Пути совершенствования организации и учета расчетов с органами социального страхования и обеспечения

Часто в бизнесе информация и деньги — синонимы. В крупных компаниях накоплены огромные объемы данных о заказчиках, рынках сбыта, финансах, конкурентах. Если раньше эти сведения хранились на бумаге, то теперь они хранятся в электронной форме— в виде баз данных. Но ценностью любой информации определяется не только ее количеством, но и возможностью ее правильного представления. Ведение бухгалтерского учета в таких компаниях осуществляет большое количество работников, часто выполняющих лишние операции, которые может выполнять компьютер. С другой стороны, в маленьких фирмах, таких как ООО «Согласие», где штат работников небольшой, на бухгалтерию ложатся задачи как бухгалтерского учета, так и финансового анализа. Все это приводит к широкому распространению компьютерных технологий в области бухгалтерского учета [29].

Разумеется, для раскрытия всех дополнительных возможностей, которые несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств, максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика потребность предприятий в компьютерных программах, поддерживающих работу управленческого звена компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации — распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами.

Основные учетные документы в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера невозможно.

Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля [32].

Отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной:

• 1) единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке;
• 2) разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Компьютерные системы позволяют ввести дополнительные меры для поддержания контроля за использованием конфиденциальной информации на необходимом уровне. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме; потенциальные возможности уменьшения появления ошибок и неточностей в бухгалтерских документах;
• 3) возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и обеспечивают, таким образом, снижение риска его неэффективности;
• 4) инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций [29].

Использование персональных компьютеров для автоматизации бухгалтерского и налогового учета является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия. Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности.

Наиболее известным программным продуктом в области бухгалтерского учета является: 1С: Предприятие. Данная программа представляет собой готовое решение для автоматизации практически всех участков бухгалтерского учета. Нас больше всего интересует кадровый учет и учет расчетов с сотрудниками по заработной плате, в части формирования сведений о стаже и заработке для целей персонифицированного учета в ПФ РФ, начисления Единого социального налога, а так же учет расчетов с внебюджетными фондами. При проведении документов производится отражение хозяйственных операций одновременно в бухгалтерском и налоговом учете. В программе существует возможность автоматического выявления возможных ошибок данных налогового учета методом сопоставления данных налогового и бухгалтерского учета.

На практике приходится сталкиваться с ситуациями, когда крайне важно знать точную дату вступления в силу документа, либо внесенных в него изменений. От этого зависит применение той или иной меры ответственности, решение о выплате определенных сумм, предоставление форм бухгалтерской и налоговой отчетности применительно к конкретному налоговому периоду.

Для того, что бы быть всегда в курсе всех изменений в налоговом законодательстве бухгалтеру крайне необходимо оперативно получать интересующую его информацию.

В ООО «Согласие» система «Налоговая отчетность через Интернет» не применяется, хотя ее применение сэкономило бы огромное количество времени, затрачиваемого для того, чтобы бухгалтеру лично предоставить отчетность в ИФНС РФ, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.