Языковые особенности стиля служебных писем

Одним из традиционных каналов связи государственного и муниципального органа с внешним миром является деловое письмо. С помощью письма обеспечивается общение перед заключением договоров, выясняются отношения между организациями и предприятиями, формулируются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Инструкцией по делопроизводству федерального органа исполнительной власти устанавливается:

• — порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;
• — требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в федеральный орган исполнительной власти;
• — процедура согласования служебных писем;
• — особенности составления и оформления совместных писем;
• — особенности применения в деятельности федерального органа исполнительной власти средств электросвязи для передачи документов.

Для правильного и оперативного составления письма необходимо хорошо знать особенности языка и стиля современной официальной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней.

Содержание деловых писем передается от одного адресата другому с помощью языка. Многообразие деловых ситуаций и особенности конкретного адресата обусловливают индивидуальный характер языка каждого делового письма. Именно поэтому к языку деловой переписки не представляется возможным разработать единый комплекс требований. Вместе с тем выделение типовых признаков языка и стиля служебной переписки позволяет обеспечить ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

Первой заметной особенностью языка служебной переписки является частота повторяемости и единообразие речевых средств. Анализ содержания служебных писем выявляет наличие в нем набора штампов, клишированных оборотов, стандартов. В служебной коммуникации нередки случаи, когда встречаются документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора. Однако, как показывает практика, нейтральный тон изложения содержания письма является более востребованным и более эффективным. Такой результат достигается благодаря использованию средств логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствию просторечных и диалектных слов и выражений, а также междометий, модальных слов и имен с суффиксами субъективной оценки. В служебной переписке главной задачей языка становится обеспечение объективного отношения к излагаемым фактам, снижение уровня эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отражение логической последовательности и непротиворечивости изложения.

Эксперты в области деловой переписки считают, что язык должен обладать следующими чертами:

• — нейтральность;
• — надличностный характер изложения;
• — унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов;
• — сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках

текста документов^[1].

Этические нормы деловой переписки. При составлении деловых писем не рекомендуется:

• — начинать послание с констатации отказа;
• — навязывать адресату ожидаемый исход вопроса;
• — побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки»;
• — намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаю внимательно изучить …».

Информационное насыщение служебного письма, т. е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя должно включать, рассматривается как важная задача его составления. Обычно в качестве предмета служебной переписки являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. В случае рассмотрения нескольких ситуативно-оценочных моделей возникает необходимость их полезного размещения.

Каждый аспект содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. В свою очередь каждый абзац означает переход от одной мысли к другой. Текст служебного письма, разбитый на абзацы, облегчает его чтение, позволяет адресату понимать и фиксировать аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться перед очередной порцией информации.

Типичными составными частями абзаца являются абзацный зачин, абзацная фраза и комментирующая часть. В первой части формулируется тема абзаца, сообщается, о чем в абзаце пойдет речь дальше. Ключевая информация абзаца содержится в абзацной фразе. Итог сказанному в абзаце подводится в комментирующей части. По сложившейся традиции комментирующая часть начинается словами: «таким образом», «поэтому», «в этой связи» и т. д. Представленную выше структуру абзаца следует рассматривать как модельную, имея в виду, что формальные границы между его частями носят достаточно условный характер.

Для обеспечения связи между предложениями абзаца используются повторы. Под ними понимается такой тип логико-грамматической связи между предложениями и абзацами, в котором в последующем предложении в неизменном или измененном виде повторяются различные фрагменты предыдущего предложения. Связи между предложениями поддерживаются также посредством слов и словосочетаний, выступающих в роли связок, например: «в порядке оказания помощи»; «согласно Вашей просьбе»; «в результате этого» и т. д.

Анализ содержания современной служебной переписки свидетельствует о стремлении субъектов коммуникации ограничивать предмет переписки рассмотрением небольшого числа предметных аспектов. Чаще всего специалисты рекомендуют составлять служебные письма, но одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.

Обычно в служебном письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы государственных и муниципальных органов. Это является причиной того, что текст служебного письма излагается не столько от собственного «я», сколько от собственного «мы». При этом местоимение «мы» в тексте письма обычно не пишется, так как окончание глагола и так указывает на первое лицо множественного числа.

В целях сохранения объективности содержания тон служебной переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. Грубость, нетактичность и всякое другое проявление неуважения к адресату в служебной переписке и деловых письмах недопустимы. Не рекомендуется впадать и в другую крайность — чрезмерную вежливость. Например, в служебной переписке выглядят совершенно неуместными фразы типа: «Не откажите в любезности…», так как для совместной деловой переписки скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью, не обоснованной интересами дела.

Иногда при составлении письма наблюдается нарушение демократических традиций служебной переписки. Это характерно для тех случаев, когда планируемый результат как бы навязывается адресату, например: «Направляем Вам последний вариант проекта служебного контракта… Просим рассмотреть и утвердить». Здесь нарушение этикета переписки проявляется в том, что отправитель письма как бы не допускает возможности неутверждения указанного служебного контракта.

В служебной переписке большое значение имеет статус должности лица, ставящего на служебном письме свою подпись. Соответственно, на тон служебной переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг, которая требует соблюдения должностного порядка их подписания.

Поэтому необходимость серьезного и логически верного подхода к написанию служебного письма становится очевидной. Нарушение установленных норм и правил, предъявляемых к деловой корреспонденции, с одной стороны, ведет к затруднению работы с официальными документами, а с другой — лишает служебное письмо его юридической и практической значимости.

По мнению экспертов, служебное письмо должно занимать не более одной страницы. Что касается вопроса о том, каких рекомендаций необходимо придерживаться при определении его структуры и выбора нужных слов, то решить его бывает нелегко.

• [1] См.: Кирсанова М. В., Анодииа II. //., Аксенов Ю. М. Деловая переписка: учеб, пособие.М.: Новосибирск, 2001. С. 23.