.
В инструкции необходимо определить место, способ, сроки регистрации исходящих (отправляемых) документов. Исполненные документы после подписания руководителем (заместителем руководителя) передаются на регистрацию в службу делопроизводства, где также проверяются правильность оформления, комплектность документа, соответствие количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю или службе на доработку.
Ответственность за содержание выходящего за пределы организации документа несет должностное лицо, подписавшее документ. Руководитель ставит на документе гриф утверждения (см. ниже), который состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (употребленного без кавычек), наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи с расшифровкой и даты утверждения.
Образец грифа утверждения документа УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Иванов и Ко» _Иванов И. И.
- (личная подпись)
- 30.05.2015
Отправляемые документы регистрируются в день их подписания или в следующий за ним рабочий день. Сведения о регистрируемых документах вносятся в базу данных организации, которую можно вести с применением различных форм: карточек учета, журналов исходящей корреспонденции (см. ниже) и т. п. Все это служит целям облегчения учета, поиска, хранения и использования документов.
Примерная форма журнала регистрации исходящих документов |
№. п/п. | Дата. | Кому направлено. | Краткое содержание. | Исполнитель. | Номер дела, куда помещен документ. | Отметка об исполнении. |
| 30.05.2015. | Председателю Профсоюзного комитета ООО «Иванов и Ко». | О заключении коллективного договора. | Мельникова И. В. | | Отправлено курьером. |
На подлиннике документа в реквизитах бланка, а также на копии, которая остается в деле организации, ставят регистрационный номер документа и дату регистрации. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом). Копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно», которую можно проставлять с помощью штампа, и сопровождается росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.
Регистрация исходящих документов ведется согласно с выделяемыми в организации документопотоками. Исходящий номер, как и входящий, может иметь структуру в соответствии с используемыми организацией классификаторами.
