Информационный менеджмент

Информационный менеджмент

Лекция 1. Операционные понятия и изменения бизнес — среды

Управление информацией — это управление информационными потоками и информационными ресурсами.

Информационный менеджмент — это процесс предоставления нужной информации в нужном виде и в нужное время.

Выделяют три вида информационного менеджмента: 1. Управление организацией. 2. Управление внутренней документацией (информацией внутри организации). 3. Управление публикациями.

Информационная система определяется как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, хранят и распределят информацию, используемую в процессе принятия решений, координации и управления в организации. Кроме поддержки принятия решений, координации и контроля информационная система может также помогать менеджерам и служащим анализировать проблемы, выявлять и рассматривать сложные объекты и создавать новые продукты.

Общие принципы управления

Отмечая, что принципы управления являются гибкими, а не абсолютными, Файоль на основании своего опыта насчитал их четырнадцать. Их можно сформулировать следующим образом:

Разделение труда. Это специализация, которую экономисты считают необходимой для эффективного использования рабочей силы. Файоль применяет этот принцип ко всем видам труда, как управленческого, так и технического.

Власть и ответственность. По мнению Файоля, власть и ответственность связаны между собой, причем последняя является следствием первой и проистекает из нее. Он видит во власти сочетание официального (основанного на занимаемой администратором должности) и личностного («заключающего в себе сплав умственного развития, опыта, морального уровня, навыков по роду прежней службы и пр.») факторов.

Дисциплина. Понимая дисциплину как «уважение соглашений, рассчитанных на то, чтобы обеспечить повиновение, прилежание, энергичность и внешнее проявление уважения», Файоль подчеркивает, что для поддержания дисциплины необходимы хорошие руководители на всех уровнях.

Единоначалие. Это означает, что сотрудники должны получать приказания только от одного начальника.

Единство руководства. В соответствии с этим принципом каждая совокупность видов деятельности, преследующих одну и ту же цель, должна иметь одного руководителя и один план. В отличие от четвертого принципа это положение относится в большей степени к организации «самого предприятия», чем к персоналу. (Файоль отнюдь не имел в виду, что все решения должны приниматься на высших уровнях.)

Подчинение индивидуальных интересов общим. Это понятно само собой; если окажется, что двое расходятся во мнениях, то администрация должна примирить их.

Вознаграждение. Вознаграждение и методы оплаты должны быть справедливыми и доставлять максимально возможное удовлетворение сотрудникам и работодателям.

Централизация. Не прибегая к термину «централизация власти», Файоль говорит о степени концентрации или рассредоточения власти. Конкретные обстоятельства будут определять, какой вариант «даст лучший общий результат».

Скалярная цепь. Файоль представляет ее себе как «цепь начальников», от самого высшего до самого низшего ранга, от которой не нужно уходить без надобности, но которую следует сокращать, если слишком тщательное следование ей может нанести вред.

Порядок. Подразделяя его на «материальный» и «социальный», Файоль следует нехитрому изречению: «всему (каждому) свое место, и все (каждый) на своем месте». Этот принцип применяется в основном при организации вещей и людей.

Справедливость. Лояльность и преданность персонала должны обеспечиваться сочетанием доброты и справедливости со стороны администраторов при общении с подчиненными.

Стабильность пребывания в должности. Файоль считал, что излишняя текучесть кадров представляет собой одновременно и причину, и следствие плохого управления, и указывал на связанные с этим опасности и издержки.

Инициатива. Под инициативой понимается обдумывание и выполнение плана. Поскольку это «доставляет очень большое удовлетворение всякому мыслящему человеку», то Файоль призывает администраторов «поступиться личным тщеславием», с тем, чтобы подчиненные получили возможность проявить личную инициативу.

Корпоративный дух. Имеется в виду принцип «в единении — сила», и в то же время это дальнейшее развитие принципа единоначалия, причем подчеркивается необходимость взаимодействия и важность связи для его поддержания.

Завершая рассмотрение этих принципов, Файоль указывает, что он не стремился дать исчерпывающее их изложение, а пытался описать лишь те из них, которые ему приходилось чаще всего применять, поскольку хоть какая-то кодификация принципов представляется необходимой во всяком деле.

Основные функции управления.

1. Анализ (исследование).

2. Планирование.

3. Организация (организовывание).

4. Работа с кадрами (с персоналом).

5. Руководство и лидерство (мотивация).

6. Контроль.

7. Координация.

Изменения, затронувшие конкурентную бизнес-среду

Глобализация

В настоящее время ИС обеспечивают тот уровень коммуникационной и аналитической мощи, в котором нуждаются фирмы в целях осуществления торговых контактов и управления бизнесом в мировом масштабе. Управление разветвленной глобальной корпорацией — это связи с дистрибыоторами и с поставщиками, работа на протяжении 24 часов в сутки в различных национальных условиях. Местная и международная отчетность — вот главный вызов бизнесу, требующий наличия информационной системы адекватной мощности.

· Управление и контроль на глобальных рынках:

Ш управление изменениями;

Ш управление знаниями;

Ш управление стратегиями;

Ш управление качеством;

Ш управление коммуникациями;

Ш управление рисками;

Ш управление логистикой.

· Рост объёмов иностранных инвестиций.

· Нестабильность курсов валют.

· Экономическая глобализация и политическая раздробленность.

