Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда

В настоящее время в большинстве организаций применяется автоматизированный учет расчетов с персоналом по оплате труда, состоящий из нескольких процедур, в том числе:

• • расчета заработной платы каждого работника на базе первичных документов;
• • сбора данных о заработной плате каждого работника для определения величины месячной заработной платы и ввода в программу 1C «Зарплата и кадры», в которой автоматически формируются соответствующие сведения в виде лицевого счета работника;

бб.

• • расчета величины удержаний и вычетов из заработной платы каждого работника;
• • расчета суммы заработной платы к выдаче после проведенных удержаний;
• • формирования на основе внесенных данных расчетно-платежной ведомости;
• • составления свода о начисленных суммах и удержаниях в целом по организации;
• • составления сводной ведомости по бухгалтерским записям, отражающим заработную плату по направлениям затрат и источникам финансирования;
• • начисления страховых взносов, исчисляемых от суммы фонда оплаты труда;
• • депонирования заработной платы при выдаче ее из кассы организации;
• • выгрузки заработной платы из конфигурации «Зарплата и кадры» в конфигурацию «Предприятие», где формируются учетные регистры и формы бухгалтерской отчетности.

Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется по каждому работнику с использованием лицевых счетов форм № Т-54 и (или) Т-54а, в которых содержатся все сведения о работнике и все суммы ежемесячных начислений, удержаний и сумм к выдаче. По окончании года лицевые счета закрываются и хранятся, наряду с другими документами по организации труда работников и его оплате, в течение 75 лет.

Все факты хозяйственной жизни, связанные с осуществлением расчетов с персоналом, состоящим и не состоящим в списочном составе, по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям и другим выплатам, а также по всем видам обязательных и добровольных удержаний, учитываются на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», сальдо которого, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по оплате труда на начало/конец отчетного периода. Дебетовый оборот данного счета состоит из фактов хозяйственной жизни, связанных с удержаниями из заработной платы, ее депонированием, при выдаче из кассы и несвоевременным получением отдельными работниками и, главное, выдачей/перечислением работникам, а кредитовый оборот показывает все виды начислений, производимых в пользу работников, в корреспонденции со счетами учета затрат на производство, продажу, капитальных затрат и др.

Факты хозяйственной жизни, связанные с начислением заработной платы работникам и одновременным распределением затрат на оплату труда, путем их включения в себестоимость продукции, оформляют следующей бухгалтерской записью:

ДЕБЕТ 20 «Основное производство» — на оплату труда рабочих основных цехов;

ДЕБЕТ 23 «Вспомогательное производство» — на оплату труда рабочих вспомогательных цехов;

ДЕБЕТ 25 «Общепроизводственные расходы» — на оплату труда цехового персонала;

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» — на оплату труда административного персонала организации;

ДЕБЕТ 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» — на оплату труда персонала обслуживающих производств и хозяйств;

ДЕБЕТ других счетов (28 «Брак в производстве», 44 «Расходы на продажу», 91 «Прочие доходы и расходы», 97 «Расходы будущих периодов») КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на общую сумму оплаты труда всех работников организации.

По дебету счета 70 отражается выплаченная сумма заработной платы, премий, пособий, пенсий и доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний.

Пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты за счет средств органов социального страхования оформляют следующей бухгалтерской записью:

ДЕБЕТ 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Факты хозяйственной жизни, связанные с начислением премий, материальной помощи, пособий, а также с оплатой труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования и (или) при получении прочих доходов:

ДЕБЕТ 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», 86 «Целевое финансирование», 91 «Прочие доходы и расходы» КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Факты хозяйственной жизни, связанные с начислением доходов работникам организации по акциям и вкладам в его имущество:

ДЕБЕТ 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Существуют особенности организации труда и его оплаты в отраслях с сезонным производством, в которых работникам предоставляют отпуска неравномерно в течение года. При этом выплачиваемые работникам суммы отпускных, для более точного и обоснованного расчета показателя себестоимости продукции и во избежание неправомерного и необоснованного повышения показателя себестоимости в одном периоде и, соответственно, понижения в другом, относят на затраты производства в течение года равномерными долями независимо от того, в каком месяце они будут выплачиваться. Решение данного вопроса достигается путем создания резерва предстоящих платежей, в частности резерва для оплаты отпусков работникам. Организация может создавать такой резерв и для осуществления выплат вознаграждений работникам за выслугу лет. Резервируемые суммы относят в дебет тех же счетов производственных, капитальных затрат или.

расходов на продажу, на которые отнесена заработная плата, и в кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов».

По мере ухода работников в отпуск фактически начисленные суммы отпускных списывают на уменьшение созданного резерва. При этом делают бухгалтерскую запись:

ДЕБЕТ 96 «Резервы предстоящих расходов» КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Такой же записью оформляют начисление работникам сумм вознаграждений за выслугу лет. При начислении сумм ежегодных и дополнительных отпусков следует иметь в виду, что они включаются в фонд заработной платы труда отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в данном отчетном периоде. При переходе части отпуска на следующий месяц выплаченные работникам за эти дни суммы отпускных отражаются в отчетном месяце в виде авансов, что оформляется бухгалтерской записью:

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 50 «Касса».

В следующем месяце указанную сумму включают в состав фонда оплаты труда и отражают записью по начислению отпускных сумм в дебет счетов производственных затрат или счета 96 и кредит счета 70.

Удержания из суммы начисленной заработной платы списывают с кредита соответствующих счетов в дебет счета 70.

При этом из заработной платы могут быть произведены следующие удержания:

• сумм НДФЛ:

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 68 «Расчеты по налогам и сборам»;

• сумм по исполнительным листам в пользу физических и (или) юридических лиц:

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

• сумм погашенных работником займов, полученных от организации:

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 73−1 «Расчеты по предоставленным займам»;

• сумм возмещений работниками материального ущерба, причиненного организации:

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

• сумм оплаты за товары, купленные работниками организации в кредит:

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 73−3 «Расчеты за товары, проданные в кредит»;

• сумм взносов по личному и имущественному страхованию работников:

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 76−1 «Расчеты по личному и имущественному страхованию».

Факт хозяйственной жизни, связанные с выдачей сумм заработной платы, пособий и компенсаций из кассы, оформляют следующей бухгалтерской записью:

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 50 «Касса».

В настоящее время такая запись в организации делается в исключительных случаях, при отсутствии у работника пластиковой карточки. На сумму перечисленной заработной платы на банковские счета работников делается бухгалтерская запись:

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 51 «Расчетный счет».

Неполученная в установленный законодательством и организацией трехдневный срок заработная плата депонируется и оформляется следующей бухгалтерской записью:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Остатки не выданной в установленный законодательством и организацией трехдневный срок заработной платы, т. е. депонированных сумм, по его истечению должны быть возвращены в банк и отражены в учете следующей бухгалтерской записью:

ДЕБЕТ 51 «Расчетные счета» КРЕДИТ 50 «Касса».

Учет расчетов с депонентами ведется в Книге учета депонированной заработной платы, которая открывается на год и заполняется на основе реестров невыданной заработной платы. В книге каждому депоненту отводится отдельная строка, на которой указываются его табельный номер, фамилия, имя, отчество, депонированная сумму и при исполнении делаются отметки о ее выдаче. Оставшиеся на конец года невыплаченные суммы переносятся в новую книгу, открываемую на следующий отчетный год. Каждая выплата депонированной заработной платы оформляется расходным кассовым ордером и отражается в учете бухгалтерской записью:

ДЕБЕТ 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50 «Касса».

Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется по каждому лицевому счету работников, формам и системам оплаты труда, видам начислений и удержаний и др.