Контроль в системе менеджмента: организация контроля над деятельностью подчиненных и сущность контроллинга

Сущность, значение и виды контроля в системе управления

Контроль — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, а также может использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль является крайне важной и сложной функцией управления, играющей стабилизирующую роль. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель независимо от своего ранга должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему этого специально нс поручал.

Непрерывно контролируя результаты работы, организация имеет возможность оперативно принимать управленческие решения и стабилизировать ситуацию в случае ее негативного развития. Контроль может быть непрерывным и дискретным.

Многие технологические производственные процессы контролируются непрерывно, а контроль над качеством продукции может проводиться дискретно. Например, проверяется не вся партия продукции, а отдельные выборки (выборочный контроль).

Контроль представляет собой базовый элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, пи мотивацию нельзя рассматривать в отрыве от контроля: все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство становится более понятным после изучения трех основных видов контроля: предварительного, текущего и заключительного. По форме осуществления эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ и обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил в рамках организации. Предварительный контроль используется в трех областях: по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ.

Заключительный контроль основан на обратной связи и осуществляется непосредственно после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, т. е. руководящий работник, являющийся, но отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях.

На производстве, как правило, контролируют следующие факторы:

• • объемы, номенклатуру и качество выпускаемой продукции;
• • технологические процессы изготовления продукции (технологическую дисциплину);
• • запасы готовой продукции, комплектующих, сырья, материалов;
• • производительность груда;
• • квалификацию и рост кадров;
• • производственную дисциплину (режимы работы подразделений; загрузку оборудования, простои и т. д.);
• • трудовую дисциплину;
• • финансовую дисциплину (соблюдение договорных обязательств, выполнение планов поставок и реализации продукции, использование финансовых средств, кредитов, сроков и условий платежей и т. д.);
• • сбытовую деятельность;
• • снабженческую деятельность.

Одновременно с контролем в организации обычно осуществляется учет, иод которым понимается подведение итогов деятельности в краткосрочном периоде, практически мгновенный срез процессов и результатов на данный момент.

Если число контролируемых показателей велико, а менеджмент нуждается в анализе их взаимосвязей, руководство компании обычно проводит мониторинг с применением компьютеров или другой техники. Мониторинг позволяет непрерывно отслеживать взаимосвязи результатов и оперативно реагировать на возникающие негативные тенденции.