· Конкуренция на мировых рынках: конкуренция на основе времени; соответствие стандартам; повышение качества; повышение производительности труда; лидерство в технологиях; снижение издержек.

Трансформация промышленной экономики

Знания и информация становятся основой для многих новых услуг и товаров. В экономике, основанной на знаниях и информации, информационные технологии и системы становятся чрезвычайно важными. Информационные системы нужны для оптимизации потоков информации и знаний внутри организации и служат с целью максимального увеличения запасов знаний фирмы. Поскольку производительность служащих будет зависеть от качества систем, используемых ими, управленческие решения относительно информационных технологий критически важны для выживания и процветания фирмы.

· Экономика, основанная на знаниях и информации.

· Принципиально новые товары и услуги.

· Знания (информация) — ключевые производственные и стратегические ресурсы.

Трансформация предприятий

Для нового стиля производства характерны меньшая иерархичность, децентрализация, гибкий менеджмент, полагающиеся на мгновенно получаемую информацию для поставки массово-заказных товаров и услуг, уникальным образом распределяемых на специфических рынках и среди потребителей.

Менеджер нового типа опирается на неформальное общение и сеть определенных заранее целей (в большей мере, чем на формальное планирование), гибкую организацию команд и лиц, работающих над задачей, и ориентацию на потребителя для достижения координации во взаимодействии работников.

· Уменьшение количества уровней управления.

· Децентрализация.

· Гибкость.

· Независимость от размещения.

· Повышение эффективности производства:

повышение производительности труда;

повышение потребительской ценности;

повышение прибыльности компаний;

повышение биржевой стоимости акций компаний.

Социально — экономические изменения

· Новое распределение доходов:

образование;

здоровье;

покупка жилья;

пенсионные накопления;

отдых;

вложения в бизнес.

· Резкое снижение рождаемости в развитых странах:

усиление автоматизации производственных процессов;

улучшение и удорожание товаров для детей;

изменение структуры приобретения жилой недвижимости;

смещение образования в сторону второго и постоянное повышение квалификации;

усиление процессов сохранения здоровья и повышение продолжительности жизни.

Возникновение киберкорпораций

Киберкорпорация может быть распознана по нескольким признакам. Во-первых, в такого рода фирмах практически все организационные значимые деловые связи реализуются в компьютерной форме. Основные бизнес-процессы выполняются в электронных сетях, охватывающих целую организацию или связывающих многие организации.

Бизнес-процессы сводятся к уникальным способам, посредством которых работа организовывается, координируется и фокусируется на производстве товара или услуги, представляющих ценность.

Киберкорпорация — это организация, в которой практически все важные бизнес-процессы и взаимосвязи заказчиков, поставщиков и сотрудников реализованы в электронной форме и управление основными корпоративными ресурсами также осуществляется в электронной форме.

Бизнес-процессы — это уникальные методы, применяемые организациями для координации и организации деятельности, информации и знаний в процессе производства товаров и услуг.

Ключевые корпоративные ресурсы — интеллектуальная собственность, основные умения, финансовые и человеческие ресурсы — управляются электронным способом. В киберкорпорации любая информация, которая нужна для поддержки ключевых бизнес-решений, доступна и любое время и в любом месте фирмы.

· Компьютеризированные связи с заказчиками, поставщиками и служащими.

· Основные бизнес-процессы с помощью сетей.

Лекция 2. Новые возможности ИС в организациях

Это организационное и управленческое решение, основывающееся на информационных технологиях, предназначенное для работы в любом окружении.

Организации

· ИС являются составной частью организаций.

· Ключевые элементы любой организации — это сотрудники, структура, стандартные процедуры, политика (стиль работы) и культура.

· Информационная грамотность — это общее представление об ИС, включающее в себя знание принципов работы с ними организаций и отдельных пользователей, вкупе с техническими навыками работы с компьютерами.

· Компьютерная грамотность — это знание информационных технологий, четкое представление о принципах функционирования ИС.

· Бизнес-функции — специализированные задачи, выполняемые коммерческой организацией, такие как производство, сбыт и маркетинг, финансовый и кадровый учет.

· Основные бизнес-функции организации: маркетинг, производство товаров и услуг, управление финансами и финансовый учет, управление трудовыми (человеческими) ресурсами.

· Стандартные операции или процедуры — набор формальных правил для выполнения стандартных задач и работы в заранее ожидаемых ситуациях.

· Бизнес-процессы — это уникальные методы, применяемые организациями для координации и организации деятельности, информации и знаний в процессе производства товаров и услуг, базирующиеся на стандартных процедурах.

Управление

Менеджмент. Лидерство. Ответственность. Полномочия. Взаимодействие.

Технология

· Аппаратное обеспечение (АО) компьютеров — оборудование, используемое для ввода, обработки и вывода данных в ИС.

· Компьютерное программное обеспечение (ПО) — набор запрограммированных инструкций, которые управляют работой аппаратных компонентов ИС.

· Средства хранения данных — аппаратные средства (АС) (диски, дискеты, магнитные ленты и т. д.) и ПО, управляющее процессом размещения данных на носителях и считывания информации.

· Коммуникационная технология — аппаратные устройства и программное обеспечение, служащие для связи между отдельными элементами информационных систем и «физической» передачи данных.

