Штатное расписание. 
Документационное обеспечение управления персоналом

Штатное расписание — это документ, определяющий состав организационных подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов, а также общую численность сотрудников и фонд заработной платы в организации. Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю. Целесообразно в проектируемое штатное расписание закладывать совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере от 50 до 100% гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности, так как это всегда дает экономию затрат на содержание рабочих мест.

Штатное расписание оформляется по унифицированной форме № Т-3 (приложение 3).

Первая колонка унифицированной формы содержит наименование структурного подразделения и заполняется на основании разработанной и утвержденной организационной структуры предприятия. Государственные учреждения и организации, а также организации с вредными и (или) опасными условиями труда должны вводить наименования структурных подразделений, исходя из требований общероссийских и отраслевых классификаторов, тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов. Дело в том, что от наименования структурного подразделения в этих организациях может зависеть ряд предоставляемых работникам при выходе на пенсию льгот (для работников медицинских учреждений, предприятий с вредными и (или) опасными условиями труда и пр.). Коммерческие организации могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными. Однако таким организациям тоже нужно соблюдать требования к терминологии и общепринятым понятиям и определениям. Например, не следует называть структурные подразделения малопонятными иностранными названиями.

Вторая колонка унифицированной формы отражает код структурного подразделения. Каждому структурному подразделению в организации присваивается отдельный код, который используется для ведения документооборота. Кроме того, код обозначает место структурного подразделения в иерархии организации.

Третья колонка называется «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». В государственных учреждениях и организациях, а также в организациях с вредными и (или) опасными условиями труда графа «должность» заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Коммерческим организациям при обозначении должностей тоже рекомендуется пользоваться этими документами. Однако коммерческие организации, особенно работающие в передовых сферах экономики (таких как информационные технологии, аутсорсинг и пр.), могут отступать от указанных нормативных документов при обозначении должностей.

Последовательность заполнения строк в этой колонке по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики организации. Как правило, сначала располагается должность руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, затем идут должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, то сначала необходимо выделить ИТР, а затем рабочих.

Четвертая колонка называется «Количество штатных единиц»: в ней указывается количество должностных или рабочих единиц, предусмотренных штатным расписанием. Для организации, финансируемой из федерального или регионального бюджета, количество штатных единиц определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения, экономической целесообразностью.

Должности, которые предусматривают неполную штатную единицу, заполняются с указанием долей, например: 0,25; 0,5; 0,75 и пр. Вакантные должности обозначаются указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где говорится, что должность вакантна.

Пятая колонка называется «Тарифная ставка (оклад) и пр.». Она отражает месячную заработную плату по должности в рублях. Существует множество способов оплаты труда в организациях: заработная плата по тарифной ставке, процент от выручки или прибыли, сдельная оплата труда, оплата по коэффициенту трудового участия или распределения, по профессиональным квалификационным группам и пр. Самыми распространенными являются два способа: оклад и тарифная ставка. При установлении оклада следует руководствоваться требованиями трудового законодательства, а также локальными нормативными антами (Положением об оплате труда и премировании в организации и др.).

В штатном расписании есть несколько колонок (6—8), объединенных общим названием «Надбавки». В них отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и т. п.), установленные действующим законодательством (в частности, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

В ТК РФ не содержится четких определений понятиям «надбавка» и «доплата». Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников, либо коллективным договором, или обговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Девятая колонка, итоговая, рассчитывается сложением колонок 5—8 и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из графы 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы, который представляет собой суммарные денежные средства, предусмотренные штатным расписанием для выплаты работникам.

После составления штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер организации. Если штатное расписание занимает несколько листов, то страницы нумеруются, затем прошиваются и скрепляются печатью и подписью руководителя организации.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание» («Об изменении („О частичном изменении…“) штатного расписания»), который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. В случае сокращения численности исключаются отдельные штатные единицы по должности, а при сокращении штата — отдельные подразделения. Работники, которые замещают сокращаемые должности или работают по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям ТК РФ. Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под роспись.