Как я представляю себе профессию делопроизводителя

ОМГУ им. Достоевского

Учебная программа «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По предмету: Введение в специальность На тему: Как я представляю себе профессию документоведа

Выполнил: Студент Виктория Андреевна

Проверил: Преподаватель Толочко Нина Борисовна

Омск 2012

Введение

Рейтинг «женских» профессий возглавляет должность секретаря-делопроизводителя. Все 100% претендентов в секретари — женщины. Исследовательский центр портала изучил 50 самых популярных профессий, основываясь на анализе резюме претендентов с опытом работы в той или иной сфере. По результатам, из всех профессий только должность секретаря-делопроизводителя на 100% оказалась «женской», то есть ее стремятся занять исключительно представительницы слабого пола.

Делопроизводитель, по определению толкового словаря Ожегова С. И., — лицо, ведущее канцелярские дела. Современное человеческое общество, его благополучие и развитие немыслимо без общения людей, без деятельности по сбору, обработке и распространению информации как социальной, так и научно-технической.

Любое учреждение, организация и предприятие отражает свою деятельность в многочисленных служебных документах: решениях, распоряжениях, приказах, планах, графиках, отчетах, справках, докладных записках и т. д.

Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами, называют делопроизводством. Осуществляют эту работу делопроизводители — сотрудники делопроизводственных служб учреждений, предприятий, организаций.

Труд делопроизводителя является необходимым элементом в сложном механизме управления в любом учреждении, и здесь ему помогает доскональное знание своего учреждения, функций его структурных подразделений, вопросов, которыми занимаются сотрудники.

Делопроизводитель работает в органах государственного управления, в архивах, проектно-конструкторских организациях, в аппарате управления предприятиями. Круг обязанностей, выполняемых делопроизводителем в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, одинаков.

На сегодня для многих вопрос выбора профессии актуален. Ведь не хочется в дальнейшем до пенсии работать на той должности, которая тебе не интересна и совершенно не привлекает. Это очень скучно. Поэтому к вопросу выбора профессии нужно подходить тщательно. Для меня выбор профессии очень важен, поэтому я подходила к нему очень осознанно.

Профессия делопроизводителя привлекает меня по разным причинам. Мне нравиться, что предусмотрена работа в офисе, а так же соответственно непосредственно общение с коллегами. А так же возможна работа в архиве. Самое важное, это работа с документами и ПК, а это действительно мне интересно. Поэтому я точно уверенна, что эта работа мне нужна. Тем более на данную должность, на мой взгляд, не сложно устроиться, так как практически в любой организации, даже в небольшой, нужен делопроизводитель.

Итак, рассмотрим данную профессию более подробно.

Основная часть Есть такая профессия — делопроизводитель. Люди этой профессии как раз-то ничего и не производят: они только фиксируют для истории то, что делают остальные, но без них всё равно никуда. Делопроизводство — это деятельность по документированию и организации работы с документами. Традиционно в организациях документооборотом занимается общий отдел или канцелярия, аппарат или секретариат.

Делопроизводитель всегда в курсе всех событий, которые происходят на предприятии. Ни одна мышь не проскочит мимо канцелярии: не пройдет ни одна новость, ни одна кадровая перестановка, ни одно известие. Точно так же и не выйдет за пределы организации. Канцелярия работает даже тогда, когда предприятие ликвидируется: ведь должны же быть документы кем-то сданы в архив.

Педантичность в оформлении документов нередко обращается и против их составителей: достаточно вспомнить нацистскую Германию времен Второй мировой войны. У немцев всегда был абсолютный порядок в документах, что и позволило всем без исключения другим народам, чьи представители потерпели от режима, потребовать компенсаций. Это стало возможным только благодаря сохранившимся документам.

Документы — это история. В романах о разведчиках упоминается расхожая шутка: «Подумал — не говори. Сказал — не записывай. Записал? Не удивляйся!». Вспоминается и трепетное отношение к «переписке Бестужева» в фильме «Гардемарины, вперёд!», или переписка королевы в романе Александра Дюма «Три мушкетера», насколько бумажные документы в чужих руках способны повлиять на ход истории. Или слова Михаила Булгакова в романе «Мастер и Маргарита»: «Рукописи не горят!». Рукописи действительно не горят.

В среде делопроизводителей свой профессиональный юмор тоже присутствует. «Верьте людям на слово, заверенное подписью и печатью» сегодня актуально, как никогда. Ранее, во времена Киевской Руси, для скрепления договора достаточно было «купеческого слова», «слово купца» скрепляло условия сделки лучше, чем печать любого нотариуса.