· Информационная инфраструктура — компьютерная техника, программное обеспечение, устройства хранения данных и компьютерные сети, позволяющие наладить внутри организации совместный доступ к информационным ресурсам и устройствам.

· Компьютерная сеть — два компьютера или более, связанных между собой и обеспечивающих совместный доступ к данным и устройствам (таким, как сетевой принтер).

Виды ИС

· Системы операционного уровня - информационные системы, которые управляют всеми элементарными действиями и транзакциями внутри организации.

· Системы хранения и обработки знаний — информационные системы, предназначенные для работников умственного труда — «белых воротничков».

· Системы управленческого уровня — информационные системы, служащие для мониторинга, контроля, помощи в принятии решений и выполнении административных функций менеджерами среднего звена.

· Стратегические системы — информационные системы, которые помогают сотрудникам верхних эшелонов управления решать вопросы стратегии и заниматься долгосрочным планированием.

Типы ИС

· СОТ (системы обработки транзакций) — выполняют и записывают в течении дня стандартные операционные процедуры, необходимые для функционирования компании. Операционный уровень.

· СРСЗ (системы работы со знаниями) — помогают работникам умственного труда в получении и распространении новых знаний внутри организации. Уровень хранения и обработки знаний.

· ОС (офисные системы) — работа с текстом (текстовые редакторы), электронная почта, календарное планирование и т. д., предназначенные для повышения эффективности работы с данными офисных работников. Уровень хранения и обработки знаний.

· УИС (управленческие ИС) — обеспечивают функции планирования, контроля, помогают в принятии решений путем предоставления отчетов. Получают данные от систем обработки транзакций. Управленческий уровень.

· СППР (системы поддержки принятия решений) — обработка данных с помощью сложных аналитических моделей или специальных утилит. Помогают в процессе принятия нестандартных решений. При работе с ними пользователь может произвольно изменять исходные условия, задавать новые вопросы и добавлять в систему новые данные. Управленческий уровень.

· СППСР (системы поддержки принятия стратегических решений) — помогают принимать нестандартные решения, обладают большими графическими и коммуникационными возможностями. Обладают простым и дружественным интерфейсом. Стратегический уровень.

Взаимосвязь ИС

СОТ являются основным источником данных для других систем.

СППСР обычно только получают информацию от других систем более низкого уровня.

Новая роль ИС в организациях

Расширение сферы применения ИС

То, чем фирма станет заниматься в ближайшие пять лет, зависит от того, какими возможностями будут обладать её информационные системы.

Интернет, интранет, экстранет

· Интернет — международная компьютерная сеть, объединяющая сотни тысяч частных сетей общего пользования.

· Интранет — внутренняя компьютерная сеть компании, основанная на интернет-технологиях и стандартах.

· Экстранет — частные внутренние сети, доступные для авторизованных «внешних» пользователей.

Уплощение (становятся более плоскими) структуры организаций.

Дистанционная работа.

Реорганизация рабочих потоков.

Повышение гибкости организаций.

Изменения в процессе управления.

Массовая кастомизация — использование программного обеспечения и компьютерных сетей для точного контроля процесса производства с целью выпуска небольших партий заказных товаров.

Расширение границ.

Ключевой особенностью киберкорпорации является возможность вести дела «за пределами» компании так же эффективно, как и внутри неё.

Межорганизационные системы - все системы, связывающие компанию с её клиентами, дистрибьюторами и поставщиками.

Электронный бизнес — использование Интернета и других цифровых технологий для связи внутри фирмы, координации и управления ее деятельностью.

Электронная коммерция

· Электронный рынок — это рынок, созданный при помощи компьютерных и коммуникационных технологий, которые связывают множество покупателей и продавцов.

· Электронная коммерция — процесс покупки и продажи товаров и услуг, осуществляемый с использованием Интернета, компьютерных сетей и других цифровых технологий.

Положительные и отрицательные воздействия ИС

Выгоды от использования информационных систем

Информационные системы могут выполнять расчеты и обрабатывать документы гораздо быстрее людей.

Информационные системы помогают компаниям узнавать больше о тенденциях рынка и предпочтениях покупателей.

Информационные системы предоставляют в распоряжение компаний новые сервисы, такие как «автоматические кассы», телефонные системы и компьютерные терминалы в аэропортах.

Информационные системы дают возможность использовать новые методы в медицине (хирургии, рентгенологии и контроле состояния пациента).

Интернет делает информацию доступной для миллионов пользователей во всем мире.

Негативные последствия

Автоматизация многих операций, ранее требующих человеческого участия, приводит к сокращению рабочих мест.

Информационные системы позволяют организациям собирать персональные данные о людях, нарушающие их право на конфиденциальность частной информации.

Информационные системы настолько плотно используются во всех аспектах повседневной жизни, что сбои в их работе могут практически полностью парализовать работу предприятий.

У постоянных пользователей информационных систем могут периодически возникать недомогания, стрессы и другие проблемы со здоровьем.

Интернет может использоваться для распространения «пиратских» копий программного обеспечения, книг, статей и другой интеллектуальной собственности.

Менеджеры, принятие решений и информационные системы

Менеджеры играют в организациях ключевую роль. Их полномочия включают в себя принятие решений, подготовку отчетов, организацию различных встреч и даже проведение праздников. Чтобы лучше разобраться в выполняемых ими функциях обратимся к классической и современной (поведенческой) моделям поведения руководителей

· Классическая модель менеджмента - традиционное описание административного процесса, акцентирующее внимание на таких формальных функциях, как планирование, организация, координирование, принятие решений и контроль.

