Деловое совещание. 
Виды деловых коммуникаций

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию:

• Ш тема совещания;
• Ш цель совещания;
• Ш перечень обсуждаемых вопросов;
• Ш время начала и окончания совещания;
• Ш место, где оно будет проходить;
• Ш фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;
• Ш время, отведенное на каждый вопрос;
• Ш место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Руководителю делового совещания важно:

• Ш начать его вовремя;
• Ш сообщить о регламенте;
• Ш назначить ответственного за регламент и протокол;
• Ш предупредить о «снятии» выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу и т. п.;
• Ш если используется критика, то требовать ее конструктивности: называть конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;
• Ш жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом;
• Ш регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;
• Ш соблюдать корректность дискуссии;
• Ш использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;
• Ш подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;
• Ш завершить точно в назначенное время.