Информационные технологии в управленческом учете

Управленческий учет использует большие информационные массивы данных, обрабатываемые в целях принятия управленческих решений (рис. 1.6).

Качество информации управленческого учета существенно повышается при автоматизации процесса сбора, обработки и хранения данных.

Рис. 1.6. Информационный массив данных.

Основные преимущества автоматизации управленческого учета проявляются:

• 1) в росте объемов и скорости формирования баз, массивов первичных данных;
• 2) повышении качества обработки массивов данных;
• 3) ускорении оперативности предоставления информации;
• 4) расширении возможностей хранения, обеспечения сохранности данных;
• 5) обеспечении конфиденциальности и информационной безопасности, избирательном управлении доступом к данным и информации управленческого учета.

Рост объема и скорости формирования баз, массивов первичных данных обусловлен расширением возможностей:

• 1) получения данных различных типов и форматов из условно неограниченного числа распределенных внешних и внутренних источников, например:
  • • получение данных, не связанных с внутренними информационными базами при работе с даеб-приложениями с различным типом устройств, в том числе мобильных;
  • • извлечение данных из структурированных и неструктурированных документов для сохранения в электронном виде. Структурированные документы — документы со стандартным местом расположения определенной информации (счета-фактуры, товарные накладные). Неструктурированные документы — документы, для которых не определены правила размещения информации (договоры, бухгалтерские справки, иные документы, содержащие значимую информацию);
  • • применение технологий визуального и невизуального кодирования информации для сбора и обработки в информационных системах. Визуальное кодирование — штрих-кодирование, QR (quick response) — кодирование информации о стране происхождения, весе и цене поступающих и отпускаемых со склада запасов, количестве выпускаемой готовой продукции и т. д. Невизуальное кодирование —RFID (radio frequency identification) — радиочастотная идентификация;
• 2) одновременного ввода данных неограниченным числом пользователей при использовании сетевых технологий и пакетного ввода данных из накопленных однотипных документов на бумажных носителях;
• 3) развития технологий электронных приложений к мобильным устройствам;
• 4) накопления и сохранения данных в течение неограниченного периода времени.

Повышение качества обработки массивов данных обеспечивается развитием информационных технологий по следующим направлениям:

• • повышение качества первичной информации: структурирование, поддержка целостности структур, контроль непротиворечивости данных, контроль процедур обработки;
• • снижение влияния человеческого фактора;
• • возможности неограниченного масштабирования;
• • развитие профессионального программного обеспечения бизнес-аналитики (В/-решения).

Ускорение оперативности обмена и предоставления информации реализуется за счет:

• • увеличения скорости доступа к данным, высокой скорости и гибкости выполнения аналитических запросов;
• • технологий предоставления информации в режиме реального времени;
• • организации удаленной работы в сетевых решениях;
• • использования мобильных устройств и приложений.

Сохранность данных обеспечивается за счет:

• • проведения процедур автоматического сохранения и обновления при необходимости информационных массивов;
• • неограниченного копирования, включая создание копий в автоматическом режиме;
• • применения технологий сжатия данных и информации;
• • предоставления возможности восстановления данных и информации вплоть до времени между созданием копий в случае операционных ошибок и физических сбоев;
• • унификации хранилищ информации корпоративного класса для всех видов информации с использованием отказоустойчивых технологий;
• • создания дата-центров для неограниченного количества пользователей и индивидуальных корпоративных дата-центров с учетом всех особенностей имеющихся серверов, сетей и программного обеспечения;
• • расширение типов хранения данных: на жестких дисках с различным интерфейсом, на ленточных накопителях.

Избирательное управление доступом к данным и информации, обеспечение конфиденциальности данных и информационная безопасность Современные технологии управления правами доступа к данным и информации решают две основные задачи: персонификации ответственности за обработку данных и защиты от неавторизованного доступа.

Персонификация ответственности за обработку реализуется путем: идентификации пользователей; разрешения тематических запросов на получение информации из внешних и внутренних источников; предоставления прав на проведение регламентных и индивидуальных процедур обработки, копирования и передачи данных и информации.

Защита от неавторизованного доступа призвана снизить внешние и внутренние угрозы для электронной информации. Снижение риска внешних угроз означает прежде всего защиту от вредоносных программ, хакерских атак различного типа. Снижение риска внутренних угроз обеспечивается контролем файловой активности, регистрацией действий пользователя при обращении к конфиденциальным данным, мониторингом f/56-портов и внешних устройств.

Обеспечение конфиденциальности данных необходимо как для управленческого учета в целом, так и для его составных частей, связанных с персональными данными, в соответствии с требованиями регуляторов и современными возможностями в области защиты информации.

Требования к информационной безопасности обобщены в Международных стандартах ISO/IEC 27 001−2013 и ISO/IEC 27 002−2013. В обобщенном виде требования к информационной безопасности представлены в табл. 1.12.

Таблица 1.12

Требования к информационной безопасности по функциональным бизнес-процессам.

Окончание табл. 1.12

*CRM {customer relationship management) — система управления взаимоотношениями с клиентами.

**ERP {enterprise resource planning) — система планирования и управления ресурсами (материальными, трудовыми, финансовыми), ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов.

***SCM {supply chain management) — организационная стратегия управления ресурсами от снабжения до сбыта продукции.

^ммм*ЕСМ {enterprise content management) — система управления различными типами контента — данными документов, даеб-данными, мультимедиа-контентом, обеспечение документо-ориентированного взаимодействия.