Современные поведенческие модели основываются на предпосылке, что реальная деятельность менеджеров гораздо менее систематизированная, более неформальная, менее рефлекторная, более активная, менее организованная и гораздо более «легкомысленная», чем это описывается в учебниках.

· Поведенческие модели — описания административного процесса, основанные на наблюдениях ученых за тем, как менеджеры выполняют свою работу.

· Административные роли — стандартные виды работ, которые менеджер должен выполнять в организации.

· Межличностные роли — согласно классификации Минцберга роли, где менеджеры выступают в качестве официальных глав и лидеров своих организаций.

· Информационные роли — менеджеры действуют в качестве «нервных центров» организации, собирая и распространяя важную информацию.

· Роли, связанные с принятием решений — менеджеры проводят в жизнь новые инициативы, устраняют беспорядки, распределяют ресурсы и улаживают конфликты.

Процесс принятия решений

Принятие решений может классифицироваться в зависимости от организационного уровня: стратегического, управленческого, информационного и операционного.

· Принятие стратегических решений — определение долгосрочных целей, планирование ресурсов и политики организации.

· Контроль менеджеров над компанией — контроль эффективности использования ресурсов и производительности отдельных структурных подразделений организации.

· Оперативный контроль — принятие решений о выполнении конкретных заданий, сформулированных менеджерами среднего и высшего звена, определение критериев их выполнения и распределение ресурсов.

· Принятие решений на информационном уровне — оценка новых идей, касающихся товаров и услуг, новых знаний и способов распространения информации внутри организации.

· Неструктурированные решения — нестандартные решения, принятие которых требует правильного определения проблемы; общепринятой процедуры принятия таких решений не существует.

· Структурированные решения — повседневные решения, принимаемые регулярно, для которых существуют стандартные процедуры.

Принятие решения: этапы процесса

· Разведка /сбор данных — это первая стадия процесса принятия решения, когда индивидуум собирает необходимую информацию для четкого формулирования и оценки проблемы.

· Разработка — второй этап процесса принятия решения, на котором создаются все возможные способы решения проблемы.

· Выбор — третья стадия, когда выбирается одно решение из нескольких альтернатив.

· Внедрение — финальная стадия, на которой выбранное решение претворяется в жизнь и создается отчет о результатах.

Индивидуальные модели принятия решений

· Рациональная модель — модель человеческого поведения, основанная на предположении, что отдельные личности, организации и целые народы совершают действия последовательно и рационально, основываясь при этом на предварительных расчетах.

· Когнитивный стиль — в основе лежат личные знания и опыт, касающиеся сбора информации, выбора альтернатив и оценки последствий.

· Системное принятие решений — когнитивный стиль, используемый людьми, которые работают над проблемой, структурируя ее таким образом, чтобы можно было использовать стандартные методы.

· Интуитивное принятие решений — когнитивный стиль, используемый индивидуумами, заключающийся в использовании нескольких методов в «беспорядочной» манере. Работа методом проб и ошибок.

Организационные модели принятия решений

· Организационные модели принятия решений — модели, в которых учитываются структурные и политические особенности организаций.

· Бюрократические модели принятия решений — модели, выбор решения в которых зависит от стандартных операционных процедур, принятых в организации.

· Политические модели принятия решений — модели, в которых решения являются результатом конкуренции и переговоров между группами и лидерами внутри организации.

· Модель «мусорного ведра» — модель принятия решений, основанная на предположении, что организации действуют нерационально и решения в них принимаются случайным образом.

Задания к лекциям 1 — 2

1. Оцените роль ИС в современном деловом мире, где царит конкуренция.

2. Объясните, каким образом ИС преобразуют структуру организаций и методы управления.

3. Опишите взаимосвязь киберкорпорации, электронной коммерции, электронного бизнеса и интернет — технологий.

4. Укажите основные управленческие задачи, возникающие при создании и использовании ИС на предприятии.

5. Проанализируйте роль шести основных типов ИС в деятельности организации и их взаимосвязь. Опишите типы ИС, работающих в основных функциональных областях бизнеса.

Лекция 3. ИС: функциональные различия. Интеграция функций и бизнес-процессов

Функциональные различия

Маркетинг

· Стратегический уровень: мониторинг конъюнктуры рынка и деятельности конкурентов, прогнозы, помощь в создании новых товаров и услуг.

· Управленческий уровень: продвижение товаров, реклама, принятие решений по ценовой политике.

· Информационный уровень: исследование рынка и анализ.

· Операционный уровень: нахождение перспективных покупателей и установление связей с ними, мониторинг продаж, обработка заказов, поддержка потребителей товаров.

Производство

· Стратегический уровень: стратегическое планирование, оценка перспективности инвестиций в новые технологии и технику.

· Управленческий уровень: мониторинг и анализ производственных затрат и ресурсов.

· Информационный уровень: информация о производственных процессах, проведение производственных экспертиз.

· Операционный уровень: контроль процессов и оборудования, определение оптимального размера заказа и т. д.

Финансы и финансовый учет

· СУ: прогноз финансового состояния фирмы на длительные сроки, помощь в достижении целей инвестирования.

· УУ: контроль финансовых ресурсов фирмы.