Оттого и появился бумажный документооборот, чтобы можно было держать в руках материальные доказательства чужой нечестности… Сегодня все документы принимают электронный, цифровой вид: «электронная подпись», «электронный документооборот» и т. д., даже договора готовятся и заверяются в «электронном виде». Виной всему быстрота: пока вы подпишете документ лично, вы потратите дополнительное время, а время сегодня — бесценно. В этом причина возникновения и отличительное удобство электронных документов от бумажных.

В сети Интернет почти вся информация основывается на слухах и домыслах, а реальные документы в качестве доказательств мало кто может предоставить, да никто и не задается особо такой целью, вот и снижается доверие к Интернету как к источнику информации, а в библиотеки снова выстраиваются очереди, как во времена СССР. Серьезные, уважающие себя и своих читателей писатели и журналисты всегда пойдут в архив, чтобы подкрепить свои сообщения осязаемыми реальными бумажными документами.

А теперь рассмотрим профессию делопроизводителя более подробно.

Делопроизводитель — служащий ответственный за ведение документации организации, суда, фирмы, кооператива и т. д. Делопроизводитель часто работает в канцелярии и ведет делопроизводство в соответствии с требованиями налогового, судебного и т. д. законодательства. В небольших организациях делопроизводитель и секретарь часто одно лицо. В крупных организациях делопроизводителями работают люди получившие специальное образование.

Или коротко: делопроизводитель — специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.

В обязанности делопроизводителя входят:

— прием и регистрация корреспонденции и направление ее в структурные подразделения;

— ведение учета документов, оформление регистрационных карточек, создание банка данных;

— осуществление контроля за исполнением, выдача справок по зарегистрированным документам;

— отправление исполненной документации по адресатам;

— систематизация и хранение документов текущего архива, подготовка и сдача в архив предприятия (организации) документационных материалов, законченным делопроизводством;

— обеспечение сохранности проходящей служебной документации.

Таким образом, основная цель деятельности делопроизводителя — совокупность работ по документированию деятельности учреждений.

Основной предмет труда — знаковые системы (цифры, таблицы, документы). В своей работе делопроизводитель использует вещественные (орудийные) средства труда — ручные (карандаш, ручка), механические (сшиватели, штемпельное оборудование и т. д.), электрические (пишущие машинки, диктофоны), электронные (компьютер). Кроме этого, к основным относятся его невещественные (функциональные) средства — долговременная и оперативная память, хорошее распределение и переключение внимания, речь устная и деловая письменная, а также органы чувств — зрение, слух.

Работа делопроизводителя имеет четко определенный характер и осуществляется в соответствии с действующими должностными обязанностями;

— законодательными и нормативными правовыми актами;

— распоряжениями, приказами, постановлениями и другими руководящими документами вышестоящих органов;

— основными положениями Единой государственной системы делопроизводства;

— правилами внутреннего распорядка и нормами охраны туда.

Труд делопроизводителя имеет такую организацию, при которой он самостоятельно от начала и до конца выполняет свою работу и за нее отвечает.

Функционально делопроизводитель является исполнителем, но свою трудовую деятельность и нагрузку он самостоятельно планирует и распределяет.

Контакты у делопроизводителя немногочисленные — с коллегами по работе.

Ответственность у делопроизводителя повышенная моральная — за сохранность служебной документации.

Делопроизводитель работает в комфортных условиях — в помещении. Рабочая позасидя.

психологическую напряженность в работу делопроизводителя могут вносить следующие факторы:

— необходимость длительной, кропотливой работы с документальным материалом;

— повышенное содержание бумажной пыли в воздухе.

Возможны два варианта организации работы делопроизводителя:

— в небольшом учреждении делопроизводитель в одиночку выполняет функциональные обязанности;

— в крупном учреждении — обрабатывает документацию по ограниченному кругу вопросов и в случае необходимости взаимодействует с другими делопроизводителями.

Требования профессии к индивидуальным способностям специалиста

— высокая работоспособность;

— способность к распределению и переключению внимания в течение длительного времени;

— хорошая долговременная и оперативная память;

— выносливость зрительного анализатора.

Квалификационные требования

— Делопроизводитель должен иметь высшее образование, в некоторых случаях достаточно среднего специального образования, опыт работы необязателен.

— Делопроизводитель должен знать основные правила ведения деловой переписки, составления различных деловых писем.

— Делопроизводитель должен иметь хорошую память, быть грамотным человеком, обладать такими качествами как коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость, организованность, ответственность.

Требования профессии к личностным способностям и качествам специалиста

— личная организованность

— усидчивость

— исполнительность и обязательность

— аккуратность

— ответственность

— самообладание

— толерантность

— хорошая оперативная память

— общая культура и правильная речь

— способность концентрировать и распределять внимание

— хорошая зрительно-мониторная координация

— часто — знание иностранного языка Медицинские противопоказания Работа делопроизводителя противопоказана людям с заболеваниями:

опорно-двигательного аппарата (нарушение координации движения кистей рук);

верхних дыхательных путей;

аллергическими;

зрительного анализатора.

