Подготовка ответных деловых писем

Основным отличием подготовки ответного делового письма является использование в процессе написания текста поступившего ранее в адрес предприятия послания. Ответное деловое письмо должно давать точные и полные ответы на содержащиеся во входящем письме вопросы.

Если по каким-то причинам это невозможно, отправитель ответного делового письма в обязательном порядке должен сделать об этом в тексте соответствующее упоминание.

Прежде чем подписаться под ответным деловым письмом, ответьте себе па следующие вопросы.

• 1. Будут ли адресату понятны мотивы написания этого письма?
• 2. В том ли тоне оно написано?
• 3. Не вызовет ли затруднений с пониманием сути письма его стиль?
• 4. Нет ли в письме излишне длинных оборотов и т. п.
• 5. Не упущены ли в содержании какие-либо важные моменты?
• 6. Является ли это письмо максимально корректным, ясным и кратким?
• 7. Нет ли в письме орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок?
• 8. Насколько продумана структура письма?
• 9. Насколько хорошо оформлено письмо?
• 10. Нет ли ошибок в наиболее важных элементах письма — обращении, адресе и т. п.

Примеры наиболее распространенных ответных деловых писем приведены ниже:

а) пример ответа на письмо-просьбу

Генеральному директору ЗАО «БББ».

И. О. Фамилия Глубокоуважаем ый гос поди н.

В соответствии с направленной в наш адрес просьбой (ваш исх. от … № …) высылаются 3 экземпляра каталога и прайс-лист продукции ОАО «ААА». Надеюсь, это послужит установлению и последующему развитию взаимовыгодных контактов между нашими предприятиями.

Приложение: 1. Каталог продукции…

2. Прайс-лист…

Генеральный менеджер ОАО «ААА».

И. О. Фамилия.

б) пример ответа на письмо-сообщение

Коммерческому директору ОАО «ГГГ».

И. О. Фамилия Глубокоуважаемый Имя Отчество!

Благодарю Вас за информацию, сообщенную Предприятию в Вашем исх. от … X? … Одновременно сообщаю, что для обеспечения деятельности открываемого Вами филиала наше Предприятие готово заключить с Вами договор о дополнительных поставках продукции в сумме… (указать конкретно) на период до… (указать конкретно).

Проект договора прилагается.

Приложение: проект договора…

С надеждой на укрепление сотрудничества и пожеланиями всего наилучшего.

Исполнительный директор ЗАО «ВВВ».

И. О. Фамилия.

в) пример ответа на письмо-запрос

Директору МГУП «ЕЕЕ» И. О. Фамилия Уважаемый Имя Фамилия!

В связи с поступлением в наш адрес запроса (ваш исх. от … № …) на документальное подтверждение трудового стажа работника… (указать конкретно) сообщаю сведения о работе… на предприятии.

Приложение: сведения о работе… на ФГУП «ДДД».

С уважением, Директор ФГУП «ДДД».

И. О. Фамилия Начальник службы персонала И. О. Фамилия.

г) пример ответа на письмо-заявление

Заведующему научно-исследовательским институтом…

И. О. Фамилия Глубокоуважаемый Имя Отчество!

Мы были рады получить от Вас заверения о намерении и далее продолжать сотрудничество с нашим учебным заведением. Позвольте в этой связи проинформировать Вас о планируемом на… (указать конкретно) заседании ученого совета, в повестку дня которого включен и вопрос о рассмотрении проекта программы научно-методического взаимодействия с Вашим учреждением. О результатах работы заседания ученого совета мы проинформируем Вас дополнительно.

Пользуясь случаем, направляю Вам и Вашим коллегам пожелания всего самого наилучшего.

С неизменным почтением, ректор Государственного образовательного учреждения…

И. О. Фамилия.

д) пример ответа на письмо-заказ

Директору Торгового дома И. О. Фамилия Уважаемый господин.

С сожалением вынуждена сообщить, что исполнение испрашиваемого Вами в исх. от … № … заказа в указанные сроки не представляется возможным в связи с… (указать конкретную причину).

В связи с изложенным наиболее вероятным сроком поставки первой партии заказа прошу считать… Прошу также сообщить, является ли для Вас этот срок удовлетворительным.

В ожидании скорого ответа, с уважением, начальник отдела сбыта ЗАО «ЖЖЖ».

И. О. Фамилия.

е) пример ответа на письмо-приглашение

Председателю оргкомитета выставки-ярмарки… И. О. Фамилия Многоуважаемая госпожа.

Позвольте искренне поблагодарить Вас за приглашение принять участие в выставке-ярмарке…

Прошу Вас также выслать в наш адрес комплект документов для оформления заявки на участие и заключения договора аренды экспозиционной площади. Сообщаю Вам необходимые реквизиты Предприятия:

… (указать конкретно).

С уважением, Генеральный директор ЗАО «ИМИ».

И. О. Фамилия.

ж) пример ответа на выражение соболезнования

Президенту компании «ООО» И. О. Фамилия Уважаемый Имя Отчество!

Позвольте выразить свою глубокую благодарность в связи с поступившими от Вас соболезнованиями по поводу безвременной кончины моего… Я исключительно признательна Вам за оказанную мне в трудные минуты поддержку и сочувствие.

С уважением, И. О. Фамилия.