· ИУ: предоставление аналитических инструментов для получения максимальной прибыли при финансовых вложениях.

· ОУ: мониторинг всех финансовых транзакций (чеки, платежи, доходы от реализации ценных бумаг и т. д.).

Управление человеческими ресурсами

· СУ: определение требований, предъявляемых к сотрудникам.

· УУ: мониторинг и анализ найма, размещения и оплаты труда сотрудников.

· ИУ: анализ должностных обязанностей, обучения, карьеры и т. д.

· ОУ: контроль работы сотрудников.

Интеграция функций и бизнес-процессов

Бизнес-процессы и ИС

Управление взаимоотношениями с клиентами и цепочками поставок

· Управление взаимоотношениями с клиентами — деловая и техническая дисциплина, которая использует информационные системы для координации всех бизнес-процессов, связанных с взаимодействием фирмы с клиентами в области торговли, маркетинга и сервиса.

· Управление цепочками поставок - координация всех элементов, участвующих в процессах закупки сырья, производства и доставки продукта.

· Цепь поставок — технологическая сеть, включающая доставку сырья, его обработку и доставку конечного продукта заказчикам. В цепи поставок создается добавленная стоимость (потребительская ценность).

Корпоративные информационные системы

КИС — промышленные ИС, оперирующие в масштабах всей компании, интегрирующие ключевые бизнес-процессы, делающие информацию доступной для всех частей организации.

Преимущества, обеспечиваемые КИС:

· Повышает эффективность существующей оргструктуры и позволяет создавать новые структуры.

· Управление бизнес-процессами при помощи баз знаний.

· Использование единой унифицированной технологической платформы и однотипного оборудования.

· Эффективные операции и процессы, как моментальный отклик на изменяющийся спрос потребителей.

Сложности при работе с КИС:

· Сложности при внедрении: стандартизация данных и процессов;

переобучение сотрудников;

перестройка (реинжиниринг) основных бизнес — процессов;

изменение оргструктуры.

· Высокие предварительные затраты и неясные будущие преимущества.

· Отсутствие достаточной гибкости.

· Сложность реализации стратегического потенциала.

Расширенные корпоративные промышленные сети

· Промышленные сети — компьютерные сети, связывающие информационные системы различных фирм, работающих в одной отрасли промышленности. Их также называют «расширенными корпорациями».

· Вертикальные промышленные сети — компьютерные сети, интегрирующие операции компании с деятельностью ее поставщиков.

· Горизонтальные промышленные сети — компьютерные сети, связывающие предприятия одной отрасли промышленности.

Задания к лекции 3

1. Оцените взаимосвязь организаций, ИС и бизнес — процессов, включая связь с клиентами и управление сбытом.

2. Объясните, каким образом КИС и промышленные сети повышают эффективность работы организаций.

3. Оцените достоинства и недостатки КИС и промышленных сетей.

Лекция 4. Изменение роли ИС в деятельности организаций

Организации и информационные системы

ИС строятся с учетом особенностей организации. Организации и информационные системы оказывают взаимное влияние друг на друга. С одной стороны, информационные системы должны быть согласованы организациями, с тем, чтобы снабжать важными данными заинтересованные группы внутри организации. С другой стороны, организация должна быть знакома с информационными системами, а также открыта для их влияния, с тем, чтобы получать преимущества от применения новых технологий.

· Организация (техническое определение) — стабильная, формальная, социальная структура, которая берет ресурсы из окружающей среды, производя на их основе выходные продукты.

· Организация (поведенческое определение) — набор правил, привилегий, обязанностей и обязательств, которые сбалансированы на протяжении длительного времени через конфликты и их разрешение.

Общие признаки различных организаций

Бюрократия — формальная организация с четко выделенными производственными подразделениями, абстрактными правилами и процедурами. Реализуется объективный характер принимаемых решений благодаря профессионализму и высокой квалификации, достигаемой путем поощрительного служебного роста работников (Макс Вебер, социолог, 1911 год).

· Четкое разделение труда.

· Иерархия.

· Технические квалификации, необходимые для занятия определенных должностей.

· Окружающая (внешняя) среда.

Стандартные операции (стандартные операционные процедуры) — четкие правила, процедуры и методы, разработанные организациями для их использования практически во всех предсказуемых (т. е. стандартных) ситуациях.

Организационная политика

Сотрудники организации занимают различные должности, владеют различными специальностями, обладают различными обязанностями и ответственны за различные области деятельности. В результате все работники предприятия обладают различными точками зрения на то, каким образом должны распределяться ресурсы организации, кому должны доставаться поощрения и награды, а кому — взыскания. Практически все информационные системы, внедрение которых приводит к заметным изменениям в целях и методах работы, а также к кадровым перестановкам, вызывают серьезное сопротивление среди работников предприятия.

Культура организации (организационная культура) — набор фундаментальных предпосылок, содержащий информацию о том, что, как, когда и для кого должна производить организация.

Большинство организаций всеми силами стараются избегать изменений в исходных предпосылках. Любое техническое новшество, затрагивающее базовые принципы работы организации, вызывает сильное сопротивление. Однако бывают моменты, когда единственным выходом из сложившейся ситуации является внедрение новой технологии, которая полностью противоречит существующей организационной культуре.

