться в базе данных.

3. Поскольку конечный пользователь ничего не знает о том, как система, с которой он взаимодействует, решает его задачу, то он, получив решение, вправе потребовать объяснения, как оно было получено. Средства объяснения и обоснования решений, включаемые в состав интерфейса, весьма характерны для интеллектуальных систем, и, прежде всего для экспертных систем.

В рассматриваемой схеме кроме конечного пользователя присутствуют информационные работники. При переходе к завершающей информационной технологии они также исчезают из схемы. Рис. 3 демонстрирует эту окончательную схему решения задач коллективом пользователей, одновременно взаимодействующих с интеллектуальной системой в режиме разделения времени между ними. Интеллектуальная система входит в распределенную вычислительную сеть, в которой реализована распределенная база данных, откуда могут черпать информацию все ЭВМ, входящие в вычислительную сеть.

Именно такие схемы составляют основу новых ИТ, характеризующих текущий этап создания информационного общества.

Рис.1

Системные Прикладные Конечные

программисты программисты пользователи

Рис.2

динамик

конечный пользователь системный программист инженеры знаний прикладные программисты

Рис.3

К др. ИС Интеллектуальная

система коллективного Требование пользования на информа

цию Необходимая информация

Решение

Решение

Задание

Задание

…

7. Организационные и административные решения прикладной ИТ

Наиболее высокие требования к информации предъявляются при принятия решений. В повседневной практике такие понятия, как данные, информация и знания, часто рассматриваются как синонимы. Однако это не так. На рис. 1. отображены функции данных и знаний в процессе принятия решения. Данные — это сведения, факты, величины и их соотношения, преобразования и обработка которых позволяет получить информацию, т. е. знание о том или ином предмете, процессе или явлении.

Рис. 1. Функции данных и знаний в процессе принятия решения.

Образование Опыт

Данные

Знания

Информация

Решения

Административно — организационная работа характеризуется большим количеством интуитивных волевых решений. К такой работе можно отнести: контроль исполнения, проведения совещаний и организационных мероприятий, работу с подчиненными, анализ текущего состояния дел и планирование работы и др.

В системах административного или организационного управления управляющее воздействие заключается в принятии решений в процессах планирования и оперативного управления, реализуемых на более низших уровнях управления, а также в контроле за реализацией принятых решений. Людей, выполняющих эти функции, называют администраторами или руководителями.

В производственных системах человек с помощью технических средств, которыми он манипулирует, непосредственно управляет технологическим или производственным процессом. Человека, осуществляющего такое управление, называют оператором, а систему, составным элементом которой является оператор, называют эргатической.

Администратор получает и передает информацию в виде различных документов, в ходе переговоров с другими людьми, через системы ЭВМ и др.

Оператор, как правило, получает сведения о состоянии управляемой системы в форме, представленной различными техническими средствами отображения информации — цифровыми и графическими табло, пультами со стрелочными, цифровыми и индикаторными приборами, средствами звуковой сигнализации. Принятые решения оператор реализует, воздействуя на производственный процесс, используя технические средства управления Процесс принятия решений оператором гораздо легче формализуем, чем для администратора. Наборы возможных ситуаций и применяемых решений для оператора обычно четко очерчены; во всяком случае, они значительно yже, чем у администратора.

Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого коллектива, объединенных для достижения общих целей: обеспечение устойчивости функционирования или выживания объекта управления в конкретной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на международный рынок и т. д. Цели сначала носят обобщенный характер, а затем в процессе уточнения они формализуются управленческим аппаратом в виде целевых функций.

8.Ожидаемые факторы эффективности прикладной информационной технологии

Новые поколения технических устройств, ПС, ИТ уверенно выходят на рынок, когда «старые» еще как следует не внедрены и даже их предшественники еще не списаны. В отечественной практике информатизации основное внимание до сих пор уделяется развитию технологической базы ОИ, однако наиболее активный менеджмент необходим как раз для введения новых комплексных или интегрированных ИТ в прикладные области.

Вслед за значительным прогрессом производительности в области основного производства возлагаются надежды на повышение эффективности в сфере управления с тем, чтобы противостоять мощному давлению на упрощению, даже на примитивизацию процедур принятия решений.

Можно выделить три следующих направления воздействия ИТ на изменения в содержания в содержании работы, обусловленные информатизацией деятельности на данном рабочем месте.

Централизация. Некоторые виды деятельности вычленяются из существующих технологических процессов и структур и оформляются в новые единицы (например, централизуется служба переписки).

Интеграция (реинтеграция). С помощью ИТ возвращаются в исходные комплексы задач содержательно объединенные с ними функции. Реализация задач в виде их комплексов может вести к полному растворению или сокращению центральных организационных единиц. При этом для новой ИТ отношение «цена/производительность» образует в качестве побочного условия критерий для оценки эффективности степени осуществляемой децентрализации. Для рабочих структур непосредственно это означает чаще всего горизонтальное или вертикальное расширение содержания работ.

Возникновение эффекта экономии без передачи видов деятельности. Благодаря развитию ИТ на рабочем месте достигается эффект рационализации (экономия времени, уменьшение количества ошибок и т. п.), также возможно и сокращение рабочего времени, т. е. повышение производительности.

Введение

достаточно мощных компьютеров на уровне функционального подразделения или даже отдельного рабочего места приводит в определенной степени к отказу от централизованно используемых больших ЭВМ. Современные диалоговые программы содержат достаточно возможностей для эффективного приспособления технологии под особенности каждого конкретного конечного пользователя. Вследствие всего этого могут даже разрушаться, причем достаточно безболезненно, устаревшие структуры в самых разных частях предприятия.

Использованные источники

1. Информатика: Энциклопедический словарь для начинающих/Сост. Д. А. Поспелов. — М.: Педагогика — Пресс, 1994 — 352с.

2. Информационные технологии управления: Учебное пособие/ Под ред. Ю. М. Черкасова. — М.: ИНФРА — М, 2001 — 216с.

3. Козырев А. А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник — СПб.: Изд — во Михайлова В. А., 2000 — 360с.

4. Козырев А. А., Юдин А. П. информационные технологии в экономике:

5. Конспект лекций 1. — СПб.: Изд — во Михайлова В. А., 2000 — 64с.

6. Компьютерные технологии обработки информации: учеб. пособие/ С. В. Назаров, В. И. Першиков, В. А. Тафинцев и др.; Под ред. С. В. Назарова — М.: Финансы и статистика — 1995 — 248с.

7. Костров А. В. Основы информационного менеджмента: Учеб. пособие. — М.: финансы и статистика, 2001 — 336с.

8. Коуров Л. В. информационные технологии. — Мн.: Амалфея — 2000 г. — 192с.

9. Основы информатики: Учеб. Пособие / А. Н. Морозевич, Н. Н. Говядинова, В. Г. Левашенко и др.; Под ред. А. Н. Морозевича. — Мн.: Новое знание, 2001 — 544с.