Организация договорной и коммерческой работы в транспортной экспедиции

Отношения экспедитора с участниками процесса доставки оформляется с помощью специальных документов. Это право экспедитора и агента заключать договоры с продавцом и покупателем товара, с грузовладельцем и перевозчиком, с каждой из сторон хранения и других производственных процессов в экспедиции. Коммерческое представительство экспедитора распространяется и на взаимоотношения с органами государственного, таможенного, санитарно-карантинного и другого государственного контроля. Формы документов на транспортно-экспедиционное обслуживание, используемые в сложившемся документообороте, разработаны на основе требований национального и международного законодательства к оформлению операций в этой сфере. Все вопросы, касающиеся взаимоотношений транспортных организаций, грузоотправителей, грузополучателей, экспедиторов, подробно рассмотрены в Правилах перевозки грузов на каждом виде транспорта. В Правилах детально определяются условия перевозки, порядок приемки и выдачи грузов, составления актов о повреждении и утрате груза и многое другое. Частично эти вопросы более подробно или в специальных аспектах рассматриваются в Гражданском Кодексе РФ, действующих инструкциях и подзаконных актах.

Для регулирования и оформления ТЭО в международной доставке используется международное законодательство по смешанным перевозкам грузов. В числе наиболее значимых здесь следует назвать следующие документы: Конвенция ООН о международной смешанной перевозке грузов, Конвенция о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ), Таможенная Конвенция о международной перевозке грузов с применением книжек МДП, Европейское соглашение о работе экипажей транспортных средств на международных автомобильных перевозках (ЕСТР), Конвенция о дорожном движении, Соглашение о таможенном оформлении международных перевозок, осуществляемых грузовым автомобильным транспортом (АГТ), Конвенция CIM — КОТИФ о международных перевозках грузов по железной дороге, Брюссельская конвенция об унификации правил оформления коносаментов (Брюссельские правила), Международная конвенция для унификации некоторых правил о коносаменте (Гаагские правила, Гаагско-Висбийские правила, Гамбургские правила), Варшавская, Гвадалахарская конвенции о международной перевозке грузов по воздуху, Конвенция о кодексе поведения линейных конференций и многие другие документы.

Важно запомнить!

Оформление экспедиторской документации не является сложным процессом, но требует внимания и точности заполнения позиций каждого документа, а также наличия полного комплекта документов на доставку. Ошибки экспедитора при неправильном оформлении документации обходятся дорого и самому экспедитору, и его клиентам. Первым следствием таких ошибок является задержка груза, потребность в его временном хранении и рост затрат на хранение и растаможивание. В худшем случае товар так долго может храниться на таможенном складе, пока оформляются необходимые для его полной доставки документы, что истекает срок хранения и товар переходит в собственность государства. Удобным и экономичным в Европе признается вариант перевозки с помощью автомобилей, где товар проходит таможенные процедуры, находясь на борту автомобиля. Любая документальная задержка в доставке ведет к задержке оплаты счета и, следовательно, к задержке поступления денежных средств. Документы всегда должны быть оформлены тщательно и проверены еще раз перед отправлением.

Среди документов на транспортную экспедицию чаще всего оформляют акцепт экспедиторской расписки о приеме груза, накладные для различных видов транспорта, складское свидетельство, коносамент. Это далеко не полный перечень документов оформляемых экспедитором или при его участии. Без сомнения, главное место в документообороте экспедитора занимают всевозможные виды договоров.

Договоры различаются по срокам действия и назначению. По срокам действия принято заключать разовые договоры — при единовременном выполнении услуг или доставки любыми видами транспорта; долгосрочные договоры — оформляют постоянную потребность в систематической доставке и других транспортно-экспедиционных услугах; смежные договоры — оформляются при необходимости привлечения к выполнению доставки производителей в смежных областях деятельности (договор перевозки, договор транспортной экспедиции, договор погрузки-выгрузки, договор на стивидорное или тальманское обслуживание, договор чартера.

(фрахтования) — предоставления всей или части вместимости транспортного средства на один или несколько рейсов для перевозки и т. д.).

Основным видом договора, на основании которого определяется состав операций и мера ответственности экспедитора, является договор куплипродажи товара. Привлекаемый к доставке экспедитор начинает работать с клиентом еще до заключения этого договора, обсуждая особенности, специфику, выбирая схему доставки и комплекс ТЭО.

Состав договора из трех групп условий — коммерческих, транспортных и юридических — определяет сферу влияния экспедитора. Наименование и характеристика свойств товара должны соответствовать Международным товарным номенклатурам грузов, Единой тарифной номенклатуре грузов в Российской Федерации, кодам товаров и должны быть описаны в принятой системе измерения. Для специальных или опасных грузов к договору должны прикладываться спецификация и описание свойств груза. Экспедитор вправе включать в договор принятые оговорки или определения: например, оговорка «каким он есть» {tel quel) избавит от ответственности за ухудшение качества груза в пути следования, а определение «немедленная поставка» без специального уточнения будет означать период от 1 до 14 дней.