Уникальные признаки организаций

Хотя все организации имеют общие характеристики, двух одинаковых среди них нет. Организации обладают различными структурами, целями, клиентами, стилями руководства, задачами и сопутствующим окружением.

Различные типы организаций

Одним из основных отличительных признаков организации является ее структура или форма. Организационные структуры можно классифицировать множеством способов. Например: предпринимательская структура; машинная бюрократия; дивизионная бюрократия; профессиональная бюрократия; адхократия.

Организации и их окружение

Информационные системы являются ключевыми инструментами изучения окружающей среды, помогая руководителям отмечать изменения, требующие ответных действий организации.

Как правило, окружение организации изменяется гораздо быстрее, чем она сама. Основные причины такого явления заключаются в невозможности организации приспособиться к слишком быстро меняющейся внешней среде и нехватке ресурсов (особенно у «молодых» компаний), необходимых для выживания в трудные времена.

Другие различия между организациями

Организации различаются из-за разных целей и способов их достижения. Организации также могут служить интересам различных групп, или клиентур, принося пользу своим членам, клиентам, акционерам или широкой публике. Системы руководства различных организаций также сильно отличаются друг от друга — некоторые организации могут быть более демократичными или, наоборот, авторитарными, чем остальные. Кроме того, организации можно различать по типам выполняемых ими задач и используемым при этом технологиям.

Информационная инфраструктура и службы

Информационные системы превратились в интегрированные, интерактивные «умные» инструменты, используемые во всех повседневных операциях и при принятии решений в крупных организациях.

О расширении сфер использования информационных систем свидетельствуют и изменения, произошедшие в информационной инфраструктуре.

· Отдел информационных систем — формальная организационная единица, ответственная за функционирование информационных систем организации.

· Программисты — технические специалисты высокой квалификации, создающие программы дли компьютеров.

· Системные аналитики — специалисты, переводящие бизнес-проблемы и требования на язык информационных систем, осуществляющие взаимодействие информационного отдела и других частей организации.

· Менеджеры информационных систем — сотрудники, осуществляющие руководство отдельными специалистами внутри департамента информационных систем.

· Директор информационной службы — главный менеджер, контролирующий работу информационных систем предприятия.

· Конечные пользователи — представители отделов, не входящих в «информационную группу», для которых предназначены различные программные приложения.

Экономические теории

С точки зрения экономики технология информационных систем может рассматриваться как производственный фактор, взаимодействующий с трудовыми и финансовыми ресурсами, выполняющий их функции. Информационная технология позволяет сократить число менеджеров среднего звена и клерков, автоматизируя их функции.

Информационные технологии также помогают фирмам контролировать свои размеры, поскольку они могут снизить стоимость транзакций — сделок по приобретению товаров на рынке, которые фирма не может производить самостоятельно.

Информационные технологии, особенно при использовании компьютерных сетей, могут помочь фирмам сократить расходы на проведение торговых операций, позволяя использовать внутренние источники, вместо того чтобы обращаться к внешним партнерам.

· Микроэкономическая модель фирмы — модель фирмы, которая рассматривает информационные технологии как движущую силу производства, свободно взаимодействующую с трудовыми и финансовыми ресурсами (и выполняющую их функции).

· Теория операционных издержек — экономическая теория, гласящая, что фирмы увеличиваются в размерах, поскольку стоимость внутренних торговых операций ниже, чем стоимость сделок с внешними фирмами, присутствующими на рынке.

· Агентская теория — экономическая теория, рассматривающая фирму как связанную контрактами группу мотивированных индивидуумов, нуждающихся в контроле и управлении.

Поведенческие теории

Хотя экономические теории и стараются объяснить все действия большого количества фирм, присутствующих на рынке, но для исследования отдельных предприятий гораздо удобнее использовать поведенческие теории, базирующиеся на социологии, психологии и политологии. Поведенческие исследования свидетельствуют о том, что информационные системы автоматически трансформируют организации, хотя одновременно могут служить и инструментом, сознательно используемым руководством для достижения тех же целей.

Информационные технологии могут изменить иерархию принятия решений в организации путем снижения расходов на добычу и распространение информации. Информационная технология обеспечивает передачу информации изо всех отделов непосредственно высшему руководству, устраняя потребность в менеджерах среднего звена и клерках их обслуживающих.

Информационные технологии приводят к появлению адхократий (консалтинг) и «целевых» структур, в которых специалисты временно подразделяются на группы для выполнения конкретных заданий, а затем расформировываются, чтобы продолжать работу над другими проблемами. Многие фирмы могут существовать в виде виртуальных организаций, деятельность которых не ограничивается их географическим расположением.

· Виртуальная организация — организация, использующая компьютерные сети для связи между собой сотрудников, обмена активами и идеями, создающая и распространяющая товары и услуги, не ограничивая себя традиционными границами предприятия или его географическим месторасположением.

Ещё один поведенческий подход позволяет рассматривать информационные системы как результат политической конкуренции между подгруппами внутри организации и борьбы за власть.

Так как информационные системы обычно изменяют структуру организации, её культуру и политику, а также методы работы, зачастую многие сотрудники сопротивляются их внедрению.

Организации и Интернет

Интернет упрощает организацию доступа к данным, их хранение и распространение. В сущности, использование Интернета позволяет резко снизить стоимость транзакций, а также расходы на контроль и управление сотрудниками на большинстве предприятий.