*****EDI {electronic data interchange) — система автоматизированного обмена электронными данными.

Для автоматизации управленческого учета на практике используются две группы возможностей использования программных продуктов, отличающихся функциональными возможностями:

• 1) использование системных, специализированных продуктов разного класса, включая:
  • • ?7?Р-системы;
  • • специализированные программные продукты класса бизнес-аналитика {BI — business intelligence);
  • • модульное решение управленческого учета в специализированных бухгалтерских программных продуктах;
• 2) использование офисного приложения MS Excel.

Мировыми лидерами среди разработчиков и поставщиков ERP-систем согласно анализу компании Panorama Consulting по состоянию на конец 2010 г. являются: SAP — 24%, Oracle — 18, Microsoft — 11%, совокупные продажи которых составляют 53% общей суммы продаж программных продуктов данного класса. Потребителями данных продуктов являются крупные бизнес-структуры с распределенной структурой бизнеса.

Среди отдельных сегментов рынка В/-продуктов в 2012 г. наибольший прирост показал сегмент платформ хранения данных (10,8% в годовом выражении). Сегмент непосредственно BI-систем и аналитических инструментов, а также сегмент управления эффективностью и аналитических приложений увеличились на 7,7% каждый. Лидирующими поставщиками являются те же компании: SAP, Oracle, Microsoft, а также IBM, SAS и Teradatа. В 2012 г. продажи этих компаний составили 64% мировых продаж В/-продуктов.

Программные модули управленческого учета специализированных бухгалтерских программ в большинстве случаев используются средними и мелкими организациями и создаются национальными производителями программных продуктов. В числе наиболее востребованных в Российской Федерации разработки «1C Управление», «ИНТАЛЕВ Корпоративные финансы», «Инотек», «БухСофт: Предприятие», «Финград».

Преимущества и недостатки некоторых программных продуктов представлены в табл. 1.13.

Таблица 1.13

Основные преимущества и недостатки программных продуктов управленческого учета разного класса

Всем классам программ присущи определенные ограничения. Как правило, более сложные программы предъявляют повышенные требования к технологиям и оборудованию, что приводит к увеличению стоимости и ограничивает тем самым возможности их широкого применения. Более простые не обладают рядом качественных характеристик, присущих программам более высокого класса, что ограничивает возможность использования полного спектра технологических достижений в IT-сфере.

При выборе программного обеспечения для целей управленческого учета целесообразно учитывать следующие факторы:

• • существование отраслевого кластера пользователей /Т-решений;
• • наличие потребности в аналитической информации для принятия управленческих решений для достижения целей организации;
• • наличие возможности масштабировать систему в случае возрастания объема обрабатываемых данных и информации и распределенности пользователей;
• • требования к формированию системы внутренней отчетности;
• • относительная простота обучения персонала.

Вне зависимости от выбора класса типового IT-решения на практике возникает потребность в его доработке, настройке на конкретные потребности организации. Успешность автоматизации в конечном счете зависит от компетентности конкретных исполнителей проекта автоматизации управленческого учета.

Автоматизация управленческого учета включает четыре основные стадии:

• 1) диагностика действующей системы;
• 2) моделирование базы данных: выделение бизнес-процессов, центров ответственности, создание справочников, разработка схемы документооборота, графиков обработки информации;
• 3) разработка методик формирования показателей управленческого учета;
• 4) подготовка шаблонов отчетных форм, ориентированных на потребителей.

Организация управленческого учета требует наличия технических возможностей оборудования, обеспечивающего как минимум:

• • бесперебойную работу серверов;
• • устойчивое соединение по каналам связи, например при проведении чека ККМ (контрольно-кассовая машина), работе с терминалом по приему платежей;
• • распределение ответственности за результаты ввода и обработки данных и информации путем персонификации доступа к информационной базе.

При построении простой модели управленческого учета средствами MS Excel информация управленческого учета обобщается и анализируется на отдельных листах книги MS Excel (рис. 1.7).

Рис. 1.7. Модель управленческого учета, реализуемая средствами MS Excel

Первый лист содержит перечень всех листов книги и кросс-ссылки на них.

Листы 2, 3 содержат информацию выгрузок из программного продукта, используемого для ведения бухгалтерского учета, например 1C Предприятие, в натуральных и стоимостных единицах измерения объектов учета.

Лист 4 содержит данные сводного бюджета.

Лист 5 содержит классификаторы, кодификаторы, нормативы доходов и расходов, центров ответственности, значения внешних параметров, влияющих факторов и другую справочную информацию о доходах и расходах.

Листы 6, 7, 8 представляют собой обработку данных листов 2, 3, 4 с использованием инструментов MS Excel, например сводные таблицы, финансовые, математические, логические функции в соответствии с принятыми методиками формирования отчетных управленческих форм.

Листы 9—11 используются при необходимости внесения корректировок.

Листы 12—15 — Отчет о доходах и расходах, Отчет о движении денежных средств, Управленческий баланс, Отчет о выполнении бюджета соответственно.

Лист 16 — проверочный лист.

Типовыми ошибками при постановке управленческого учета являются:

• • отсутствие четких стратегических целей;
• • неверное определение задач;
• • отсутствие на предприятии единой нормативной базы и единой терминологии;
• • неправильное распределение ролей между сотрудниками, ответственными за внедрение управленческого учета;
• • отсутствие четкого механизма взаимодействия между центрами финансовой ответственности;
• • нереальные цели и сроки;
• • отсутствие механизма контроля;
• • отсутствие механизма формирования полной и своевременной информации;
• • фальсификация данных.