Базисные условия поставки, определяемые правилами Инкотермс, должны вносится в договор после согласования с экспедитором, так как с их помощью производится распределение ответственности за доставку, рисков и расходов по ней. Базисные условия поставки вырабатывались исторически под воздействием торговой практики и имеют рекомендательный характер. Впервые опубликованы в 1936 г. международной торговой палатой. Корректировались в 1953,1967,1976,1980,1990 гг. в связи с появлением новых транспортных технологий. Для экспедитора они являются основой разработки комплексного ТЭО и оформления всей сопроводительной документации.

В транспортных условиях договора купли-продажи: конкретизируется порядок перевозки по видам транспорта и сообщениям; указывается наименования мест погрузки-выгрузки; сообщается порядок информирования о прохождении груза в пути следования; предлагается порядок извещения о прибытии груза и порядок обработки транспортного средства после прибытия к выгрузке; определяются обязательства покупателя по выгрузке, ставки и условия оплаты вознаграждения, штрафы и неустойки; согласовываются условия страхования. Обязательным является указание наличия специальных документов сопровождающих ТЭО, например, счета-фактуры, спецификации, упаковочного листа, сертификата качества.

Договор экспедиции имеет классическую форму долгосрочного или разового договора. Более распространены разовые экспедиторские договоры в виде поручения клиента на выполнение одной или нескольких экспедиторских услуг с обязательным письменным подтверждением {акцептом) экспедитором полного и безоговорочного согласия на исполнение выданного клиентом поручения. Договор транспортной экспедиции, прежде всего, предусматривает взаимные обязательства сторон по обеспечению участников доставки требующейся информацией о грузе. Особенно это касается информации о: грузах, перевозимых на особых условиях; порядке обмена сторонами товаросопроводительной и транспортной документацией и сроков се изготовления; процедуре взаимного определения декларируемой стоимости груза. Если поручение неточное или неполное, или не соответствует договору, экспедитор может идти на риск и за счет клиента действовать, как он сочтет необходимым.

Основная масса поручений выполняется экспедитором в качестве агента грузовладельца. В зависимости от состава каждого поручения и возникающих при этом правоотношений с третьими лицами такие поручения выполняются в соответствии с нормами юрисдикции российского и международного законодательства, с оформлением, когда это требуется, экспедиторской расписки, экспедиторской транспортной накладной и других экспедиционных документов.

Во всех перечисленных документах указывается прямо или подразумевается мера ответственности экспедитора за операции с грузом при нанесении грузу ущерба или его полной утрате в соответствии с российскими или международными нормами. Мера ответственности экспедитора различается для случаев, когда экспедитор действует в качестве агента (фактического перевозчика) и ОСПГ.

Агент выполняет поручения клиента в качестве поверенного лица, комиссионера или юридического лица, несет гражданскую ответственность за груз, убытки и ущерб, которые являются результатом ошибок и упущений, небрежности и т. д., допущенных, например, при оформлении транспортной документации или несвоевременном информировании, приведшем к простоям транспортных средств и нарушениям сроков доставки. Такую ответственность агенты стараются ограничить в договорах размером причитающегося им вознаграждения.

Для ОСПГ предел ответственности велик и диктуется международными страховыми компаниями, защищающими интересы грузовладельцев. Максимальный предел ответственности в различных компаниях и обстоятельствах составляет 50 000 тыс. долл. США в покрытие возможных потерь, если сумма вознаграждения, полученного экспедитором, не превышала эту величину. В прочих случаях пределы ответственности определяются по «специальным правам заимствования» (SDR) — 17 000 долл, по каждому инциденту, или 8,33 SDR за килограмм утраченного или поврежденного груза по отдельным Международным конвенциям. По некоторым формам международных экспедиторских документов, например, по Мультимодальному транспортному коносаменту для перевозки грузов в смешанном сообщении (FBL) предел ответственности — около 12 долл, за килограмм утраченного или поврежденного груза, равно 8,33 SDR.

Подписывая договор экспедиции, экспедитор не должен брать на себя ответственность:

• • за ценные и опасные грузы, если они не были заявлены экспедитору при заключении договора;
• • любую потерю, связанную с задержкой доставки, если ответственность экспедитора за задержку не была предусмотрена в договоре;
• • косвенные и последовавшие за ними потери такого порядка, но этим не ограничивающиеся, как потеря прибыли или утрата рынка.