Бизнес — модели, используемые в Интернете:

Виртуальный магазин — продает реальные товары или услуги дистанционно, а не через реальный магазин или розничную торговую точку. Доставка обычных (не компьютерных) товаров и услуг происходит традиционными способами.

Рыночный концентратор — концентрирует в одной точке информацию о продуктах и услугах, полученную от многочисленных поставщиков. Покупатели могут искать, сравнивать и иногда совершать операции куплипродажи.

Интерактивная биржа — система купли-продажи, в рамках которой многочисленные покупатели могут приобретать товары и услуги у многих поставщиков.

Информационный брокер — предлагает информацию о продуктах, ценах и наличии товара. Некоторые из них проводят торговые сделки, однако, основная их ценность — предоставляемая ими информация.

Операционный брокер — покупатели могут ознакомиться со ставками и условиями, однако основной бизнес-деятельностью является совершение операции (сделки).

Аукцион — предлагает электронный клиринг продуктов, сведения о ценах и наличии которых постоянно изменяются, иногда в ответ на действия покупателя.

Обратный аукцион — покупатели делают заявку многочисленным продавцам на приобретение товаров или услуг по цене, выгодной для покупателей.

Аггрегатор — объединяет в группы людей, которые хотят купить товар в большом количестве, в связи, с чем заинтересованы в оптовых скидках.

Доставка цифрового продукта — продает и доставляет программное обеспечение, мультимедийные и другие компьютерные продукты через Интернет.

Поставщик контента — создает прибыль, предлагая контент. Покупатель может заплатить за предоставление ему доступа к контенту, либо прибыль может быть получена путем продажи рекламного пространства или при оплате рекламодателями размещения в организованном списке поисковой системы

Интерактивный провайдер услуг — предоставляет услуги и поддержку для пользователей аппаратного и программного обеспечения.

Виртуальное сообщество — обеспечивает виртуальное место встречи для общения и обмена информацией для людей с общими интересами.

Синдикатор — бизнес, реализующий сбор содержимого или приложений из многочисленных источников, а также их комплектацию для распространения и продажи третьим web-сайтам.

· Чистоиграющий — бизнес — модель, основанная исключительно на Интернете.

· Портал — Web-сайт или другая служба, которая служит отправной точкой при входе в Сеть или во внутреннюю базу данных компании.

· «Щелкай и получай» — бизнес — модель, в которой web-сайт является дополнением к традиционному бизнесу.

· Баннерное сообщение — графическое отображение рекламы на web-странице. Баннер подключен к web-узлу рекламодателя таким образом, что пользователь, щелкающий на нем, перенаправляется на web-страницу рекламодателя.

· Динамическое ценообразование — установление цен на товар, в основе которого лежит взаимодействие покупателей и продавцов в реальном времени, определяющее цену товара на тот ими иной момент времени.

Создание и внедрение информационных систем

Прежде чем начать пользоваться преимуществами информационных технологий, необходимо тщательно спланировать и внести изменения в организационную культуру, систему ценностей, распределение заданий и состав отделов. По нашему мнению, при планировании внедрения новой системы в первую очередь необходимо учитывать следующие факторы:

окружение, в котором протекает деятельность организации;

структура организации: иерархия, специализация, стандартные порядки действий;

культура и политика организации;

тип организации;

основные принципы руководства;

состав и структура высшего руководства организации;

влияние системы на внутренние подгруппы коллектива предприятия;

виды задач, решений и бизнес-процессов, для поддержки которых предназначена информационная система;

настроения работников организации и их отношение к внедрению новой информационной системы;

история развития организации: прошлые: инвестиции в информационные технологии, навыки и знания сотрудников, важные программы и трудовые ресурсы.

ИС и бизнес — стратегия

Особенно важны для долгосрочного планирования деятельности фирмы и её «выживания» стратегические ИС.

· Стратегические информационные системы — компьютерные системы, работающие на всех уровнях организации, служащие, для измерения приоритетов, методов работы, продуктов, услуг и взаимоотношений между организациями и дающие преимущество над конкурентами.

Бизнес-стратегия и система оценки стоимости

Наиболее общими стратегиями являются: (1) стать самым дешевым производителем; (2) сделать свой товар оригинальным, отличным от других; (3) изменить масштабы конкуренции путем расширения рынка сбыта продукции или сузить занимаемый сектор, перейдя на узкоспециализированные товары, аналогов которых нет у конкурентов.

Технология оценки стоимости

· Модель добавления стоимости — модель, которая учитывает все основные и побочные виды деятельности, которые участвуют в «цепочке добавления стоимости» и используют в своей работе информационные системы, позволяющие достичь превосходства над конкурентами.

· Основные виды деятельности — процессы, напрямую связанные с производством и распространением товаров и услуг компании.

· Процессы обеспечения — процессы, поддерживающие основные виды деятельности. Сюда входят инфраструктура организации, трудовые ресурсы, технология и работа с поставщиками.

· Ценовая сеть — компьютерная сеть, связывающая фирму с ее поставщиками и деловыми партнерами.

Информационные продукты и услуги

Стратегические информационные системы, служащие для индивидуализации продукции, приводят к тому, что у фирм появляются дополнительные возможности для конкуренции кроме «ценовой войны».

· Индивидуализация продукции — конкурентная стратегия формирования приверженности потребителей к определенной торговой марке, основанная на создании оригинальных продуктов и услуг, которые сложно скопировать конкурентам.