Допрофессиональное образование Необходимы знания по русскому языку и литературе, информатике в рамках школьной программы.

Пути получения профессии Профессии делопроизводителя обучают в учреждениях начального и среднего специального профессионального образования на факультете «Делопроизводство и архивоведение».

Родственные профессии Документовед, архивариус, архивист, секретарь.

Должностные обязанности

· Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

· В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

· Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

· Отправляет исполненную документацию по адресатам.

· Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

· Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

· Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

· Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Права

· Делопроизводитель имеет право давать подчиненным ему сотрудникам и службам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

· Делопроизводитель имеет право контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений подчиненными ему службами и подразделениями.

· Делопроизводитель имеет право запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности и деятельности подчиненных ему служб и подразделений.

· Делопроизводитель имеет право взаимодействовать с другими предприятиями, организациями и учреждениями по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

· Делопроизводитель имеет право знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности Подразделения.

· Делопроизводитель имеет право предлагать на рассмотрение руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Должностной инструкцией обязанностями.

· Делопроизводитель имеет право выносить на рассмотрения руководителя предложения о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников подчиненного подразделения, предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

· Делопроизводитель имеет право докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

· Делопроизводитель имеет право общаться с представителями прессы, передавать служебную информацию в другие организации как сотрудник предприятия:

o только по разрешению непосредственного руководителя;

o в рамках выполняемых функций по должности;

o по всем вопросам, относящимся к вашей сфере деятельности на предприятии.

Ответственность

· Делопроизводитель несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

· Делопроизводитель несет ответственность за нарушение правил и положений, регламентирующих деятельность предприятия.

· При переходе на другую работу или освобождении от должности Делопроизводитель ответственен за надлежащую и своевременную сдачу дел лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового, лицу его заменяющему или непосредственно своему руководителю.

· Делопроизводитель несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

· Делопроизводитель несет ответственность за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

· Делопроизводитель несет ответственность за соблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

· Делопроизводитель несет ответственность за выполнение правил внутреннего распорядка, правил ТБ и противопожарной безопасности.

Места работы

делопроизводитель профессия должностной обязанность Работа в более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот.

Профессия делопроизводителя, как правило, имеет средний уровень востребованности на рынке труда, уровень заработной платы — средний.

Заключение

Рассмотрев всю сущность работы делопроизводителя, я сделала некоторые выводы.

Должность делопроизводителя подходит людям, которые достаточно усидчивы и спокойны. Ведь такая работа не предусматривает какой-либо «беготни» по инстанциям и т. п. Все вопросы решаются на месте. Делопроизводитель так же должен отличаться организованностью свой работы, оперативной памятью и аккуратностью.

Труд делопроизводителя является необходимым элементом в сложном механизме управления в любом учреждении, хоть это районный архив, хоть небольшая строительная организация.

Для себя я узнала, то, что не всем работа делопроизводителя подойдет и по медицинским показаниям. Так как это работа с документами, то соответственно в воздухе содержится высокая концентрация бумажной пыли, что очень опасно для аллергиков.

Так как я не отношусь к такой группе людей, то могу занимать данную должность.

А также имидж организации складывается из разных деталей, и далеко не последнее место в этом наборе занимают профессиональные знания и поведение делопроизводителя.

Профессия делопроизводителя требует от человека, избравшего её, высокого уровня подготовленности и целого комплекса деловых и личностных качеств.

Специфика работы делопроизводителя заключается в том, что ему приходится выполнять работу не только с документами (составлять, редактировать, оформлять, систематизировать, готовить документы на архивное хранение) используя современную оргтехнику, средства связи, в том, числе и ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с различными должностными лицами, посетителями; решать вопросы по телефону, активно участвовать в подготовке заседаний, совещаний; работу хозяйственного характера. Делопроизводитель должен иметь широкий кругозор и обладать развитым интеллектом, но еще важнее — психологическую компетентность и способность к сопереживанию, готовность к сотрудничеству, эмоциональную зрелость.

Очень важным фактором в работе делопроизводителя является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в его стиле, оказывать максимальную помощь руководителю и экономить его время.

За последние годы профессия претерпела существенные изменения. С появлением информационных технологий упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска, хранения и пересылки адресату. В то же время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.

От профессионального уровня делопроизводителя во многом зависит престиж и успешная деятельность организации

1. Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. — М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. — 408 с.

2. Кудрявцев В. А. и др. «Организация работы с документами учебник — М. ИНФРА-М, 1998

3. Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». — М. БИНОМ, 2001.

4. http://di.as-volga.com/ITR/Deloproizvoditel

5. ru.wikipedia.org