Стоимость транспортно-экспедиционного обслуживания может увеличиться, если у экспедитора возникает препятствие или риск, связанный с состоянием груза или с другими обстоятельствами, избежать которых он не сможет при проявлении разумного старания. Если возникают дополнительные расходы в связи с доставкой груза, клиент обязан их оплатить вместе с причитающимся вознаграждением. В договорах должна быть определена и самостоятельность экспедитора в решении различных оперативных вопросов, как, например, выбор варианта перевозки груза, выбор или замена подвижного состава, маршрута и в связи с этим изменений в действиях по обработке, укладке, перевозке и хранению груза. Требование со стороны клиента о согласовании даже мелких вопросов и изменений в доставке будет вызывать увеличение ее времени.

В любых обстоятельствах экспедитор действует в интересах своих принципалов — грузоотправителей у грузополучателей и перевозчиков.

Прямая доставка грузов в смешанном сообщении имеет особенность, определенную в правиле «одна ответственность, один документ, одна цена (ставка)», что означает: экспедитор грузов в смешанном сообщении принимает на себя ответственность за перевозку в целом «от двери отправителя до двери получателя»; на всю доставку оформляется один документ (коносамент ФИАТА); за всю доставку, включая оплату всех видов транспортных и экспедиционных операций, клиенту предлагается оплата по аккордной ставке — единой тарифной ставке для всего маршрута и комплекса ТЭО.

Принцип сетевой ответственности действует, если экспедитор выступает в роли ОСПГ, отвечает за все комплексное ТЭО и обслуживание на каждом отдельном участке транспортной сети, привлекая перевозчиков и агентов для выполнения отдельных операций, оформляя для каждого участка пакет необходимых документов, назначая отдельную плату за каждый участок доставки (отдельно по каждому перевозчику или виду транспорта, агенту.

Одним из важных документов экспедиции и доставки является инвойс {счет-фактура)у сопровождающий каждую партию груза. Все последующие документы используют информацию из инвойса. Обычно он требуется для оформления экспортных грузов. Его деталями является информация об экспортере, грузоотправителе и полное описание товаров, маркировка, число упаковок, цена и условия продажи, информация о происхождении товаров. Если инвойс используется только для оформления таможенных документов, то в качестве определения включают надпись: «Без коммерческой стоимости. Только для таможенных целей». Правила заполнения инвойсов в разных странах различны и довольно часто меняются.

Прямая доставка в мультимодальном сообщении оформляется коносаментом {the bill of lading, B/L), заменяющим множество отдельных документов и необходимым для полного представления сведений о доставке на всех ее этапах. B/L выдается морскими компаниями, экспедиторами и ФИАТА, выполняет множество функций и является признанным документом. Первая функция — квитанция на груз, включает описание количества упаковок и свойств товаров. Вторая — является контрактом на неревозку между отправителем и морской компанией. Третья — документ на владение грузом.

На лицевой стороне коносамента в сжатой форме с использованием символьно-абревиатурной системы знаков сообщается о маршруте и технологии доставки товара, приводится характеристика груза и условий доставки. Остальную информацию включают только по просьбе грузовладельца. Коносамент участвует не только в сопровождении товарных и транспортных операций, но и финансовых. Поэтому излишне подробная информация или ее обилие перегружают документ. Такие документы банк отказывается принимать к расчетам, о чем заранее предупреждает грузовладельцев в «окне» информации о грузе.

В некоторых случаях документ приходит к грузополучателю или отправителю с незаполненными информационными графами. Это означает, что экспедитор самостоятельно организует доставку на отдельных участках маршрута с использованием собственного транспорта. Такая доставка оформляется отдельными экспедиторскими документами (например, расписками) или обычными транспортными накладными видов транспорта с указанием в качестве грузоотправителя самого экспедитора и его агентов. Этот документ иначе называют контейнерным коносаментом, так как его основное предназначение — товарное сопровождение контейнеров в мультимодальной смешанной перевозке. Различают типы коносамента: морской, сквозной, групповой, FIATA, экспедиторский или NVOCC. Преимущество имеет коносамент FIATA, одобренный Международной торговой палатой (ICC) и являющийся действительным для всех банковских операций. Экспедиторы с хорошей репутацией часто персонифицируют бланк коносамента, помещая на нем свое название, адрес и торговую марку. Эта практика позволяет фирмам выделять свой уровень сервиса и надежности.

Кроме коносамента для такого рода доставки оформляются и другие документы, например, деливери-ордер (delivery order) необходим как приемо-сдаточная ведомость груза перевозчиком на терминал прибытия.