Системы фокусной индивидуализации на рынке

Используя процесс фокусной индивидуализации, фирма может представить для этого сегмента рынка такой товар, который будет удовлетворять потребностям покупателей (довольно «узкой» группы) лучше, чем товары конкурирующих компаний.

Информационная система может дать компании преимущество над конкурентами, так как благодаря полученной информации становится возможным использовать новые методики сбыта и маркетинга.

· Фокусная индивидуализация — конкурентная стратегия, которая заключается в занятии новых рыночных ниш при помощи специализированных товаров и услуг, удовлетворяющих потребностям целевой аудитории и не имеющих аналогов у конкурентов.

Информационные системы помогают компаниям анализировать покупательские предпочтения клиентов, их вкусы и запросы, чтобы затем проводить эффективные рекламные и маркетинговые кампании именно для целевой аудитории.

Управление системой снабжения и эффективные потребительские системы обратной связи

Системы управления поставками могут не только снизить затраты на хранение товарно-материальных ценностей, но и ускорить процесс доставки товара потребителю. Эти системы используются для создания эффективных потребительских систем обратной связи, которые быстрее реагируют на изменения потребительского спроса.

· Эффективная потребительская система обратной связи — система, напрямую связывающая процессы распространения, производства и поставок с реакцией потребителей на продукты и услуги.

Удобство и простота использования этих информационных систем связана со стоимостью переключения.

· Стоимость переключения/перехода — расходы, которые вынужден понести клиент при переходе с используемого продукта на аналогичный товар или услугу, предоставляемые конкурентами.

Стратегия фирмы и информационные технологии

Коммерческая фирма обычно представляет собой коллекцию различных коммерческих процессов. Зачастую фирма строится в виде набора стратегических объектов, от эффективности работы, которых зависит прибыль всей компании.

Слаженная совместная работа

Идея синергии заключается в том, что когда некоторые объекты могут служить источниками информации для других объектов или же две организации могут объединить свои рынки и опыт работы, то такие взаимосвязи могут привести к снижению общих расходов и повышению прибыли.

Усиление основных компетенций

Смысл этого понятия заключается в том, что эффективность работы всех компонентов компании зависит от того, насколько они участвуют в развитии или создании основного набора «навыков» или компетенций. Основная компетенция — это область деятельности, в которой фирма является лидером на всех рынках.

· Основная компетенция — сфера деятельности, в которой фирма является лидером на рынке.

Отраслевая стратегия и информационные системы: конкурентные силы и сетевая экономика

Информационное партнерство

Фирмы могут образовывать «информационные союзы» и даже объединять свои информационные системы, чтобы наиболее полно использовать все преимущества синергии.

· Информационное партнерство — альянс, заключаемый между несколькими корпорациями с целью обмена информацией и получения стратегических преимуществ.

Модель конкурентных сил

Фирма может достичь превосходства над конкурентами путем заключения соглашений с заказчиками, поставщиками и конкурентами, что может привести к изменению расстановки сил на рынке.

Каким образом информационные системы могут помочь компании получить конкурентное преимущество? Сотрудничая с другими фирмами, компании могут использовать информационные технологии для разработки промышленных стандартов в области обмена информацией или при проведении электронных деловых операций, что вынудит остальных участников рынка использовать их.

· Модель конкурентных сил — модель, используемая для описания внешних влияний и появляющихся благоприятных возможностей, которые затрагивают стратегию организации и определяют ее конкурентоспособность.

Сетевая экономика

Сетевая экономика — модель, основанная на объединении промышленных стратегических систем в одну сеть, в которой добавление новых объектов обходится очень дешево, но приносит значительную прибыль.

Использование систем для получения конкурентного преимущества: вопросы управления Стратегические информационные системы часто изменяют как структуру организации, так и выпускаемые товары и предоставляемые услуги, принципы работы, что приводит к появлению новых поведенческих стратегий. Правильное использование таких технологий требует тщательного планирования и управления.

Управление стратегическими переходами

Внедрение информационных систем, рассматриваемых в данной главе, как правило, предполагает изменения в целях, взаимосвязях компании с клиентами и поставщиками, внутренних процессах и информационной архитектуре. Такие социально-технологические перемены называются стратегическими переходами.

· Стратегический переход — перемещение с одного уровня социотехнической системы на другой. Часто используется при внедрении стратегических систем, требующих изменения отдельных элементов организации.

Что могут сделать менеджеры

менеджеры должны обратить внимание на собственную компанию и задать следующие вопросы:

1. Отстает ли организация в плане внедрения информационных систем или является лидером в своей отрасли?

2. В чем заключается текущий бизнес-план и как он сочетается с информационной стратегией?

3. Располагает ли фирма достаточными техническими и финансовыми ресурсами для внедрения стратегических информационных систем?

4. В какой сфере деятельности информационные системы могут принести компании наибольшую пользу?

5. Имеет ли смысл использовать Интернет-технологии в производстве, маркетинге и в службах работы с покупателями?

Только после получения ответов на эти вопросы менеджеры могут принимать решение о степени готовности компании к внедрению стратегических информационных систем.

Задания к лекции 4

1. Перечислите основные характеристики организаций.

2. Проанализируйте взаимосвязь информационных систем и организаций.

3. Опишите процесс принятия решения менеджером.