Приказы по личному составу

Еще одну самостоятельную группу в составе кадровой документации образуют приказы и распоряжения. Уточним, что в данном случае под письменным приказом следует понимать документированное решение (решение нормативного характера) руководителя предприятия, регламентирующее действия его подчиненных по двум и более вопросам кадровой работы.

В свою очередь, под письменным распоряжением следует понимать документированное решение, обычно издаваемое от имени руководителя предприятия его заместителем или помощником.

Приказы, но кадрам образуют самостоятельную функциональную группу в составе приказов предприятия.

Среди приказов по кадрам следует выделить-.

• — приказы по основным вопросам кадровой работы (прием на работу, перемещения в пределах предприятия, предоставление отпусков, направление и командировка, поощрение, прекращение действия трудового договора);
• — приказы по прочим вопросам кадровой работы (о наказании (привлечении к ответственности), о снятии дисциплинарного взыскания, о распределении обязанностей, о временном возложении обязанностей и т. д.);
• — приказы об отмене ранее изданных приказов по кадрам (о внесении в соответствующие приказы изменений).

Общие требования к подготовке приказов и распоряжений установлены.

• — ГСДОУ;
• — Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
• — ГОСТ Р 6.30−2003.

Как правило, подготовка приказов и распоряжений по кадрам производится кадровой службой во исполнение соответствующих решений (резолюций) руководи теля предприятия и включает-.

• — подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;
• — редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;
• — согласование уточненного варианта текста документа;
• — оформление окончательного варианта текста документа;
• — утверждение (подписание) документа;
• — регистрацию документа;
• — тиражирование документа;
• — передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для применения в практической деятельности;
• — помещение контрольного экземпляра документа в дело.

До передачи на постоянное хранение в ведомственный (государственный) архив приказы и распоряжения предприятия состоят на оперативном хранении. По истечении сроков оперативного хранения приказов (распоряжений) по кадрам они с учетом установленных предельных сроков хранения и исходя из их практической (научно-исторической) ценности передаются в архив или на уничтожение.

При подготовке наиболее распространенных видов приказов (распоряжений) по кадрам можно руководствоваться «Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету груда и его оплаты» (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 1 января 2004 г. № 1).

Этим же постановлением утверждены и формы (бланки) соответствующих приказов (распоряжений), в том числе:

• — приказ (распоряжение) о приеме работников (работника) на работу (формы № Т- 1а и Т-1);
• — приказ (распоряжение) о переводе работников (работника) на другую работу (формы № Т-5а и Т-5);
• — приказ (распоряжение) о предоставлении работникам (работнику) отпуска (формы № Т-ба и Т-6);
• — приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (работником) (об увольнении) (формы № Т-8а и Т-8);
• — приказ (распоряжение) о направлении работников (работника) в командировку (формы № Т-9а и Т-9);
• — приказ (распоряжение) о поощрении работников (работника) (формы № Т-11а и Т-11).

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (форма № Т-1) заключается в документировании, факта приема гражданина на работу в качестве работника предприятия, а также в оформлении и учете граждан, принимаемых на работу на основании трудового договора.

Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка по форме № Т-2.

(№ Т-2ГС), а в бухгалтерии предприятия открывается лицевой счет работника, но форме № Т-54 (№ Т-54а).

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) состоит в документировании факта перевода гражданина на другую работу в качестве работника предприятия, а также в оформлении и учете переводов работников на другую работу в пределах предприятия.

Подписанный руководителем предприятия (иным уполномоченным на это лицом) приказ объявляется работнику иод роспись. На основании приказа о переводе работника на другую работу делаются отметки в личной карточке работника по форме № Т-2 (№ Т-2ГС), лицевом счете работника по форме № Т-54 (№ Т-54а), вносится запись в трудовую книжку работника.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о предоставлении работнику отпуска (форма № Т-6) — документирование факта предоставления от пуска работнику предприятия, а также оформление и учет отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами предприятия и заключенными с ними трудовыми договорами.

Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику иод роспись. На основании приказа о предоставлении работнику отпуска делаются отметки в личной карточке работника по форме № Т-2 (№ Т-2 ГС), лицевом счете работника по форме № Т-54 (№ Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся работнику за отпуск, по форме № Т-60 («Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»).

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8) заключается в документировании факта увольнения работника предприятия, а также в оформлении и учете увольнения работников по основаниям, предус мотренн ы м закон одател ьст вом.

Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа делается запись в личной карточке работника по форме № Т-2 (№ Т-2ГС), лицевом счете работника по форме № Т-54 (№ Т-54а), трудовой книжке работника, после чего с работником производится расчет по форме № Т-61 («Записка-рас чет при прекращении действия трудового договора с работником»).

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) состоит в документировании факта направления работника в командировку, а также в оформлении и учете командировок работников. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа оформляется командировочное удостоверение по форме № Т-10.

Функциональное назначение приказа (распоряжения) о поощрении работника (форма № Т-11) документирование факта поощрения (награждения) работника, а также оформление и учет поощрений (награждений) работников за успехи в работе. Подписанный руководителем предприятия (иным уполномоченным на это лицом) приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа делается запись в трудовую книжку работника.

Подготовку прочих приказов и распоряжений по кадрам целесообразно производить на бланках с учетом требований ГОСТ Р 6.30−2003 к оформлению организационно-распорядительных документов. Содержание таких приказов (распоряжений) может быть представлено обычным текстом, трафаретным текстом либо их комбинацией и состоять или из двух частей (констатирующей и распорядительной, что наиболее характерно для приказов), или только из распорядительной части (что является более обычным для распоряжений).

При этом в констатирующей части содержания приказа по кадрам обычно указываются мотивы (причины) издания соответствующего приказа (распоряжения), т. е. цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки проекта документа (в том числе сведения о других организационно-распорядительных документах или нормативных правовых актах — их наименованиях, датах и номерах, если приказ по персоналу издается на основании такого документа (акта).

Распорядительная часть содержания проекта приказа открывается предложением, завершающимся словом «Приказываю», после которого ставится двоеточие, и подразделяется на пункты (при необходимости — также на подпункты, нумеруемые арабскими цифрами).

В свою очередь, пункты распорядительной части содержания приказа, но кадрам, в соответствии с которыми структурным подразделениям (должностным лицам) предприятия предписывается выполнение определенных действий, следует начинать с глагола неопределенной формы, например: «Принять (меры)…», «Обеспечить (контроль)…», «Выполнить (мероприятия по)…» и др.

Если же управленческое решение, отраженное в содержании приказа, предусматривает выполнение тех или иных действий конкретным исполнителем (исполнителями) из числа работников предприятия, то соответствующий пункт (пункты) распорядительной части содержания документа целесообразно начинать с наименования должности или фамилии и инициалов исполнителя, например: «Начальнику кадровой службы организовать проверку документов…», «Малининой М. А., Макарову А. М. принять меры к устранению выявленных недостатков…» и т. п.

В необходимых случаях заключительный пункт распорядительной части содержания приказа по кадрам может включать указание о контроле за надлежащим исполнением предписываемых документом действий, в том числе сведения о структурном подразделении (должностном лице) предприятия, на которое возлагается контрольная функция.

Если, кроме того, приказ изменяет (отменяет) ранее изданный документ или какие-либо его положения (пункт или подпункт), то об этом упоминается в предпоследнем пункте распорядительной части содержания со ссылкой на отменяемый документ (пункт или подпункт документа) с указанием его наименования, даты и номера.

Что касается содержания распоряжения по кадрам, то оно в зависимости от характера документируемого управленческого решения может включать от двух до четырех пунктов (в отдельных, наиболее простых ситуациях — только один пункт).

Функцию констатирующей части в содержании распоряжения выполняет лид-абзац (вводное предложение), после которого, начиная со слов «Распорядился о следующем» («Отдал следующее распоряжение») последовательно излагается распорядительная часть документа, отражающая суть управленческого решения и соответствующих действий.

Оформление приказов (распоряжений) по кадрам производится в соответствии с ГОСТ Р 6.30−2003 с использованием следующих реквизитов:

• — наименование предприятия;
• — наименование вида документа;
• — дата документа;
• — регистрационный номер документа;
• — место составления или издания документа;
• — заголовок к тексту;
• — текст документа;
• — отметка о наличии приложения (только дли приказов и распоряжений, имеющих приложения);
• — подпись;
• — гриф согласования (если для придания документу юридической силы требуется его внешнее согласование);
• — визы согласования документа (если для придания документу юридической силы требуется его внутреннее согласование);
• — отметка об исполнителе;
• — идентификатор электронной копии документа.