Проформы экспедиторских документов унифицированы с другими расчетно-фрахтовыми и таможенными документами, для ускоренного чтения и оформления их с помощью компьютерных и новейших информационных технологий. Для этого во всех документах предусмотрены позиции: «код отправителя», «код получателя», «код уведомления», «номер букировки» (бронирования заказа) и т. д. Стандартизированы и сведены до минимума отправительские и сдаточные документы на основе их матричности и путем применения разноцветных копий, каждая из которых в соответствии с ее цветом может остаться только в одних руках — получателя, отправителя, перевозчика или экспедитора. Отправление груза в контейнере должно оформляться экспортным поручением (документ, в котором перечисляются операции ТЭО при погрузке, название судна, сведения о грузе и т. д.) на отгрузку с полным использованием контейнера с приложением упаковочного листа (документ, в котором приводится список загруженных товаров с описанием упаковки и количества) или групповой транспортной накладной (которая необходима, если в одном контейнере объединены несколько экспортных отправок, но признаку одного пункта назначения).

Как контрольный документ упаковочный лист позволяет проверить наличие и состояние груза в течение всей доставки. Иногда вместо грузовой транспортной накладной оформляют «экспедиторский транспортный сертификат» FIATA FCT, в котором объединены функции получения груза с функциями покупки, а экспедитор берет на себя обязательство доставить груз получателю в пункт назначения. Однако в настоящее время в связи с введением FBLoh почти не используется.

Коносамент комбинированной перевозки FIAT A FBL предназначен для применения ОСПГ. Эти документы и их копии используются и как инструкции для выписки коносамента, как доковые или штурманские расписки (морские приемо-сдаточные документы), а также для оформления внутритерминальных, тальманских операций, для таможенного, санитарного, карантинного и других видов контроля.

Проформа свидетельства экспедитора о поручении груза — экспедиторская расписка FIATA FCR — является официальным подтверждением приемки груза экспедитором, который несет ответственность за доставку получателю. FIATA FCR не является оборотным документом, передается грузоотправителю сразу после принятия груза экспедитором.

Экспедиторская складская расписка FIATA FWR используется экспедитором в складских операциях.

Важно запомнить Своевременное экспедирование прибывшего груза обеспечивается благодаря заблаговременному оповещению получателя о прибытии груза через специальное уведомление, содержащее все сведения, необходимые для таможенной обработки груза. Приемо-сдаточные операции оформляются на бланках деливери-ордера.

Свидетельство о происхождении груза и сертификат качества на груз (сертифицированный инвойс) необходимо, если между странами есть соглашения о льготных пошлинах и страна не желает принимать груз неизвестного качества. Сертификация отправляемого товара происходит в день отправки или 24 ч спустя. Большинство экспедиторов выполняют сертификацию за небольшое вознаграждение.

Транспортные накладные необходимы для контроля доставки или ТЭО и имеют различные проформы на видах транспорта. Например, на автомобильном используется в международной доставке накладная CMR, а во внутренней доставке — обычная товарно-транспортная накладная. Многие грузоотправители и грузополучатели не имеют устройств для погрузки-выгрузки в портах. Они предпочитают, чтобы их грузы от начала и до конца маршрута следовали иод контролем экспедитора. Накладные в этом случае называются сквозными и могут быть использованы экспортером в банковских операциях для оплаты поставки продукции или для получения денег на основании кредитного документа.

Для перевозки опасных грузов используются специальные проформы документов (DGN), иногда дополняемые и цветовым предупреждением в виде широкой красной полосы по диагонали документа или других обозначений.

Экспедирование грузов в России имеет меньше проблем в документальном оформлении, но обладает системой слабо стандартизированных и унифицированных документов, увязанных в комплексы только по видам транспорта.

Основными в автотранспортной экспедиции являются:

• • отгрузочное поручение или транспортная инструкция — поручение экспедитору на выполнение определенных операций на бланке ТЭП, где указываются реквизиты отправителя, дата заказа, точная дата поставки, вид упаковки или указание, как упаковывать, порядок оформления документов и т. д.;
• • извещение экспедитора об отгрузке или прибытии груза;
• • счет и счет-фактура;
• • складские расписки и квитанции о приеме и оплате хранения груза и выполнения других складских операций (товароскладочные квитанции);
• • ордера на обработку грузов;
• • товарно-транспортная накладная;
• • путевой лист транспортного средства.

Вопросы практики Доставка с использованием мультимодальной технологии является более сложной, чем доставка во внутреннем сообщении, не только технологически, но и в документальном обеспечении. Использование унифицированной и стандартизированной товарно-сопроводительной экспедиторской документации облегчает назревший в настоящее время переход на безбумажные технологии передачи и обмена данными в виде электронных посланий и на основе уже созданной на западе системы EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration Commerce and Transport) Европейской экономической комиссии ООН. Электронная система, конечно, не отменит полностью бумажную документацию, но специалисты утверждают, что она охватит 2/3 всего информационного потока и определит будущее экспедирования.